Tôi muốn xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân không có mã số thuế thì làm thế nào?

Bài viết này giúp Anh/Chị nắm được quy trình lập và phát hành hóa đơn cho khách hàng cá nhân không có mã số thuế trên phần mềm, giúp giảm thao tác nhập liệu, thuận tiện khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách lẻ, khách mua tại cửa hàng, siêu thị, website,…

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân”.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.”

“l) Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.”

Vậy có thể hiểu:

➤ Trường hợp người mua có kinh doanh: thì phải thể hiện đủ tên, địa chỉ và MST

➤ Trường hợp người mua là người tiêu dùng, không kinh doanh: thì Không có Mã số thuế (MST) thì không phải điền MST; Nếu bán hàng tại Siêu thị, TTTM, cửa hàng xăng dầu, casino, trò chơi điện tử có thưởng thì không phải điền thông tin người mua (tên, địa chỉ, MST); Nếu sử dụng Hóa đơn máy tính tiền thì thông tin người mua không bắt buộc.

=> Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Kể cả trường hợp: người mua là cá nhân, khách lẻ hoặc người mua không lấy hóa đơn thì người bán vẫn phải xuất hóa đơn và trên hóa đơn phải có đầy đủ thông tin theo quy định

Ngoài ra, Theo phản hồi của Cục Thuế tỉnh Tây Ninh trả lời độc giải trên Cổng thông tin Bộ Tài chính (Mã câu hỏi: 020326-16) về việc lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử như sau:

Tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, quy định như sau:

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

… 6. Sửa đổi, bổ sung khoản 1… Điều 9… như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 1… như sau:

“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”.

Tại điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

… 7. Sửa đổi, bổ sung khoản 5… Điều 10… như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 5 như sau:

“5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân”.

Tại khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

“… 8. Sửa đổi tên Điều 11 và sửa đổi, bổ sung Điều 11 như sau:

Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiển:

… 3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);

c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khẩu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;

d) Thời điểm lập hóa đơn;

đ) Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử”.

Tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Điều 6. Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác

1. Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khác với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác được lập hóa đơn theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại điểm b khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) bao gồm: sản phẩm phái sinh theo quy định của pháp luật về các tổ chức tín dụng, pháp luật về chứng khoán và pháp luật về thương mại được quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng, dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp, dịch vụ của sở giao dịch hàng hóa, dịch vụ thông tin tín dụng, dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi (đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức)”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp công ty  bán khoảng 1.000 đơn hàng trong ngày thì thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Khi lập hoá đơn, công ty không được ghi nội dung “Người mua không lấy hóa đơn” thay thế các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Trường hợp công ty có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các nội dung trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thực hiện theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Người mua là cá nhân, khách lẻ hoặc người mua không lấy hóa đơn thì người bán vẫn phải xuất hóa đơn và trên hóa đơn phải có đầy đủ thông tin theo quy định. Các bước lập hóa đơn cho khách hàng cá nhân không có mã số thuế như sau:

Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng, khai báo thông tin khách hàng cá nhân mới (Trên giao diện chi tiết thông tin khách hàng, chọn Cá nhân)

• Lưu ý: Trường hợp người mua là người tiêu dùng, khách lẻ, không kinh doanh và không cung cấp thông tin thì không bắt buộc nhập thông tin trường như Tên người mua, địa chỉ người mua hay CCCD người mua

Bước 2: Lập Chứng từ bán hàng kèm hóa đơn: Tại cột Mã khách hàng, chọn đúng mã khách hàng cá nhân đã tạo ở bước 1

• Trường hợp người mua có kinh doanh: thì phải thể hiện đủ tên, địa chỉ và MST
• Trường hợp người mua là người tiêu dùng, không kinh doanh: thì Không có Mã số thuế (MST) thì không phải điền MST; Nếu bán hàng tại Siêu thị, TTTM, cửa hàng xăng dầu, casino, trò chơi điện tử có thưởng thì không phải điền thông tin người mua (tên, địa chỉ, MST); Nếu sử dụng Hóa đơn máy tính tiền thì thông tin người mua không bắt buộc.
  • Tên người mua: ví dụ: Nguyễn Văn A
  • Mã số thuế: Để trống (vì khách hàng không có MST).
  • Tên đơn vị: Để trống tên đơn vị khi xuất hóa đơn cho khách lẻ, cá nhân không kinh doanh, không có mã số thuế.
  • Địa chỉ: Không bắt buộc nhập.

Xem chi tiết cách lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn tại đây.

Bước 3: Chuyển sang tab Hóa đơn, chọn chức năng Xem hóa đơn. Trên hóa đơn sẽ hiển thị thông tin khách hàng cá nhân đã tạo.

Nếu trên hóa đơn Anh chị không thấy hiển thị thông tin Họ tên người mua hàng mặc dù đã khai báo khách hàng cá nhân như hướng dẫn thì kiểm tra như sau:

• Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung 
• Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, kiểm tra dòng Thiết lập các thông tin không đẩy vào XML khi phát hành hóa đơn, nếu đang chọn Họ và tên người mua hàng thì Anh chị nhấn dấu x để bỏ chọn đi
• Bước 3: Nhấn Cất

Sau đó Anh chị kiểm tra lại hóa đơn trước khi phát hành