Làm thế nào khi gửi hoá đơn qua Email cho khách hàng báo “Gửi lỗi”?

Bài viết hướng dẫn cách xác định nguyên nhân và xử lý khi hóa đơn điện tử báo lỗi “Gửi hóa đơn thất bại” trên AMIS Kế toán.

Nội dung tập trung vào ba nguyên nhân chính: thiết lập email gửi hóa đơn, nhập sai email người nhận, và sự cố server mail, đồng thời đưa ra giải pháp tương ứng để đảm bảo hóa đơn được gửi thành công.

Khi phát hành và gửi hóa đơn cho khách hàng báo lỗi “Lỗi khi gửi hóa đơn” hoặc trạng thái hóa đơn ngoài giao diện báo “Gửi lỗi”

– Nguyên nhân 1: Do Thiết lập email gửi hóa đơn lỗi

Giải pháp 1: Thiết lập lại email gửi hóa đơn

• Trên AMIS Kế toán, vào mục Quản lý hoá đơn\Quy trình\Thiết lập Email gửi HĐ. Khi đó phần mềm sẽ điều huớng sang meInvoice Web
• Trên meInvoice Web, thiết lập lại Email gửi hóa đơn theo hướng dẫn tại đây.

– Nguyên nhân 2: Do nhập sai email người nhận

• Nhập sai email trên danh mục khách hàng: email khai báo tại đây được ngầm định là email nhận hóa đơn. Nếu không cập nhật lại địa chỉ email đúng trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng thì sẽ không gửi thành công.
• Nhập sai email khi phát hành hóa đơn đồng thời gửi hóa đơn cho khách hàng
• Nhập sai email khi gửi hóa đơn cho khách hàng

Giải pháp 2: Nhập đúng email người nhận khi phát hành, gửi hóa đơn hoặc cập nhật email trong danh mục. Xem hướng dẫn thiết lập tự động email trong danh mục Tại đây.

– Nguyên nhân 3: Server mail bị lỗi

Trường hợp đã nhập đúng Email người nhận và Email gửi nhưng vẫn không gửi thành công hóa đơn thì có thể do Server mail bị lỗi.

Giải pháp 3: Trao đổi với quản trị mạng để biết được trạng thái của Server mail, khi trạng thái Server mail đã ổn định thì thực hiện Gửi lại hóa đơn cho khách hàng.