Làm thế nào khi số dư trên sổ chi tiết vật tư hàng hóa có số lượng bằng 0 nhưng vẫn còn giá trị hoặc bị âm số lượng/giá trị?

Nguyên nhân: Đơn vị có chỉnh sửa lại số dư đầu kỳ hoặc chèn thêm chứng từ nhập/xuất kho vào thời điểm trước các chứng từ đã phát sinh nhưng chưa thực hiện tính lại giá xuất kho, làm thay đổi trình tự và giá vốn tính toán dẫn đến chênh lệch số liệu tồn kho.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện tính lại giá như sau:

• Bước 1: Tại phân hệ Kho\tab Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho.
• Bước 2: Chọn khoảng thời gian Từ ngày bắt đầu của dữ liệu (Để kiểm tra ngày Bắt đầu dữ liệu, vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung.)

Trường hợp dữ liệu liên năm không muốn tính lại thì tiến hành tách dữ liệu ra theo hướng dẫn tại đây rồi tính lại giá xuất kho trên dữ liệu mới tách.

Lưu ý: Thực hiện Sao lưu dữ liệu trước khi tính giá xuất kho và nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra, sau khi kiểm tra báo cáo thấy số liệu đúng, mới thực hiện tính cho toàn bộ các mã hàng, tránh tính lại toàn bộ dữ liệu lớn trong giờ làm việc để không gây gián đoạn.

Trường hợp đơn vị đã kiểm tra toàn bộ các nguyên nhân nhưng Số lượng tồn kho = 0 và Giá trị tồn kho > 0, có thể do Anh/Chị đã thay đổi định dạng số của trường Số lượng, dẫn đến việc làm tròn hiển thị nhưng thực tế vẫn còn số lượng lẻ (rất nhỏ) trên hệ thống.

Anh/Chị thực hiện kiểm tra lại như sau:

• Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Định dạng số.
• Mở rộng phần Định dạng số Số lượng.
• Tăng số chữ số thập phân để kiểm tra xem còn tồn số lượng lẻ rất nhỏ hay không.

Nếu phát hiện còn số lượng lẻ, Anh/Chị xử lý điều chỉnh để đưa số lượng về đúng 0 nhằm đảm bảo giá trị tồn kho được cân đối chính xác.

Hệ thống đang chọn tùy chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn, nên khi xuất vượt tồn kho, chương trình không cảnh báo. Cuối kỳ báo cáo kho xuất hiện số lượng và giá trị âm.

Giải pháp: 

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa, chọn Không “Cho phép xuất quá số lượng tồn”
• Bước 2: Vào phân hệ Báo cáo\ Kho\ Báo cáo chi tiết kho. Chọn Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, kiểm tra, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm:
  • Kiểm tra lại thứ tự và số lượng các chứng từ nhập – xuất
  • Bổ sung chứng từ nhập kho hoặc điều chỉnh lại số lượng xuất cho phù hợp
• Bước 3: Tại phân hệ Kho\tab Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho để cập nhật lại giá xuất.

Đơn vị thiết lập Tính giá không theo kho, khi đó đơn giá xuất kho được tính bình quân giữa các kho.
Trong trường hợp đơn giá nhập tại các kho có sự chênh lệch, khi in báo cáo theo từng kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương

Giải pháp: Thiết lập tính giá theo kho như sau:

• Bước 1: Tại phân hệ Kho\tab Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho.
• Bước 2: Chọn Tính giá theo kho, nhấn Thực hiện để chương trình tính lại giá bình quân trên từng kho.

Đơn vị áp dụng phương pháp Bình quân cuối kỳ và đang thiết lập Tính giá chung cho các chi nhánh phụ thuộc.
Khi giá nhập giữa các chi nhánh có sự chênh lệch, việc tính đơn giá bình quân chung có thể dẫn đến dẫn đến khi xem báo cáo theo từng chi nhánh sẽ phát sinh chi nhánh âm, chi nhánh dương.

Giải pháp: Thiết lập Tính giá riêng theo từng chi nhánh như sau:

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa
• Bước 2: Tại mục Tùy chọn tính giá theo chi nhánh chọn Tính giá riêng theo từng chi nhánh

• Bước 3: Vào phân hệ Kho\tab Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho. Thực hiện tính lại giá xuất kho để chương trình tính lại giá bình quân trên từng chi nhánh.

Đơn vị phát sinh các chứng từ không cập nhật lại đơn giá xuất khi tính giá xuất kho, bao gồm:

• Chứng từ xuất kho nhập tay đơn giá
• Chứng từ điều chỉnh giảm giá trị
• Chứng từ điều chỉnh giảm số lượng và giá trị
• Chứng từ hàng mua trả lại, hàng mua giảm giá
• Chứng từ xuất kho thiết lập Không cập nhật lại giá xuất và trên Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa có tích chọn Cho phép nhập đơn giá bằng tay.

=> Khi giá trị trên các chứng từ này lớn hơn giá trị tồn còn lại, sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ bị âm giá trị

Giải pháp: Với các chứng từ xuất mà kế toán nhập đơn giá bằng tay hoặc chứng từ điều chỉnh, kế toán kiểm tra lại đơn giá xuất nhập tay/giá trị điều chỉnh và cập nhật lại cho phù hợp.