Gửi hóa đơn cho khách hàng

1. Nội dung

Cho phép gửi thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cho khách hàng qua email, khách hàng sẽ nhận hóa đơn một cách nhanh chóng.

2. Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý:

  • Kế toán phải được phân quyền Gửi hóa đơn cho khách hàng trên chi nhánh và sổ đang làm việc thì mới có thể thực hiện được chức năng này. (Chi tiết hướng dẫn phân quyền, xem tại đây)

Trường hợp khi thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử, Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách: Gửi hóa đơn cho từng khách hàng hoặc Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng.

Gửi hóa đơn cho từng khách hàng

1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn.

2. Chọn tab Quy trình.

3. Chương trình sẽ tự động chuyển sang phân hệ Bán hàng và hiển thị thông tin các hóa đơn điện tử đã phát hành.

4. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần gửi cho khách hàng (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

5. Nhấn Lọc.

6. Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Gửi HĐ cho khách hàng.

  • Nhấn Gửi.
  • Tên người nhận và Email:
    • Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
    • Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).


    Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;

  • Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

7. Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng

1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn.

2. Chọn tab Quy trình.

3. Chương trình sẽ tự động chuyển sang phân hệ Bán hàng và hiển thị thông tin các hóa đơn điện tử đã phát hành.

4. Thực hiện tích chọn các hóa đơn cần gửi cho khách hàng sau đó lựa chọn chức năng Thực hiện hàng loạt để gửi hàng loạt hóa đơn:

6. Lưu ý:

  • Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Đã gửi cho khách hàng.
  • Tên người nhận và Email người nhận:
    • Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
    • Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thìlấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email người nhân và cách nhau bởi dấu “;“\

  • Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem tất cả hóa đơn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

7. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

4. Lưu ý

  • Có thể tự thiết lập nội dung email Gửi hóa đơn cho khách hàng theo nhu cầu. Xem hướng dẫn tại đây.
  • Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi HĐ cho khách hàng của hóa đơn điện tử trên danh sách thành Đã gửi.
Cập nhật 20/03/2021

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua Facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay
icon messenger