2. Các bước thực hiện
Để xem các báo cáo Tổng hợp tồn kho, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào mục Báo cáo\Kho, sau đó chọn nhóm Báo cáo tổng hợp tồn kho
Bước 2: Chọn Tổng hợp tồn kho và thiết lập các tham số báo cáo:
- Chi nhánh: Chọn chi nhánh cần xem dữ liệu (đối với đơn vị có nhiều chi nhánh).
- Kỳ báo cáo: Chọn kỳ báo cáo có sẵn (Hôm nay, Tháng này, Quý này, Năm nay…) hoặc nhập trực tiếp Từ ngày và Đến ngày để xem dữ liệu theo khoảng thời gian mong muốn.
- Từ ngày/Đến ngày: Xác định khoảng thời gian cần tổng hợp số liệu nhập – xuất – tồn.
- Đơn vị tính: Chọn đơn vị tính dùng để hiển thị số liệu trên báo cáo (Đơn vị tính chính hoặc đơn vị tính khác nếu vật tư, hàng hóa có khai báo nhiều đơn vị tính).
- Nhóm VTHH: Chọn nhóm vật tư, hàng hóa cần xem. Để trống nếu muốn xem tất cả nhóm.
- Kho: Chọn một hoặc nhiều kho cần tổng hợp số liệu. Có thể:
- Đánh dấu Chọn tất cả kho để xem toàn bộ các kho.
- Bỏ chọn Chọn tất cả kho rồi tích chọn các kho cần xem.
- Sử dụng ô Nhập từ khóa tìm kiếm để tìm nhanh kho theo mã hoặc tên kho khi danh sách có nhiều kho.
Bước 3: Nhấn Xem báo cáo.
Có thể nhấn biểu tượng bánh răng (
) ở góc phải phía trên, chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện và chọn các cột hiển thị trên báo cáo.
Bước 4: Gửi email cho khách hàng, in hoặc xuất báo cáo ra Excel/PDF (nếu cần)
4. Tùy chỉnh mẫu báo cáo
Nhấn biểu tượng bánh răng () Tùy chỉnh mẫu báo cáo ở góc trên bên phải màn hình báo cáo để thực hiện một trong các lựa chọn sau:
- Mẫu chuẩn: Sử dụng mẫu báo cáo mặc định của phần mềm, hiển thị các thông tin cơ bản gồm Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Đầu kỳ (Số lượng, Giá trị), Nhập kho (Số lượng, Giá trị), Xuất kho (Số lượng, Giá trị) và Cuối kỳ (Số lượng, Giá trị). Mẫu này phù hợp khi cần theo dõi tổng quan tình hình nhập – xuất – tồn của vật tư, hàng hóa.
- Mẫu chi tiết: Hiển thị chi tiết số lượng và giá trị nhập, xuất theo từng loại nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, điều chuyển, sản xuất, điều chỉnh, nhập khác, xuất khác,…) thay vì chỉ hiển thị tổng nhập, tổng xuất. Phù hợp khi cần phân tích nguyên nhân biến động tồn kho theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Mẫu nhiều đơn vị tính: Hiển thị đồng thời Số lượng, Số lượng theo đơn vị chính (ĐVC) và Giá trị tại các chỉ tiêu Đầu kỳ, Nhập kho, Xuất kho và Cuối kỳ. Trong đó, Số lượng được hiển thị theo Đơn vị tính đã chọn trên tham số báo cáo, còn Số lượng theo đơn vị chính (ĐVC) được hiển thị theo Đơn vị tính chính đã khai báo trên danh mục vật tư, hàng hóa. Mẫu này phù hợp khi cần theo dõi và đối chiếu số liệu theo nhiều đơn vị tính.
- Thêm mẫu mới: Tạo một mẫu báo cáo mới theo nhu cầu. Có thể tích chọn Dùng chung cho tất cả người dùng khác để các người dùng khác trong cùng dữ liệu cũng có thể sử dụng mẫu báo cáo này.
- Quản lý mẫu: Quản lý các mẫu báo cáo đã tạo, kiểm tra mẫu nào đang được áp dụng
- Sửa mẫu hiện tại: Tùy chỉnh giao diện và chọn các cột hiển thị trên báo cáo.
6. Tiện ích khác trên báo cáo
- Tìm kiếm: Cho phép tìm nhanh vật tư, hàng hóa trên báo cáo theo từ khóa như Mã hàng, Tên hàng, Mã kho, Tên kho, Nhóm vật tư, hàng hóa,…
- Làm mới dữ liệu (⟳): Cập nhật lại dữ liệu báo cáo theo các chứng từ và danh mục mới nhất.
- Gửi email (
): Gửi báo cáo cho người dùng khác qua email. - In báo cáo (
): In trực tiếp báo cáo đang hiển thị. - Xuất Excel/PDF : Xuất báo cáo ra tệp Excel hoặc PDF để lưu trữ, chia sẻ hoặc phục vụ đối chiếu.
- Bánh răng () Tùy chỉnh mẫu báo cáo: Mẫu chuẩn, Mẫu chi tiết, Mẫu nhiều đơn vị tính; thêm mới, quản lý mẫu và tùy chọn các cột hiển thị trên báo cáo.
- Nhóm dữ liệu theo cột: Cho phép nhóm dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí tùy chọn (ví dụ: nhóm theo tên hàng, nhóm theo nhóm hàng hóa…).
- Trên giao diện báo cáo, nhấn vào biểu tượng Nhóm cột trên báo cáo (biểu tượng dấu “+” gồm 3 ô vuông), thường nằm ở góc trái màn hình, gần biểu tượng hình cây bút.
- Tại giao diện Nhóm dữ liệu theo cột, phần mềm hiển thị các mức nhóm gồm Mức 1, Mức 2, Mức 3;
- Người dùng thực hiện lựa chọn tiêu chí cần nhóm và thiết lập vào từng mức tương ứng, sau đó hệ thống sẽ tự động sắp xếp và gom các dòng dữ liệu theo từng nhóm đã thiết lập.
- Phân trang: Cho phép chọn số bản ghi hiển thị trên một trang gồm 10, 20, 50, 100 bản ghi/trang; đồng thời cho phép tích chọn số trang mong muốn để chuyển nhanh giữa các trang khi xem báo cáo
- Lưu báo cáo / Danh sách báo cáo đã lưu: Lưu lại báo cáo để sử dụng lại hoặc truy cập nhanh ở lần sau.
- Chọn tham số: Thiết lập các điều kiện và tùy chọn hiển thị dữ liệu trên báo cáo.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Tại sao đã lập chứng từ nhập kho nhưng báo cáo kho không hiển thị số liệu nhập?Vấn đề: Anh/Chị đã lập chứng từ nhập kho hoặc chứng từ mua hàng nhập kho nhưng khi kiểm tra Báo cáo tồn kho không thấy số lượng hàng hóa được cập nhật, số liệu tồn kho không đúng hoặc có thể hiển thị tồn âm. Biểu hiện thường gặp:
Nguyên nhân và giải pháp: – Nguyên nhân 1: Chứng từ mua hàng có thể được lập theo loại Mua dịch vụ, Mua hàng không qua kho hoặc mã hàng có tính chất Dịch vụ nên không làm tăng số lượng tồn kho Giải pháp:
Nếu khai báo chưa đúng, thực hiện điều chỉnh lại thông tin và lập chứng từ theo đúng nghiệp vụ nhập kho. – Nguyên nhân 2: Chứng từ đã nhập kho nhưng thông tin Mã kho/Kho nhập trên chứng từ khác với kho đang chọn trên báo cáo Giải pháp:
Sau đó kiểm tra lại báo cáo theo đúng kho. – Nguyên nhân 3: Ngày chứng từ nhập kho không thuộc Kỳ báo cáo đang được lựa chọn Giải pháp:
– Nguyên nhân 4: Chứng từ nhập kho hoặc chứng từ mua hàng nhập kho chưa được ghi sổ Giải pháp: Anh/Chị mở chứng từ cần kiểm tra và thực hiện Ghi sổ chứng từ. Sau đó mở lại báo cáo kho và kiểm tra số liệu.
Lưu ý: Trường hợp Anh/Chị đã kiểm tra và đảm bảo loại chứng từ/tính chất mã hàng, kho nhập, kỳ báo cáo và trạng thái ghi sổ đều đúng nhưng số liệu vẫn chưa hiển thị, Anh/Chị kiểm tra lại trên dữ liệu khác xem có thực hiện nhập nhầm dữ liệu hay không. Câu 2: Tổng hợp tồn kho không hiển thị đúng số lượng?Biểu hiện thường gặp:
Nguyên nhân và cách xử lý: – Nguyên nhân 1: Do trên chứng từ nhập kho hoặc xuất kho đang chọn sai Mã VTHH hoặc Kho Giải pháp:
– Nguyên nhân 2: Do chứng từ nhập kho hoặc xuất kho chưa được ghi sổ Giải pháp:
– Nguyên nhân 3: Do Ngày hạch toán của chứng từ nhập, xuất kho nằm ngoài khoảng thời gian đang xem trên báo cáo Giải pháp:
|
