Hướng dẫn xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ)?

Mục đích: Hướng dẫn quy trình lập và phát hành hóa đơn dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ) theo đúng quy định pháp luật.

Nội dung:

• Căn cứ pháp lý về hóa đơn dịch vụ lưu trú
• Các loại hóa đơn và nội dung bắt buộc trên hóa đơn dịch vụ lưu trú
• Các bước thực hiện lập và phát hành hóa đơn dịch vụ lưu trú trên phần mềm

Căn cứ điểm a khoản 6 và điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

6. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, điểm a, điểm e, điểm 1, điểm m, điểm n khoản 4 Điều 9 và bổ sung điểm p, điểm q, điểm r vào khoản 4 Điều 9 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2 như sau:

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

7. Sửa đổi, bổ sung khoản 5, điểm a khoản 6, khoản 9, điểm c khoản 14 Điều 10 và bổ sung điểm 1 vào khoản 14, bổ sung khoản 17 vào Điều 10 như sau:

b) Sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 6 như sau:

“a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

a.1) Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Nokia; mặt hàng ăn, uống;…). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà… Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải thì trên hoá đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi – điểm đến). Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

=> Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có ký hợp đồng thực hiện dịch vụ với khách hàng, sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ thanh lý hợp đồng thì thời điểm xuất hoá đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp Công ty thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Khách sạn và nhà nghỉ cung cấp nhiều loại dịch vụ khác nhau, do đó cũng phát hành nhiều loại hóa đơn tương ứng. Một số loại hóa đơn phổ biến gồm:

• Hóa đơn dịch vụ lưu trú: Thể hiện chi phí thuê phòng của khách, là loại hóa đơn cơ bản nhất.
• Hóa đơn dịch vụ ăn uống: Áp dụng khi khách sử dụng các dịch vụ nhà hàng, quầy bar trong khách sạn.
• Hóa đơn dịch vụ khác: Bao gồm các dịch vụ như spa, massage, giặt ủi, tour du lịch…
• Hóa đơn tổng hợp (gộp): Khi khách sử dụng nhiều dịch vụ, khách sạn có thể gộp tất cả chi phí vào một hóa đơn duy nhất.

Nội dung bắt buộc có trên hóa đơn dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ) cần chứa đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Tên hóa đơn.
• Địa chỉ của bên mua và bên bán.
• Ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn.
• Tên các liên hóa đơn (nếu có).
• Thông tin người bán và người mua: Họ tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Ngày xuất hóa đơn.
• Hàng hóa, dịch vụ: Phòng lưu trú, dịch vụ ăn uống, giải trí, nghỉ ngơi…
• Đơn giá và số lượng từng loại dịch vụ.
• Tổng tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Phương thức thanh toán, bao gồm thuế VAT và tổng số tiền đã có thuế GTGT.

Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn khách sạn

• Truy cập https://app3.meinvoice.vn/v3/dang-ky/mau-hoa-don đăng nhập meInvoice, vào mục Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn, nhấn Thêm mới.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm mẫu hóa đơn lĩnh vực Khách sạn:
  • Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền lĩnh vực khách sạn một thuế suất: Dành cho khách sạn sử dụng máy tính tiền, áp dụng một mức thuế suất. Xem hướng dẫn Tại đây
  • Hóa đơn khách sạn đã bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt: Dành cho các dịch vụ lưu trú chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, đơn giá đã bao gồm thuế. Xem hướng dẫn Tại đây
  • Hóa đơn khách sạn không có thuế tiêu thụ đặc biệt: Dành cho các dịch vụ lưu trú không thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Xem hướng dẫn Tại đây

Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn 

• Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Bán hàng và nhấn Thêm\Chứng từ bán hàng.
• Khai báo chứng từ bán hàng, tích chọn Lập kèm hoá đơn. Tích Là hóa đơn máy tính tiền (nếu có)

• Trên chứng từ, nhấn hình bánh răng Tùy chỉnh giao diện \ Sửa mẫu hiện tại, tích chọn hiển thị Thông tin bổ sung:
  • Trường mở rộng 1: tương ứng Phòng số trên hóa đơn
  • Trường mở rộng 2: tương ứng Ngày đến trên hóa đơn
  • Trương mở rộng 3: tương ứng Ngày đi trên hóa đơn

• Nhấn Cất và Phát hành hóa đơn