Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước báo “Chi nhánh <...> đã thực hiện khóa sổ, để thực hiện cập nhật số dư cần bỏ khóa sổ về ngày <...>. Xin vui lòng kiểm tra lại.”

Mục đích: Bài viết hướng dẫn xử lý lỗi Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước báo “Chi nhánh <…> đã thực hiện khóa sổ, để thực hiện cập nhật số dư cần bỏ khóa sổ về ngày <…>. Xin vui lòng kiểm tra lại.”

Nguyên nhân: 

Do dữ liệu hiện tại đang thiết lập ngày khóa sổ lớn hơn ngày bắt đầu hạch toán nên phần mềm chưa cho thực hiện cập nhật số dư.

Ví dụ: Dữ liệu hiện tại có ngày bắt đầu hạch toán là 01/01/2024 thì phần mềm sẽ lấy số dư tính đến hết ngày 31/12/2023 trên dữ liệu nguồn để cập nhật sang dữ liệu hiện tại.
Nếu dữ liệu nguồn đang khóa sổ đến ngày 01/01/2024 hoặc lớn hơn thì phần mềm sẽ cảnh báo “Chi nhánh <…> đã thực hiện khóa sổ, để thực hiện cập nhật số dư cần bỏ khóa sổ về ngày <…>. Xin vui lòng kiểm tra lại.” cần bỏ khóa sổ để thực hiện cập nhật số dư.

Cách xử lý:

Để cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước sang dữ liệu hiện tại, trước tiên anh/chị cần kiểm tra lại thông tin ngày bắt đầu dữ liệu và ngày khóa sổ của dữ liệu hiện tại như sau:

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu đang thao tác đảm bảo anh/chị đang làm việc trên đúng dữ liệu cần cập nhật số dư.

Ví dụ: Nếu cần cập nhật số dư cho năm N thì cần đăng nhập vào dữ liệu có ngày bắt đầu là 01/01/N để thực hiện.

Bước 2: Kiểm tra thông tin ngày bắt đầu dữ liệu và ngày khóa sổ

Sau khi đảm bảo dữ liệu đã đúng, anh/chị vào biểu tượng bánh răng  ⚙ Các tiện ích và thiết lập\ Tùy chọn\ Tùy chọn chung để kiểm tra thông tin

Bước 3: Xử lý trường hợp bị cảnh báo

• Nếu Ngày khóa sổ ≥ Ngày bắt đầu dữ liệu, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo.
• Khi đó, anh/chị cần bỏ khóa sổ vào phân hệ Tổng hợp\ tab Quy trình\ để chuột tại Khóa sổ kỳ kế toán chọn Bỏ khóa sổ kỳ kế toán và thiết lập lại: Ngày khóa sổ = Ngày bắt đầu dữ liệu – 1 ngày

Bước 4: Thực hiện cập nhật số dư

Sau khi thiết lập đúng, anh/chị thực hiện lại chức năng lấy số dư từ năm trước.