Đã xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhưng tiếp tục phát hiện sai sót thì xử lý thế nào?

Ví dụ: Xuất hóa đơn gốc (số 1) là 1.100.000 đồng, bị sai tên hàng hóa và đã xuất hóa đơn điều chỉnh (số 2) nhưng điều chỉnh nhầm tăng thêm 1.100.000 đồng  thì sẽ xuất hoá đơn điều chỉnh (số 3) điều chỉnh giảm số tiền đi 1.100.000 đồng.

Giải pháp: Không thực hiện hủy hóa đơn điều chỉnh để chuyển sang hình thức xử lý khác.

Theo quy định, khi hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh, nếu tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục thực hiện bằng hình thức điều chỉnh.

Do đó, trường hợp hóa đơn điều chỉnh bị sai, Anh/Chị cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh để xử lý sai sót như sau:

Bước 1: Khi phát hiện hóa đơn điện tử (số 1) có sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh (số 2) cho hóa đơn số 1.

Bước 2: Nếu hóa đơn điều chỉnh (số 2) tiếp tục có sai sót, tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh (số 3) cho hóa đơn số 1.

Cách lập hóa đơn điều chỉnh tại đây

Ví dụ: Xuất hoá đơn số 1 sai sót, lập hoá đơn số 2 thay thế cho hoá đơn số 1 nhưng hoá đơn số 2 sai tiếp thì sẽ lập hoá đơn số 3 thay thế cho hoá đơn số 2.

Giải pháp: Theo quy định, trường hợp hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức thay thế, nếu tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục thực hiện theo hình thức thay thế. Đối với hóa đơn thay thế phát hiện sai sót thì lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đó (không cần phải làm thông báo gửi CQT).

Do đó, trường hợp hóa đơn thay thế bị sai, Anh/Chị cần lập thêm hóa đơn thay thế để xử lý sai sót như sau:

Bước 1: Khi phát hiện hóa đơn điện tử (số 1) có sai sót, lập hóa đơn thay thế (số 2) cho hóa đơn số 1 Xem tại đây

Bước 2: Nếu hóa đơn thay thế (số 2) tiếp tục có sai sót, tiếp tục lập hóa đơn thay thế mới (số 3) cho hóa đơn số 2.

Vấn đề: Hóa đơn gốc có sai sót, Anh/Chị dự định lập hóa đơn thay thế nhưng lại lập hóa đơn điều chỉnh, dẫn đến doanh thu, tiền hàng hoặc tiền thuế bị ghi nhận tăng gấp đôi so với thực tế.

Giải pháp: Trường hợp đã xử lý sai sót lần đầu bằng hình thức điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục thực hiện bằng hình thức điều chỉnh theo quy định.

Do đó, Anh/Chị không chuyển sang lập hóa đơn thay thế mà cần:

• Lập thêm hóa đơn điều chỉnh giảm để giảm trừ phần giá trị đã điều chỉnh nhầm.
• Nội dung điều chỉnh căn cứ theo số tiền chênh lệch phát sinh do hóa đơn điều chỉnh trước đó.
• Sau khi điều chỉnh, tổng giá trị của các hóa đơn phải phản ánh đúng giá trị thực tế cần ghi nhận.

Ví dụ: Hóa đơn số 1: Giá trị 10 triệu đồng nhưng có sai sót.Nếu đúng phải lập hóa đơn thay thế nhưng lại lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 10 triệu đồng. Dẫn đến Tổng giá trị đang được ghi nhận thành 20 triệu đồng.

⇒ Cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm 10 triệu đồng để đưa giá trị về đúng 10 triệu đồng.

Lưu ý: Khi lần xử lý sai sót đầu tiên đã áp dụng hình thức điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo cũng phải thực hiện theo hình thức điều chỉnh, không chuyển sang hình thức thay thế.

Vấn đề: Hóa đơn gốc đã được xử lý sai sót bằng hình thức thay thế. Sau đó phát sinh nghiệp vụ người mua trả lại hàng và Anh/Chị muốn lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng, giá trị hàng bán.

Giải pháp: Không thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh nếu hóa đơn đã được xử lý lần đầu bằng hình thức thay thế.

Theo quy định, trường hợp hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức thay thế, nếu tiếp tục phát hiện cần xử lý liên quan đến hóa đơn đó thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức thay thế.

Do đó, nếu: Hóa đơn số 1 xuất sai giá. Hóa đơn số 2 được lập để thay thế hóa đơn số 1. Sau đó người mua trả lại toàn bộ hàng hóa.

Thì Anh/Chị tiếp tục lập hóa đơn thay thế số 3, thay thế cho hóa đơn số 2 và ghi nhận giá trị bằng 0 để phản ánh việc trả lại hàng.

Lưu ý: Trường hợp đã ghi nhận doanh thu và xuất kho hạch toán cho hóa đơn thay thế lần 1 thì sau khi lập hóa đơn thay thế lần 2, Anh chị có thể hạch toán trả lại hàng bán hoặc mở lại chứng từ bán hàng đã làm sửa lại giá trị bằng 0.

Biểu hiện: Hóa đơn số 01 có sai sót nên cần lập hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, khi xử lý, Anh/Chị đã xuất hóa đơn số 02 dưới dạng hóa đơn mới thay vì xử lý theo hình thức thay thế, dẫn đến cả hóa đơn số 01 và hóa đơn số 02 đều tồn tại và được ghi nhận doanh thu.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện đồng thời 2 bước để xử lý sai sót như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn thay thế đúng cho hóa đơn số 01 đảm bảo phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế. Xem hướng dẫn lập hóa đơn thay thế Tại đây

Bước 2: Xử lý hóa đơn số 02 đã lập sai bằng cách lập một hóa đơn thay thế cho hóa đơn số 02 để đưa toàn bộ giá trị về 0. Xem hướng dẫn tại đây

Ví dụ:

• Hóa đơn số 01: Sai đơn giá.
• Hóa đơn số 02: Xuất nhầm thành hóa đơn mới.
• Hóa đơn số 03: Lập đúng theo hình thức thay thế cho hóa đơn số 01.
• Hóa đơn số 04: Thay thế cho hóa đơn số 02 và có giá trị bằng 0.