2. Các bước thực hiện
2.1. Khai báo nhân viên
Để Khai báo nhân viên, Anh/Chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Danh mục\ chọn Nhân viên.
Bước 2: Bấm Thêm để thêm mới nhân viên.
Bước 3: Anh/Chị điền đầy đủ các trường thông tin nhân viên (Mã, Tên, Đơn vị, Chức danh,…). Phần Thông tin tài khoản bắt buộc phải điền 1 trong 2: Email tài khoản hoặc Số điện thoại tài khoản, rồi nhấn Cất để hoàn tất thêm nhân viên. Sau đó phần mềm sẽ tự động gửi qua địa chỉ email hoặc SMS được đăng kí ở phần Thông tin nhân viên phía trên.
Lưu ý: Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
- Kế toán có thể xem được trạng thái của từng nhân viên ở cột Trạng thái người dùng.
Anh/Chị có thể xem thêm cách khai báo thông tin phục vụ tính lương, thuế TNCN, thanh toán lương và cách nhập danh mục nhân viên và người phụ thuộc từ Excel, ngừng sử dụng nhân viên chi tiết hơn tại đây.
2.2. Quản lý hồ sơ nhân viên (Thông tin nhân sự)
Để khai báo và quản lý hồ sơ nhân viên, Anh/Chị thực hiện như sau:
2.2.1. Khai báo hồ sơ nhân viên
Cách 1: Thêm mới từng hồ sơ
Sử dụng khi chỉ có một hoặc một số ít hồ sơ nhân viên cần nhập mới và số lượng thông tin quản lý trên hồ sơ không quá nhiều.
Bước 1: Tại phân hệ Hồ sơ, nhấn Thêm.
Bước 2: Thực hiện nhập các thông tin nhân viên trên giao diện.
Lưu ý: Trường “Họ và tên” là trường phụ thuộc nên không thể nhập text trực tiếp được, mà trường này sẽ tự động cập nhật khi người dùng điền trường “Họ và đệm”, “Tên”
Bước 3: Nhấn Lưu.
Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt hồ sơ
Sử dụng khi đã có sẵn file Excel danh sách nhân viên trên máy hoặc cần khai báo hồ sơ cho nhiều nhân viên cùng lúc.
Bước 1: Tại phân hệ Hồ sơ\ nhấn biểu tượng mũi tên xuống cạnh nút Thêm\ chọn Nhập khẩu.
Bước 2: Chương trình hiển thị các thông tin trong hồ sơ cho phép nhập khẩu.
- Để nhập khẩu danh sách hồ sơ nhân viên: chọn Hồ sơ
- Để nhập khẩu các thông tin chi tiết trong hồ sơ của nhân viên như Thông tin gia đình, Quá trình công tác, Bằng cấp, Chứng chỉ,…: chọn mục tương ứng
Bước 3: Tải tệp mẫu về máy, nhập dữ liệu theo đúng cấu trúc của tệp, rồi đẩy tệp lên hệ thống để tiến hành nhập khẩu dữ liệu.
Lưu ý: trên file excel nhập khẩu, cột Đơn vị công tác cần điền Mã Đơn vị công tác, Vị trí công việc cần điền Mã Vị trí công việc.
Xem hướng dẫn chi tiết luồng nhập khẩu dữ liệu tại đây.
2.2.2. Theo dõi danh sách hồ sơ
Bước 1: Truy cập AMIS Thông tin nhân sự\ phân hệ Hồ sơ. Tại đây hiển thị danh sách các hồ sơ nhân viên đã khai báo.
Bước 2: Chọn theo dõi hồ sơ theo 2 chế độ: Danh sách hoặc Chi tiết. Để chuyển chế độ xem, nhấn biểu tượng chuyển đổi.
- Dạng danh sách: giúp xem được một cách khái quát danh sách nhân viên và thông tin cơ bản của mỗi người.
- Dạng chi tiết: giúp xem được hồ sơ chi tiết của từng nhân viên nhanh chóng bằng cách kết hợp cả danh sách hồ sơ và thông tin chi tiết trên cùng 1 màn hình.
- Để tùy chỉnh các cột hiển thị trên danh sách, chọn biểu tượng bánh răng ⚙. Tại đây có thể tích chọn để hiển thị thông tin đã nhập trong hồ sơ và thay đổi thứ tự sắp xếp các cột.
2.2.3. Tìm kiếm hồ sơ
Bước 1: Tại AMIS Thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ.
Bước 2: Gõ mã nhân viên, họ tên, email, SĐT,… vào ô tìm kiếm để tìm hồ sơ.
Có thể lọc ra danh sách nhân viên theo từng cơ cấu tổ chức tại thanh lọc cơ cấu tổ chức (Lưu ý: người dùng được phân quyền tại cơ cấu nào thì tại đây sẽ hiển thị những cơ cấu đó).
Tại góc trái màn hình, có thể lựa chọn các bộ lọc nhanh như Đang làm việc, Đã nghỉ việc.
Nếu muốn lọc theo tiêu chí khác hay thống kê danh sách nhân viên theo tiêu chí nhất định thì nhấn vào biểu tượng phễu lọc\ sau đó khai báo điều kiện lọc.
Sau khi lọc, có thể lưu lại bộ lọc để sử dụng nhanh lần sau bằng cách nhấn Lưu.
2.2.4. Xem chi tiết hồ sơ
Bước 1: Nhấn vào từng hồ sơ để xem thông tin chi tiết.
Bước 2: Có thể tùy chỉnh các thông tin tóm tắt hiển thị trên hồ sơ bằng cách nhấn vào biểu tượng ba chấm …và chọn Tùy chỉnh tóm tắt.
2.2.5. Sửa hồ sơ
Cách 1: Nhấn vào từng hồ sơ để xem thông tin chi tiết\ nhấn biểu tượng cây bút ✎ để Sửa\ sửa các thông tin sau đó nhấn Lưu.
Cách 2: Vào chi tiết hồ sơ\ di chuột vào trường muốn sửa và nhấn biểu tượng ✎ để có thể sửa nhanh một trường thông tin trên hồ sơ.
2.2.6. Xóa hồ sơ
Trên phân hệ Hồ sơ\ tích chọn các Hồ sơ cần xóa\ nhấn biểu tượng ba chấm ⋯\ chọn Xóa.
- Hoặc vào chi tiết từng hồ sơ\ nhấn biểu tượng ba chấm …\ chọn Xóa.
2.3. Tra cứu danh bạ (Danh bạ)
Để tra cứu danh bạ của nhân sự trong công ty. Anh/Chị thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập AMIS Danh bạ
Từ AMIS Nhân viên, AMIS Thông tin nhân sự hoặc một ứng dụng khác trên nền tảng MISA AMIS, mở danh sách ứng dụng và chọn AMIS Danh bạ.
Bước 2: Tìm kiếm nhân sự
Cách 1: Tìm kiếm theo các thông tin như họ tên, email, số điện thoại…
Sử dụng cách này khi anh/chị đã biết một phần thông tin của người cần tìm, chẳng hạn:
- Họ và tên.
- Email.
- Số điện thoại.
- Chức danh hoặc vị trí công việc.
Nhập thông tin vào ô tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị những nhân sự có dữ liệu phù hợp.
Ví dụ: Anh/chị cần liên hệ với Nguyễn Văn An nhưng chưa nhớ đầy đủ email. Chỉ cần nhập “Nguyễn Văn An” hoặc một phần tên để tìm kiếm.
Cách 2: Tìm kiếm theo ngôn ngữ tự nhiên với AVA
Khi chưa biết chính xác tên nhân sự nhưng biết bộ phận, chức danh hoặc lĩnh vực phụ trách, anh/chị có thể mô tả nhu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Ví dụ:
- Hồng An – tư vấn.
- Trần Ngọc Anh – HR Tuyển dụng.
AVA sẽ phân tích nội dung yêu cầu và đề xuất danh sách nhân sự phù hợp.
Lưu ý: Nên nhập yêu cầu rõ ràng, có từ khóa về phòng ban, chức danh hoặc công việc phụ trách để kết quả tìm kiếm chính xác hơn.
Cách 3: Lọc theo cơ cấu tổ chức
Sử dụng cách này khi anh/chị muốn xem nhân sự thuộc một đơn vị cụ thể hoặc chưa có thông tin về người cần tìm.
Chọn đơn vị, phòng ban hoặc bộ phận trên cơ cấu tổ chức. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhân sự thuộc đơn vị được chọn để anh/chị tra cứu.
Cách này phù hợp trong các trường hợp như:
- Tìm đầu mối liên hệ của một phòng ban.
- Xem danh sách thành viên trong đơn vị.
- Xác định người quản lý hoặc nhân sự phụ trách.
- Tìm đồng nghiệp khi chưa biết chính xác họ tên.
Bước 3: Xem thông tin và liên hệ
Sau khi tìm thấy nhân sự, anh/chị chọn vào nhân sự để xem các thông tin được đơn vị cho phép hiển thị, chẳng hạn:
- Họ và tên, ảnh đại diện.
- Chức danh, vị trí công việc.
- Đơn vị, phòng ban.
- Email và số điện thoại.
- Thông tin liên hệ khác.
Từ thông tin tìm được, anh/chị có thể lựa chọn phương thức liên hệ phù hợp để trao đổi và phối hợp công việc.
Lưu ý: Thông tin hiển thị có thể khác nhau tùy theo dữ liệu nhân sự và quyền xem thông tin được thiết lập tại đơn vị.
2.4. Nhân viên tự cập nhật hồ sơ (Nhân viên)
Để thiết lập quy trình cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ và phê duyệt thông tin nhân viên cập nhật. Anh/Chị thực hiện như sau:
Bước 1: HR thiết lập cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ
Truy cập biểu tượng bánh răng ⚙ góc phải màn hình\ Nhân viên cập nhật hồ sơ.
Di chuột vào trường/mục muốn tùy chỉnh, các biểu tượng cây Sửa, Xóa sẽ hiển thị trên giao diện.
- Với những trường, mục không muốn nhân viên cập nhật (VD: MST cá nhân, Giới tính,…): nhấn biểu tượng cây bút ✎ để chuyển trạng thái về không cập nhật.
- Với những trường, mục không muốn nhân viên theo dõi: nhấn biểu tượng Xóa để loại bỏ khỏi giao diện hồ sơ của nhân viên.
Lưu ý: Nếu thiết lập cho nhân viên được tự sửa/cập nhật các thông tin, khi nhân viên sửa và lưu lại HR sẽ nhận được thông báo và đồng ý để thông tin được cập nhật lên hồ sơ.
Bước 2: Gửi thông báo cho nhân viên cập nhật hồ sơ
Tại phần mềm Thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ\ Nhấn biểu tượng ba chấm ⋯ \ chọn Gửi thông báo tự cập nhật hồ sơ. Hoặc tích chọn các nhân viên cần gửi thông báo\ chọn Gửi thông báo tự cập nhật hồ sơ.
Nhập nội dung thông báo ngắn gọn để hiển thị với nhân viên
Bước 3: Phê duyệt thông tin nhân viên cập nhật
Sau khi nhân viên tự cập nhật hồ sơ, HR truy cập vào phân hệ Hồ sơ\ nhấn biểu tượng ba chấm ⋯ \ chọn Phê duyệt NV tự cập nhật.
Duyệt hoặc từ chối phê duyệt bằng các cách:
- Phê duyệt từng thông tin: di chuột vào từng dòng thông tin và nhấn biểu tượng 3 chấm ⋯ để chọn chức năng phê duyệt
- Phê duyệt nhiều thông tin cùng lúc: tích chọn các bản ghi để phê duyệt.
- Phê duyệt toàn bộ hồ sơ: nhấn nút Từ chối hoặc Duyệt ngay trên màn hình.
