Hướng dẫn xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ)?

Mục đích: Hướng dẫn quy trình lập và phát hành hóa đơn dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ) theo đúng quy định pháp luật.

Nội dung:

• Căn cứ pháp lý về hóa đơn dịch vụ lưu trú
• Các loại hóa đơn và nội dung bắt buộc trên hóa đơn dịch vụ lưu trú
• Các bước thực hiện lập và phát hành hóa đơn dịch vụ lưu trú trên phần mềm

Căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP  thời điểm lập hóa đơn khách sạn là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ lưu trú hoặc thời điểm thu tiền (nếu thu trước/trong khi cung cấp). Cụ thể:

• Trường hợp thanh toán khi check-out: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành dịch vụ lưu trú (thường là lúc khách trả phòng và thanh toán).
• Trường hợp khách thanh toán trước (prepaid, đặt phòng qua OTA, thanh toán online…): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
• Trường hợp khách ở nhiều đêm: Có thể lập hóa đơn theo từng kỳ (ví dụ: theo tuần, theo tháng) hoặc khi hoàn thành toàn bộ dịch vụ, tùy theo thỏa thuận và cách thức cung cấp

Lưu ý

• Nếu khách sạn thu tiền đặt cọc (deposit) để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không lập hóa đơn cho khoản đặt cọc này.
• Khi khách check-out và thanh toán nốt phần còn lại, lúc đó lập hóa đơn cho toàn bộ giá trị dịch vụ.

=> Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có ký hợp đồng thực hiện dịch vụ với khách hàng, sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ thanh lý hợp đồng thì thời điểm xuất hoá đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp Công ty thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Khách sạn và nhà nghỉ cung cấp nhiều loại dịch vụ khác nhau, do đó cũng phát hành nhiều loại hóa đơn tương ứng. Một số loại hóa đơn phổ biến gồm:

• Hóa đơn dịch vụ lưu trú: Thể hiện chi phí thuê phòng của khách, là loại hóa đơn cơ bản nhất.
• Hóa đơn dịch vụ ăn uống: Áp dụng khi khách sử dụng các dịch vụ nhà hàng, quầy bar trong khách sạn.
• Hóa đơn dịch vụ khác: Bao gồm các dịch vụ như spa, massage, giặt ủi, tour du lịch…
• Hóa đơn tổng hợp (gộp): Khi khách sử dụng nhiều dịch vụ, khách sạn có thể gộp tất cả chi phí vào một hóa đơn duy nhất.

Nội dung bắt buộc có trên hóa đơn dịch vụ lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ) cần chứa đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Tên hóa đơn.
• Địa chỉ của bên mua và bên bán.
• Ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn.
• Tên các liên hóa đơn (nếu có).
• Thông tin người bán và người mua: Họ tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Ngày xuất hóa đơn.
• Hàng hóa, dịch vụ: Phòng lưu trú, dịch vụ ăn uống, giải trí, nghỉ ngơi…
• Đơn giá và số lượng từng loại dịch vụ.
• Tổng tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Phương thức thanh toán, bao gồm thuế VAT và tổng số tiền đã có thuế GTGT.

Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn khách sạn

• Truy cập https://app3.meinvoice.vn/v3/dang-ky/mau-hoa-don đăng nhập meInvoice, vào mục Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn, nhấn Thêm mới.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm mẫu hóa đơn lĩnh vực Khách sạn:
  • Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền lĩnh vực khách sạn một thuế suất: Dành cho khách sạn sử dụng máy tính tiền, áp dụng một mức thuế suất. Xem hướng dẫn Tại đây
  • Hóa đơn khách sạn đã bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt: Dành cho các dịch vụ lưu trú chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, đơn giá đã bao gồm thuế. Xem hướng dẫn Tại đây
  • Hóa đơn khách sạn không có thuế tiêu thụ đặc biệt: Dành cho các dịch vụ lưu trú không thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Xem hướng dẫn Tại đây

Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn 

• Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Bán hàng và nhấn Thêm\Chứng từ bán hàng.
• Khai báo chứng từ bán hàng, tích chọn Lập kèm hoá đơn. Tích Là hóa đơn máy tính tiền (nếu có)

• Trên chứng từ, nhấn hình bánh răng Tùy chỉnh giao diện \ Sửa mẫu hiện tại, tích chọn hiển thị Thông tin bổ sung:
  • Trường mở rộng 1: tương ứng Phòng số trên hóa đơn
  • Trường mở rộng 2: tương ứng Ngày đến trên hóa đơn
  • Trương mở rộng 3: tương ứng Ngày đi trên hóa đơn

• Nhấn Cất và Phát hành hóa đơn