Khi ghi sổ chương trình cảnh báo chứng từ hạch toán thiếu thông tin (Khách hàng, Tài khoản ngân hàng, Hợp đồng…) thì phải làm thế nào?

Biểu hiện: Ghi sổ chứng từ, phần mềm cảnh báo “Ghi sổ không thành công. Tài khoản 131 chi tiết theo Khách hàng, đối tượng <…> không phải là Khách hàng. Vui lòng chọn lại đúng Khách hàng/Đối tượng.”

Cách xử lý: Anh/Chị kiểm tra đối tượng trên danh mục được khai báo đã đúng loại Khách hàng chưa.

• Nếu khai báo nhầm loại đối tượng thì sửa và chọn lại đối tượng đúng.
• Trường hợp mã đối tượng đang khai báo ở danh mục Nhà cung cấp và đồng thời là Khách hàng thì Anh chị ấn Sửa mã đối tượng ở danh mục Nhà cung cấp, tích vào ô Là khách hàng.

Biểu hiện: Ghi sổ chứng từ, phần mềm cảnh báo “Ghi sổ không thành công. Tài khoản 331 chi tiết theo Nhà cung cấp, đối tượng <…> không phải là Nhà cung cấp. Vui lòng chọn lại đúng Nhà cung cấp/Đối tượng”

Cách xử lý: Anh/Chị kiểm tra đối tượng trên danh mục được khai báo đã đúng loại Nhà cung cấp chưa.

• Nếu khai báo nhầm loại đối tượng thì sửa và chọn lại đối tượng đúng.
• Trường hợp mã đối tượng đang khai báo ở danh mục Khách hàng và đồng thời là Nhà cung cấp thì Anh chị ấn Sửa mã đối tượng ở danh mục Khách hàng, tích vào ô Là nhà cung cấp.

Biểu hiện: Ghi sổ chứng từ bán hàng, phần mềm cảnh báo <Nhân viên bán hàng đang để trống. Bạn có muốn cất không?>

Nguyên nhân: Do trong Các tiện ích và thiết lập / Tùy chọn / Tùy chọn chung / Tại mục Bán hàng, đang thiết lập dòng Cảnh báo khi không chọn nhân viên bán hàng trên chứng từ là Có và trên chứng từ bán hàng đang để trống Nhân viên bán hàng.

Cách xử lý: 

• Nếu đơn vị không có nhu cầu theo dõi, thống kê theo nhân viên bán hàng thì vào Các tiện ích và thiết lập / Tùy chọn / Tùy chọn chung / Tại mục Bán hàng, sửa lại tùy chọn Cảnh báo khi không chọn nhân viên bán hàng trên chứng từ là Không/ Nhấn Cất. Sau đó quay lại ghi sổ chứng từ bán hàng
• Nếu đơn vị cần theo dõi, thống kê theo nhân viên bán hàng thì bổ sung thông tin nhân viên bán hàng vào chứng từ bán hàng, sau đó nhấn Cất

Biểu hiện: Ghi sổ chứng từ phần mềm cảnh báo <Ghi sổ không thành công. Tài khoản 112 chi tiết theo Tài khoản ngân hàng. Vui lòng bổ sung thông tin Tài khoản ngân hàng>

Nguyên nhân: Do tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng được theo dõi chi tiết theo Tài khoản ngân hàng, trên chứng từ hạch toán để trống Tài khoản ngân hàng nên phần mềm cảnh báo

Cách xử lý: Anh chị bổ sung thông tin số tài khoản ngân hàng vào chứng từ

• Trên các chứng từ mua hàng, bán hàng thì thông tin số Tài khoản ngân hàng thường được đặt trong mục Thông tin chung (Tài khoản chi / Nộp vào tài khoản).

• Trên một số chứng từ như Phiếu thu, Phiếu chi, Chứng từ nghiệp vụ khác… thông tin số Tài khoản ngân hàng được đặt trong tab Hạch toán, cột TK ngân hàng.

• Hiện tại phần mềm có thể thiết lập ngầm định số tài khoản ngân hàng trên chứng từ thu / chi tiền gửi, các loại chứng từ khác như Phiếu thu, Phiếu chi, Chứng từ nghiệp vụ khác… chưa hỗ trợ thiết lập ngầm định. Anh chị vẫn cần chọn thông tin số tài khoản ngân hàng thủ công

Biểu hiện: Ghi sổ chứng từ phần mềm cảnh báo thiếu thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Công trình, Đơn đặt hàng , Hợp đồng, Đơn vị, Khoản mục chi phí, Đối tượng THCP, Mã thống kê…

Nguyên nhân: Do một số tài khoản như 1388, 3388, 341, 141, 154,… có tích theo dõi chi tiết theo Đối tượng, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Đơn vị, Khoản mục chi phí, Đối tượng THCP, Mã thống kê… trong danh mục / hệ thống tài khoản -> mỗi khi hạch toán tài khoản này trên chứng từ, chương trình sẽ yêu cầu phải chọn thông tin chi tiết tương ứng thì mới có thể Cất được chứng từ.

Giải pháp: 

• Trường hợp các tài khoản hạch toán liên quan không có nhu cầu theo dõi chi tiết theo một thông tin nào đó thì thực hiện như sau:

Bước 1:  Vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản.

Bước 2:  Chọn tài khoản muốn thiết lập.

Bước 3: Tại mục Theo dõi chi tiết theo, không tích chọn thông tin không muốn theo dõi.

Bước 4: Nhấn Cất => Khi hạch toán tài khoản này chương trình sẽ không yêu cầu phải chọn thông tin chi tiết vừa thiết lập nữa.

• Trường hợp các tài khoản hạch toán liên quan có nhu cầu theo dõi chi tiết thì Anh chị bổ sung thông tin bị thiếu vào chứng từ

Nguyên nhân: Do chứng từ hạch toán không điền thông tin hóa đơn bên tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế nhưng lại tích chọn Có hóa đơn

Cách xử lý: Nếu nghiệp vụ hạch toán không có kê khai hóa đơn và hạch toán thuế thì bỏ tích chọn Có hóa đơn bên tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế

Biểu hiện: Ghi sổ chứng từ phần mềm cảnh báo <Ghi sổ không thành công. Tài khoản 141 chi tiết theo Nhân viên. Vui lòng bổ sung thông tin Nhân viên/Đối tượng>

Nguyên nhân: Do tài khoản 141 – Tạm ứng được tích chọn theo dõi chi tiết theo Đối tượng – Nhân viên, trên chứng từ hạch toán để trống Nhân viên nên phần mềm cảnh báo

Cách xử lý: 

• Trường hợp TK 141 không có nhu cầu theo dõi chi tiết theo nhân viên thì thực hiện như sau:

Bước 1:  Vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản.

Bước 2:  Chọn tài khoản 141 \ nhấn Sửa tại cột Chức năng

Bước 3: Tại mục Theo dõi chi tiết theo, bỏ tích chọn mục Đối tượng.

Bước 4: Nhấn Cất => Khi hạch toán tài khoản 141 chương trình sẽ không yêu cầu phải chọn thông tin chi tiết nhân viên nữa.

• Trường hợp TK 141 có nhu cầu theo dõi chi tiết theo nhân viên thì Anh chị bổ sung thông tin bị thiếu vào chứng từ
  • Trên các chứng từ thuộc phân hệ Mua hàng, Bán hàng, thông tin nhân viên được đặt trong mục Thông tin chung (nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng)
  • Trên các chứng từ thuộc phân hệ còn lại như Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp…, thông tin nhân viên được nhập tại trường Đối tượng (hoặc Nhân viên)
  • Nếu không thấy trường Đối tượng trên chứng từ, Anh chị thực hiện tùy chỉnh mẫu chứng từ để hiển thị cột theo hướng dẫn tại đây