Làm thế nào để xử lý cảnh báo “Thông tin Email người mua trên hóa đơn không hợp lệ hoặc đang nhập nhiều Email…” khi phát hành hóa đơn điện tử?

Khi phát hành hóa đơn điện tử trên AMIS Kế toán, phần mềm hiển thị cảnh báo“Cảnh báo
Thông tin Email người mua trên hóa đơn không hợp lệ hoặc đang nhập nhiều Email nên không thể phát hành hóa đơn. Vui lòng sửa lại email hoặc tắt hiển thị email trên XML hóa đơn”, khiến hóa đơn không phát hành được.

Biểu hiện thường gặp:

• Khi phát hành hóa đơn điện tử, phần mềm cảnh báo “Thông tin Email người mua trên hóa đơn không hợp lệ hoặc đang nhập nhiều Email nên không thể phát hành hóa đơn. Vui lòng sửa lại email hoặc tắt hiển thị email trên XML hóa đơn”
• Nhập email người mua để xuất hóa đơn thì phần mềm báo lỗi.
• Hóa đơn không phát hành được do email người mua không đúng định dạng.
• Đã nhập email người mua nhưng phần mềm vẫn yêu cầu kiểm tra lại email.
• Phần mềm báo email chứa nhiều email khi lập hóa đơn điện tử.
• Không tích chọn Gửi hóa đơn nhưng khi phát hành hóa đơn, phần mềm vẫn báo lỗi liên quan đến thông tin email người mua.

Lưu ý: Email tại Tab Hóa đơn và email tại giao diện phát hành là 02 thông tin khác nhau. Email tại Tab Hóa đơn là thông tin được đẩy vào XML của hóa đơn ; còn email tại giao diện phát hành là địa chỉ dùng để gửi hóa đơn cho khách hàng/đối tác.

Khi phát hành hóa đơn điện tử trên AMIS Kế toán, phần mềm hiển thị cảnh báo
“Thông tin Email người mua trên hóa đơn không hợp lệ hoặc đang nhập nhiều Email nên không thể phát hành hóa đơn. Vui lòng sửa lại email hoặc tắt hiển thị email trên XML hóa đơn”, khiến hóa đơn không phát hành được.

Nguyên nhân: Do thông tin Email người nhận hóa đơn được nhập trên chứng từ:

• Không đúng định dạng.
• Vượt quá 50 ký tự.
• Chứa nhiều địa chỉ email.

Giải pháp:

– Cách 1: Kiểm tra và nhập lại thông tin Email người mua

Áp dụng: Khi anh/chị muốn thông tin Email người nhận hóa đơn vẫn được đẩy vào XML khi phát hành hóa đơn

Bước 1: Đóng giao diện Phát hành hóa đơn.

Bước 2: Tại thông tin Email trên tab Hóa đơn (đối với hóa đơn lập kèm chứng từ bán hàng) hoặc trên Hóa đơn (đối với hóa đơn lập riêng), kiểm tra và nhập lại 01 địa chỉ email, đảm bảo:

• Email đúng định dạng, ví dụ: [email protected].
• Email không vượt quá 50 ký tự.
• Chỉ nhập 01 địa chỉ email người mua.

Bước 3: Thực hiện phát hành lại hóa đơn.

Lưu ý: Với Cách 1, thông tin Email người nhận hóa đơn vẫn được đẩy vào XML khi phát hành. Trường hợp khách hàng có 02 hoặc nhiều địa chỉ email, khi phát hành hóa đơn điện tử, tại mục Email chỉ nhập 01 địa chỉ email để gửi hóa đơn. Sau khi phát hành, nếu cần gửi hóa đơn đến các địa chỉ email khác, thực hiện gửi lại trên Danh sách hóa đơn, tại cột Chức năng.

– Cách 2: Thiết lập không đẩy thông tin Email người nhận hóa đơn vào XML

Áp dụng: Khi anh/chị không có nhu cầu đẩy thông tin Email người nhận hóa đơn vào XML. Khi đó, có thể nhập nhiều địa chỉ email trên chứng từ mà không ảnh hưởng đến việc phát hành hóa đơn.

Thực hiện như sau:

Bước 1: Vào ⚙️ Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung.

Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, chọn Thiết lập các thông tin không đẩy vào XML.

Bước 3: Tích chọn Email người nhận hóa đơn.

Bước 4: Nhấn Cất để lưu lại thiết lập.

Sau khi thiết lập, thông tin Email người nhận hóa đơn sẽ không được đẩy vào XML khi phát hành hóa đơn. Anh/chị có thể nhập nhiều địa chỉ email trên chứng từ nếu cần và vẫn phát hành hóa đơn bình thường.

Lưu ý: Với cách 2, thông tin Email người nhận hóa đơn không phải là thông tin bắt buộc trên XML hóa đơn điện tử. Vì vậy, anh/chị có thể thiết lập không đẩy thông tin email vào XML khi phát hành hóa đơn. Việc thiết lập này không ảnh hưởng đến việc phát hành hóa đơn.