Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ

Bài viết hướng dẫn kế toán cách lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ không kèm chứng từ bán hàng trên phần mềm, từ khâu tạo mới đến khai báo thông tin chi tiết và phát hành hóa đơn. Đồng thời, bài viết nêu những lưu ý quan trọng sau khi lập hóa đơn để đảm bảo chứng từ được quản lý và in ấn đúng quy định.

Để lập hóa đơn không kèm chứng từ bán hàng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại phân hệ Bán hàng, chọn tab Hoá đơn, Nhấn Thêm Hóa đơn

Bước 2: Phần mềm hiển thị giao diện loại chứng từ Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ…=> Chọn loại hình hóa đơn bán hàng phù hợp: Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước, Bán hàng xuất khẩu, Bán hàng đại lý bán đúng giá hay Bán hàng uỷ thác xuất khẩu

Bước 3: Khai báo thông tin chi tiết cho hóa đơn

• Thông tin chung: nhập các thông tin liên quan đến khách hàng
  • Mã khách hàng:
    • Nếu đã tạo mã khách hàng tại danh mục khách hàng, thực hiện chọn khách hàng trên giao diện nhập liệu hóa đơn
    • Nếu chưa tạo mã khách hàng tại danh mục khách hàng, thực hiện bấm vào dấu + tại trường mã khách hàng để tạo mới khách hàng hoặc vào danh mục/khách hàng để tạo mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây
  • Hình thức thanh toán: Chọn các hình thức có sẵn trên giao diện nhập liệu hóa đơn tùy theo thực tế, nếu có phương thức khác thực hiện gõ tay trực tiếp vào mục hình thức thanh toán (Bỏ qua cảnh báo không có dữ liệu hiển thị)
  • Nhân viên bán hàng: Nếu theo dõi hóa đơn theo nhân viên bán hàng, thực hiện chọn mã nhân viên
    • Nếu đã tạo mã nhân viên tại danh mục nhân viên, thực hiện chọn nhân viên trên giao diện nhập liệu hóa đơn
    • Nếu chưa tạo mã nhân viên tại danh mục nhân viên, thực hiện bấm vào dấu + tại trường nhân viên bán hàng trên giao diện nhập liệu hóa đơn để tạo mới nhân viên hoặc vào danh mục/nhân viên để tạo mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây
  • Các thông tin khác (nếu cần) như: Điện thoại, Hộ chiếu,….
• Thông tin hoá đơn:
  • Nếu không kết nối phần mềm meinvoice để xuất hóa đơn, tự nhập các thông tin hóa đơn như: mẫu số, ký hiệu, ngày hóa đơn, số hóa đơn.
  • Nếu kết nối phần mềm meinvoice để xuất hóa đơn: phần thông tin hóa đơn không tự nhập được. Hệ thống sẽ tự động sinh Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn sau khi phát hành hóa đơn.
• Thông tin hàng tiền: khai báo các vật tư, hàng hoá được bán cho khách hàng:
  • Mã hàng:
    • Nếu đã tạo mã hàng tại danh mục vật tư hàng hóa, thực hiện chọn mã hàng trên giao diện nhập liệu hóa đơn
    • Nếu chưa tạo mã hàng tại danh mục vật tư hàng hóa, thực hiện bấm vào mũi tên xuống tại trường nhập liệu mã hàng và bấm thêm mới để tạo mới mã hàng hoặc vào danh mục/vật tư hàng hóa để tạo mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây
  • Các thông tin khác như: số lượng, đơn giá, thuế suất,….

Bước 4: Nhấn Cất và nhấn phát hành hóa đơn (Nếu có kết nối meinvocie để xuất hóa đơn)

• Hóa đơn được lập theo hướng dẫn tại bài viết này là hóa đơn được lập riêng, không kèm chứng từ bán hàng. Sau khi cất hóa đơn, phần mềm chỉ ghi nhận thông tin hóa đơn và chưa phát sinh chứng từ hạch toán doanh thu/công nợ.
• Nếu Anh/Chị có nhu cầu ghi nhận hạch toán doanh thu/công nợ sau khi lập hóa đơn, mở hóa đơn đã lập và nhấn Lập chứng từ bán hàng.
• Anh/Chị không bắt buộc phải lập chứng từ bán hàng đối với hóa đơn được lập riêng theo hướng dẫn tại bài viết này.
• Trường hợp Anh/Chị đang lập hoặc kiểm tra hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong nước, đây là loại hóa đơn được lập riêng tại Bán hàng \ Hóa đơn. Nếu Anh/Chị chỉ có nhu cầu lập và ghi nhận thông tin hóa đơn thì thực hiện theo hướng dẫn tại bài viết này; chỉ thực hiện Lập chứng từ bán hàng khi có nhu cầu ghi nhận hạch toán doanh thu/công nợ.
• Chọn chức năng In, sau đó chọn mẫu hóa đơn bán hàng cần in → Anh/Chị có thể in hóa đơn theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng chi tiết tại đây).