Bán hàng theo đơn đặt hàng

Tải phim hước dẫn tại đây

 

1. Định khoản

Nợ TK 111, 131…             Tổng giá thanh toán

Có TK 511                   Doanh thu bán hàng

Có TK 3331                 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632                    Giá vốn hàng bán

Có TK 155, 156…

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo đơn đặt hàng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

  1. Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
  2. Căn cứ vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng yêu cầu xuất kho hàng hóa được đặt mua.
  3. Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
  4. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho.
  5. Nhân viên bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng.
  6. Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng.
  7. Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho khách hàng.
  8. Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán.

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Nhập đơn đặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng
  • Vào phân hệ Bán hàng\Quy trình\Đơn đặt hàng (hoặc vào tab Đơn hàng\Thêm đơn đặt hàng).

  • Nhập các thông tin chi tiết của đơn đặt hàng, sau đó nhấn Cất.

Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ đơn đặt hàng
  • Trên phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ bán hàng.

  • Lựa chọn loại chứng từ cần lập Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng xuất khẩu.
  • Nhấn biểu tượng hình bánh răng, tích chọn Lập từ Đơn đặt hàng:

  • Chọn Đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:
    • Nhấn biểu tượng mũi tên, chọn đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng từ danh sách.

    • Chọn đơn đặt hàng trong danh sách tìm kiếm:
      • Nhấn biểu tượng kính lúp.
      • Thiết lập điều kiện tìm kiếm đơn đặt hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
      • Tích chọn các mặt hàng được bán theo đơn đặt hàng, điền số lượng thực tế giao cho khách hàng tại cột SL giao.
      • Nhấn Đồng ý.

(Hình)

  • Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ đơn đặt hàng đã chọn sang chứng từ bán hàng:
  • Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thu tiền, có thể thiết lập Điều khoản thanh toántheo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

  • Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ đơn đặt hàng sang => kế toán có thể giữ nguyên thông tin như trên đơn đặt hàng hoặc thay đổi lại (nếu cần).

  • Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn:
    • Tại tab Hóa đơn, người dùng thực hiện khai báo các thông tin của hóa đơn GTGT về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn:

    • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
  • Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn: Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Khi đó người dùng thực hiện lập hóa đơn cho chứng từ bán hàng như sau:
    • Mở giao diện chi tiết chứng từ bán hàng cần lập hóa đơn, chọn chức năng Lập hóa đơn:

    • Hoặc lựa chọn chứng từ bán hàng cần lập hóa đơn trên danh sách chứng từ bán hàng, sau đó chọn chức năng Lập hóa đơn:

    • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn:

    • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Lưu ý: Phần mềm sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi. Trường hợp chọn phương thức Chưa thanh toán thì phần mềm mới hiển thị thông tin về điều khoản thanh toán, số ngày được nợ, hạn thanh toán.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho
  • Sau khi cất xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất:

  • Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho.

Lưu ý:

1. Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho thì kế toán sẽ không phải thực hiện bước này. Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ xuất kho hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được cất giữ.

2. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.

Cập nhật 20/05/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua Facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay