Khai báo chi phí trả trước đầu kỳ

Để khai báo chi phí trả trước đầu kỳ, thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng⚙Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu, chọn Chi phí trả trước đầu kỳ

• Hoặc nhấn Nhập số dư:

Bước 2: Nhấn Khai báo chi phí trả trước đầu kỳ để thêm, bạn khai báo các thông tin của CPTT đầu kỳ.

Bước 3: Tại tab Thiết lập phân bổ,  chọn các đối tượng sẽ được phân bổ khoản chi phí trả trước như: Đối tượng THCP/công trình/đơn hàng/hợp đồng/đơn vị. Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% và bắt buộc phải nhập TK chi phí để làm căn cứ phân bổ và hạch toán chi phí trong kỳ.

Bước 4: Nhấn Cất

Có thể nhập chi phí trả trước đầu kỳ từ excel theo hướng dẫn tại đây

• Việc theo dõi Chi phí trả trước phải được thực hiện đồng thời trên cả Sổ cái tài khoản 242 và Tình hình phân bổ chi phí trả trước. Trong đó:
  
  • Sổ cái tài khoản 242: dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau (trong đó có bao gồm chi phí trả trước).
    
  • Tình hình phân bổ chi phí trả trước: dùng để theo dõi chi tiết về chi phí trả trước như: Mã Chi phí trả trước, Tên Chi phí trả trước, Số lượng, Giá trị Chi phí trả trước, Tổng số kỳ phân bổ, Số kỳ phân bổ còn lại, Giá trị đã phân bổ, Giá trị còn lại…
• Việc theo dõi Chi phí trả trước trên 2 hệ thống sổ này phải khớp nhau. Do đó, khi khai báo Chi phí trả trước đầu kỳ thì “Số tiền còn lại” đầu kỳ phải được phản ánh tương ứng trên số dư đầu kỳ của tài khoản 242.
• Phải Thiết lập phân bổ cho từng Chi phí trả trước tương tự như khi khai báo Đơn vị sử dụng.
• Sau khi khai báo xong, chương trình sẽ tự động chuyển thông tin CPTT vừa khai báo sang tab Danh sách Chi phí trả trước trên phân hệ Công cụ dụng cụ để theo dõi.
• Để sửa lại thông tin CPTT đầu kỳ, vào phân hệ Chi phí trả trước\tab Danh sách Chi phí trả trước , chọn thông tin CPTT đầu kỳ muốn thay đổi và nhấn Sửa

Bước 1: Nhấn biểu tượng bánh răng ⚙️ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu, chọn mục Số dư tài khoản

Bước 2: Kiểm tra số dư nợ của Tài khoản 242. Cần đảm bảo 2 điều kiện:

• Điều kiện 1: Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 242 khớp với số dư trên Bảng cân đối tài khoản đã chốt tính đến trước ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.
• Điều kiện 2: Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 242 (hoặc 242x nếu TK 242 có mở tiết khoản) = (Giá trị CCDC đầu kỳ + Giá trị chi phí trả trước đầu kỳ) của các CCDC/Chi phí trả trước có khai báo TK chờ phân bổ tương ứng.

Bước 3: Kiểm tra Điều kiện 1, nếu chưa thỏa mãn cần sửa lại số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 242 khớp với số dư trên Bảng cân đối tài khoản đã chốt tính đến trước ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.

Bước 4: Sau đó kiểm tra Điều kiện 2:

Cách kiểm tra giá trị CCDC đầu kỳ:

• Vào phân hệ Công cụ dụng cụ\tab Báo cáo
• Xem báo cáo Sổ theo dõi CCDC: Lấy lên các CCDC có ngày ghi tăng trước ngày bắt đầu sử dụng phần mềm.
• Xem thông tin giá trị CCDC đầu kỳ tại cột Giá trị còn lại.Lưu ý: Nếu tài khoản 242 có mở tiết khoản thì lần lượt lọc ra danh sách các CCDC có TK chờ phân bổ là 242x để kiểm tra.

Cách kiểm tra giá trị chi phí trả trước đầu kỳ

• Vào Nhập số dư ban đầu\Chi phí trả trước.
• Xem thông tin giá trị chi phí trả trước đầu kỳ tại cột Giá trị còn lại.Lưu ý: Nếu tài khoản 242 có mở tiết khoản thì lần lượt lọc ra danh sách các CCDC có TK chờ phân bổ là 242x để kiểm tra.
• Nếu chưa thỏa mãn Điều kiện 2, cần kiểm tra lại việc khai báo các CCDC đầu kỳ và chi phí trả trước đầu kỳ đã đủ và đúng chưa để chỉnh sửa/bổ sung.