2. Các bước thực hiện
Để xem các báo cáo Tổng hợp tồn kho, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào mục Báo cáo\Kho, sau đó chọn nhóm Báo cáo tổng hợp tồn kho
Bước 2: Chọn Tổng hợp tồn kho và thiết lập các tham số báo cáo:
- Chi nhánh: Chọn chi nhánh cần xem dữ liệu (đối với đơn vị có nhiều chi nhánh).
- Kỳ báo cáo: Chọn kỳ báo cáo có sẵn (Hôm nay, Tháng này, Quý này, Năm nay…) hoặc nhập trực tiếp Từ ngày và Đến ngày để xem dữ liệu theo khoảng thời gian mong muốn.
- Từ ngày/Đến ngày: Xác định khoảng thời gian cần tổng hợp số liệu nhập – xuất – tồn.
- Đơn vị tính: Chọn đơn vị tính dùng để hiển thị số liệu trên báo cáo (Đơn vị tính chính hoặc đơn vị tính khác nếu vật tư, hàng hóa có khai báo nhiều đơn vị tính).
- Nhóm VTHH: Chọn nhóm vật tư, hàng hóa cần xem. Để trống nếu muốn xem tất cả nhóm.
- Kho: Chọn một hoặc nhiều kho cần tổng hợp số liệu. Có thể:
- Đánh dấu Chọn tất cả kho để xem toàn bộ các kho.
- Bỏ chọn Chọn tất cả kho rồi tích chọn các kho cần xem.
- Sử dụng ô Nhập từ khóa tìm kiếm để tìm nhanh kho theo mã hoặc tên kho khi danh sách có nhiều kho.
Bước 3: Nhấn Xem báo cáo.
Có thể nhấn biểu tượng bánh răng (
) ở góc phải phía trên, chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện và chọn các cột hiển thị trên báo cáo.
Bước 4: Gửi email cho khách hàng, in hoặc xuất báo cáo ra Excel/PDF (nếu cần)
4. Tùy chỉnh mẫu báo cáo
Nhấn biểu tượng bánh răng () Tùy chỉnh mẫu báo cáo ở góc trên bên phải màn hình báo cáo để thực hiện một trong các lựa chọn sau:
- Mẫu chuẩn: Sử dụng mẫu báo cáo mặc định của phần mềm, hiển thị các thông tin cơ bản gồm Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Đầu kỳ (Số lượng, Giá trị), Nhập kho (Số lượng, Giá trị), Xuất kho (Số lượng, Giá trị) và Cuối kỳ (Số lượng, Giá trị). Mẫu này phù hợp khi cần theo dõi tổng quan tình hình nhập – xuất – tồn của vật tư, hàng hóa.
- Mẫu chi tiết: Hiển thị chi tiết số lượng và giá trị nhập, xuất theo từng loại nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, điều chuyển, sản xuất, điều chỉnh, nhập khác, xuất khác,…) thay vì chỉ hiển thị tổng nhập, tổng xuất. Phù hợp khi cần phân tích nguyên nhân biến động tồn kho theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Mẫu nhiều đơn vị tính: Hiển thị đồng thời Số lượng, Số lượng theo đơn vị chính (ĐVC) và Giá trị tại các chỉ tiêu Đầu kỳ, Nhập kho, Xuất kho và Cuối kỳ. Trong đó, Số lượng được hiển thị theo Đơn vị tính đã chọn trên tham số báo cáo, còn Số lượng theo đơn vị chính (ĐVC) được hiển thị theo Đơn vị tính chính đã khai báo trên danh mục vật tư, hàng hóa. Mẫu này phù hợp khi cần theo dõi và đối chiếu số liệu theo nhiều đơn vị tính.
- Thêm mẫu mới: Tạo một mẫu báo cáo mới theo nhu cầu. Có thể tích chọn Dùng chung cho tất cả người dùng khác để các người dùng khác trong cùng dữ liệu cũng có thể sử dụng mẫu báo cáo này.
- Quản lý mẫu: Quản lý các mẫu báo cáo đã tạo, kiểm tra mẫu nào đang được áp dụng
- Sửa mẫu hiện tại: Tùy chỉnh giao diện và chọn các cột hiển thị trên báo cáo.
5. Các trường nội dung hiển thị trên báo cáo
Báo cáo Tổng hợp tồn kho hiện hỗ trợ hiển thị các cột dữ liệu dưới đây. Anh/Chị có thể tùy chọn hiển thị hoặc ẩn các cột theo nhu cầu bằng cách nhấn biểu tượng bánh răng () Tùy chỉnh mẫu báo cáo ở góc phải phía trên, chọn Sửa mẫu hiện tại. Nếu cột thông tin cần xem không có trong danh sách này thì báo cáo hiện không hỗ trợ hiển thị cột đó.
- Tên kho: Hiển thị tên kho của vật tư, hàng hóa theo chứng từ nhập, xuất. Dùng khi cần xem hàng hóa thuộc kho nào.
- Mã kho: Hiển thị mã kho của vật tư, hàng hóa theo danh mục Kho.
- Mã hàng: Hiển thị mã vật tư, hàng hóa theo danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Tên hàng: Hiển thị tên vật tư, hàng hóa theo danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Mô tả: Hiển thị nội dung mô tả được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- ĐVT: Hiển thị đơn vị tính được chọn trên tham số Đơn vị tính của báo cáo.
- Đơn vị chính (ĐVC): Hiển thị đơn vị tính chính được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Số lượng đầu kỳ: Hiển thị số lượng tồn đầu kỳ theo đơn vị tính được chọn trên tham số báo cáo.
- Số lượng đầu kỳ theo ĐVC: Hiển thị số lượng tồn đầu kỳ theo đơn vị tính chính của vật tư, hàng hóa.
- Giá trị đầu kỳ: Hiển thị giá trị tồn đầu kỳ.
- SL TP sản xuất: Hiển thị số lượng thành phẩm nhập kho từ chứng từ nhập kho thành phẩm trong kỳ.
- Giá trị TP sản xuất: Hiển thị giá trị thành phẩm nhập kho từ sản xuất.
- SL lắp ráp/tháo dỡ (Nhập): Hiển thị số lượng nhập kho từ nghiệp vụ lắp ráp, tháo dỡ.
- Giá trị lắp ráp/tháo dỡ (Nhập): Hiển thị giá trị nhập kho từ nghiệp vụ lắp ráp, tháo dỡ.
- SL nhập lại NVL: Hiển thị số lượng nguyên vật liệu nhập lại kho từ sản xuất.
- Giá trị nhập lại NVL: Hiển thị giá trị nguyên vật liệu nhập lại kho.
- SL mua hàng: Hiển thị số lượng nhập kho từ chứng từ mua hàng.
- Giá trị mua hàng: Hiển thị giá trị nhập kho từ mua hàng.
- SL bán trả lại KM: Hiển thị số lượng hàng khuyến mại khách hàng trả lại.
- Giá trị bán trả lại KM: Hiển thị giá trị hàng khuyến mại khách hàng trả lại.
- SL bán trả lại khác: Hiển thị số lượng hàng bán bị trả lại (không phải khuyến mại).
- Giá trị bán trả lại khác: Hiển thị giá trị hàng bán bị trả lại (không phải khuyến mại).
- SL nhập kho điều chuyển: Hiển thị số lượng nhập từ điều chuyển kho.
- Giá trị nhập kho điều chuyển: Hiển thị giá trị nhập từ điều chuyển kho.
- SL nhập kho điều chỉnh: Hiển thị số lượng nhập do điều chỉnh tăng kho.
- Giá trị nhập kho điều chỉnh: Hiển thị giá trị điều chỉnh tăng kho.
- SL nhập khác: Hiển thị số lượng nhập từ các nghiệp vụ nhập khác.
- Giá trị nhập khác: Hiển thị giá trị nhập từ các nghiệp vụ nhập khác.
- Số lượng nhập kho: Hiển thị tổng số lượng nhập kho trong kỳ.
- Số lượng nhập kho theo ĐVC: Hiển thị tổng số lượng nhập kho theo đơn vị tính chính.
- Giá trị nhập kho: Hiển thị tổng giá trị nhập kho trong kỳ.
- SL sản xuất: Hiển thị số lượng xuất kho phục vụ sản xuất.
- Giá trị sản xuất: Hiển thị giá trị xuất kho phục vụ sản xuất.
- SL lắp ráp/tháo dỡ (Xuất): Hiển thị số lượng xuất kho cho nghiệp vụ lắp ráp, tháo dỡ.
- Giá trị lắp ráp/tháo dỡ (Xuất): Hiển thị giá trị xuất kho cho nghiệp vụ lắp ráp, tháo dỡ.
- SL mua trả lại: Hiển thị số lượng hàng trả lại nhà cung cấp.
- Giá trị mua trả lại, giảm giá: Hiển thị giá trị hàng trả lại hoặc giảm giá mua.
- SL bán hàng: Hiển thị số lượng xuất bán.
- Giá trị bán hàng: Hiển thị giá trị xuất bán.
- SL khuyến mại: Hiển thị số lượng hàng xuất khuyến mại.
- Giá trị khuyến mại: Hiển thị giá trị hàng xuất khuyến mại.
- SL xuất kho điều chuyển: Hiển thị số lượng xuất điều chuyển kho.
- Giá trị xuất kho điều chuyển: Hiển thị giá trị xuất điều chuyển kho.
- SL xuất kho điều chỉnh: Hiển thị số lượng điều chỉnh giảm kho.
- Giá trị xuất kho điều chỉnh: Hiển thị giá trị điều chỉnh giảm kho.
- SL xuất khác: Hiển thị số lượng xuất từ các nghiệp vụ xuất khác.
- Giá trị xuất khác: Hiển thị giá trị xuất từ các nghiệp vụ xuất khác.
- Số lượng xuất kho: Hiển thị tổng số lượng xuất kho trong kỳ.
- Số lượng xuất kho theo ĐVC: Hiển thị tổng số lượng xuất kho theo đơn vị tính chính.
- Giá trị xuất kho: Hiển thị tổng giá trị xuất kho trong kỳ.
- Giá trị xuất sản xuất: Hiển thị tổng giá trị xuất kho phục vụ sản xuất.
- Số lượng cuối kỳ: Hiển thị số lượng tồn cuối kỳ theo đơn vị tính được chọn trên báo cáo.
- Số lượng cuối kỳ theo ĐVC: Hiển thị số lượng tồn cuối kỳ theo đơn vị tính chính.
- Giá trị cuối kỳ: Hiển thị giá trị tồn cuối kỳ.
- SL tồn tối thiểu: Hiển thị số lượng tồn tối thiểu được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Mã nhóm VTHH: Hiển thị mã nhóm vật tư, hàng hóa.
- Nhóm VTHH: Hiển thị tên nhóm vật tư, hàng hóa.
- Nguồn gốc: Hiển thị nguồn gốc/xuất xứ được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Đơn giá bán 1: Hiển thị đơn giá bán 1 được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Đơn giá bán 2: Hiển thị đơn giá bán 2 được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Đơn giá bán 3: Hiển thị đơn giá bán 3 được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Đơn giá cố định: Hiển thị đơn giá cố định được khai báo trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Trường mở rộng 1 (VTHH): Hiển thị giá trị Trường mở rộng 1 trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Trường mở rộng 2 (VTHH): Hiển thị giá trị Trường mở rộng 2 trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Trường mở rộng 3 (VTHH): Hiển thị giá trị Trường mở rộng 3 trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Trường mở rộng 4 (VTHH): Hiển thị giá trị Trường mở rộng 4 trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
- Trường mở rộng 5 (VTHH): Hiển thị giá trị Trường mở rộng 5 trên danh mục Vật tư, hàng hóa.
6. Tiện ích khác trên báo cáo
- Tìm kiếm: Cho phép tìm nhanh vật tư, hàng hóa trên báo cáo theo từ khóa như Mã hàng, Tên hàng, Mã kho, Tên kho, Nhóm vật tư, hàng hóa,…
- Làm mới dữ liệu (⟳): Cập nhật lại dữ liệu báo cáo theo các chứng từ và danh mục mới nhất.
- Gửi email (
): Gửi báo cáo cho người dùng khác qua email. - In báo cáo (
): In trực tiếp báo cáo đang hiển thị. - Xuất Excel/PDF : Xuất báo cáo ra tệp Excel hoặc PDF để lưu trữ, chia sẻ hoặc phục vụ đối chiếu.
- Bánh răng () Tùy chỉnh mẫu báo cáo: Mẫu chuẩn, Mẫu chi tiết, Mẫu nhiều đơn vị tính; thêm mới, quản lý mẫu và tùy chọn các cột hiển thị trên báo cáo.
- Nhóm dữ liệu theo cột: Cho phép nhóm dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí tùy chọn (ví dụ: nhóm theo tên hàng, nhóm theo nhóm hàng hóa…).
- Trên giao diện báo cáo, nhấn vào biểu tượng Nhóm cột trên báo cáo (biểu tượng dấu “+” gồm 3 ô vuông), thường nằm ở góc trái màn hình, gần biểu tượng hình cây bút.
- Tại giao diện Nhóm dữ liệu theo cột, phần mềm hiển thị các mức nhóm gồm Mức 1, Mức 2, Mức 3;
- Người dùng thực hiện lựa chọn tiêu chí cần nhóm và thiết lập vào từng mức tương ứng, sau đó hệ thống sẽ tự động sắp xếp và gom các dòng dữ liệu theo từng nhóm đã thiết lập.
- Phân trang: Cho phép chọn số bản ghi hiển thị trên một trang gồm 10, 20, 50, 100 bản ghi/trang; đồng thời cho phép tích chọn số trang mong muốn để chuyển nhanh giữa các trang khi xem báo cáo
- Lưu báo cáo / Danh sách báo cáo đã lưu: Lưu lại báo cáo để sử dụng lại hoặc truy cập nhanh ở lần sau.
- Chọn tham số: Thiết lập các điều kiện và tùy chọn hiển thị dữ liệu trên báo cáo.