Tôi nhận được hóa đơn đầu vào là Hóa đơn thay thế thì Hạch toán và Kê khai như thế nào?

Mục lục

1. Mô tả

Người mua nhận được hoá đơn đầu vào là Hoá đơn thay thế trong trường hợp khi hóa đơn gốc bị sai sót, người bán xuất HĐ thay thế cho hóa đơn bị sai sót đó.

Người mua cần xác định thuộc trường hợp nào bên dưới để Hạch toán và Kê khai:

HĐ thay thế này là tăng hay giảm so với Hoá đơn gốc?
Thời điểm nhận HĐ thay thế thì hàng hoá liên quan Hoá đơn gốc vẫn còn tồn kho hay đã bán hết?

2. Căn cứ pháp lý

Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 19 NĐ123/2020/NĐ-CP:

5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

3. Hướng dẫn xử lý trên phần mềm

Nhận hóa đơn đầu vào là HOÁ ĐƠN THAY THẾ

Hạch toán

Trường hợp 1: Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế CÙNG KỲ kê khai hoặc chưa Kê khai thuế Hoá đơn gốc

Cách 1: Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) = 0 và hạch toán Hóa đơn thay thế trên Chứng từ mua hàng thông thường

Ví dụ: Ngày 20/07/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000426 thay thế cho hóa đơn số 00000023

Sửa Hóa đơn gốc 00000023 toàn bộ thông tin về 0 => Không ghi nhận giá trị hóa đơn này

Vào Mua hàng hóa trong nước nhập kho hạch toán thông tin Hóa đơn thay thế

Cách 2: Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) theo thông tin Hóa đơn thay thế

Mở Chứng từ mua hàng của Hóa đơn gốc, nhấn Bỏ ghi/Sửa, gõ lại thông tin Hóa đơn thay thế

Lưu ý: bạn nên kiểm tra lại Tồn kho để hạch toán cho phù hợp. Trường hợp hàng trong kho Đã xuất hoặc Tồn kho đã hết:

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán Giảm giá vốn
Hoặc Nhập kho số chênh lệch giữa hoá đơn thay thế và hoá đơn gốc (hoá đơn bị thay thế).

Trường hợp 2: Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế KHÁC KỲ kê khai hoặc đã Kê khai thuế Hoá đơn gốc

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Hóa đơn đầu vào (gốc) giữ nguyên.

Bước 2: Hạch toán hóa đơn thay thế

– Hạch toán tiền thuế GTGT của Hóa đơn thay thế ( chỉ khai báo thông tin hóa đơn tab Kê khai do giá trị tiền thuế sẽ hạch toán ở Bước 3 khi lập tờ khai bổ sung)

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác
Tích ô “Hạch toán cộng gộp nhiều hoá đơn”
Tab Hạch toán: hạch toán Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331, Số tiền =0

Tab Kê khai hoá đơn: nhập các thông tin của Hoá đơn thay thế (Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)

Lưu ý: Điền Đầy đủ đúng giá trị hóa đơn thay thế để kê khai lên tờ khai bổ sung

– Hạch toán chênh lệch của số lượng, đơn giá, thành tiền so với Hóa đơn gốc:

Hóa đơn thay thế TĂNG số lượng, đơn giá, thành tiền chênh lệch so với Hóa đơn gốc

Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán tăng thêm Giá trị tồn kho

Vào Chứng từ mua hàng qua kho chọn Không kèm hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán tăng Giá vốn hàng bán

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, tab Kê khai không tích có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

Hóa đơn thay thế GIẢM số lượng, đơn giá, thành tiền chênh lệch so với Hóa đơn gốc

Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán giảm Giá trị tồn kho

Vào chứng từ Trả lại hàng mua chọn Không có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán giảm Giá vốn hàng bán

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, tab Kê khai không tích có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

Bước 3: Lập Tờ khai bổ sung thuế GTGT cho kỳ có hóa đơn bị thay thế

Ví dụ: Ngày 20/07/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000426 thay thế cho hóa đơn số 00000023

Lập Tờ khai bổ sung thuế GTGT
Tại tab Bảng kê mua vào:

– Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ, tích chọn hóa đơn thay thế lên bảng kê:

– Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) về Giá trị HHDV mua vào =0, Tiền thuế =0

=> Số liệu tự động tổng hợp lên tab Tờ khai điều chỉnh chỉ tiêu [23] [24] [25]

Sau khi cất Tờ khai bổ sung sẽ có nút Hạch toán điều chỉnh, để hạch toán điều chỉnh tiền thuế GTGT là số chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Kê khai

Trường hợp 1: Chưa lập tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh Hóa đơn gốc ( Hóa đơn đã bị thay thế)

Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế CÙNG KỲ kê khai thuế

Khi lập Tờ khai thuế GTGT lần đầu, hóa đơn sẽ tự động lên bảng kê.

Ví dụ: Ngày 20/07/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000426 thay thế cho hóa đơn số 00000023. Hóa đơn số 00000426 sẽ tự động lên bảng kê:

Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế KHÔNG CÙNG KỲ kê khai thuế

Khi lập Tờ khai thuế GTGT lần đầu, bạn cần thực hiện chọn hóa đơn thay thế khác kỳ lên bảng kê mua vào.

Ví dụ: Ngày 01/08/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000789 thay thế cho hóa đơn số 00000023. Khi lập tờ khai thuế tháng 7 lần đầu, bạn thực hiện Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ tích hóa đơn 00000789 lên bảng kê.

Trường hợp 2: Đã lập tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh Hóa đơn gốc ( Hóa đơn đã bị thay thế)

Bạn lập tờ khai bổ sung cho kỳ phát sinh Hóa đơn gốc ( Hóa đơn đã bị thay thế). Tại phụ lục bảng kê mua vào thực hiện chọn hóa đơn thay thế khác kỳ lên bảng kê

Ví dụ: Ngày 01/08/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000789 thay thế cho hóa đơn số 00000023.

Lập Tờ khai bổ sung thuế GTGT tháng 7/2025
Tại tab Bảng kê mua vào:

– Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ, tích chọn hóa đơn thay thế lên bảng kê:

– Sửa Hóa đơn gốc(Hóa đơn đã bị thay thế) về Giá trị HHDV mua vào =0, Tiền thuế =0

=> Số liệu tự động tổng hợp lên tab Tờ khai điều chỉnh chỉ tiêu [23] [24] [25]

Sau khi cất Tờ khai bổ sung sẽ có nút Hạch toán điều chỉnh, để hạch toán điều chỉnh tiền thuế GTGT là số chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Hướng dẫn xử lý và hạch toán sau khi lập tờ khai bổ sung thuế GTGT. Xem hướng dẫn Tại đây

Cập nhật 13/08/2025

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với gần 350.000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng

Giải đáp miễn phí qua Facebook

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng

Đăng bài ngay

Tôi nhận được hóa đơn đầu vào là Hóa đơn thay thế thì Hạch toán và Kê khai như thế nào?

1. Mô tả

2. Căn cứ pháp lý