Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến công nợ khách hàng?

Doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu của khách hàng. Tuy nhiên, khách hàng phát sinh các sự kiện như vỡ nợ, tai nạn hoặc tử vong dẫn đến việc không còn khả năng thanh toán, khiến khoản công nợ không thể thu hồi.

Giải pháp: Trường hợp bên mua mất khả năng thanh toán công nợ, tham khảo hướng xử lý như sau:

• Bước 1: Hạch toán bổ sung dự phòng nợ phải thu khó đòi
  Vào phân hệ Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác: Nợ TK 642 / Có TK 2293
• Bước 2: Hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi khi xác định không thể thu hồi được:
  Vào phân hệ Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác: Nợ TK 2293 / Có TK 131, đối tượng có chọn mã khách hàng

Lưu ý: Nếu theo dõi công nợ theo hóa đơn, thực hiện thêm bước Đối trừ chứng từ theo hướng dẫn tại đây

Doanh nghiệp đã nhập số dư đầu kỳ công nợ khách hàng nhưng sau đó phát hiện nhập sai hoặc không còn nhu cầu theo dõi khoản công nợ này.

Giải pháp: Để xóa số dư đầu kỳ công nợ khách hàng, thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\Công nợ khách hàng
• Bước 2: Trên danh sách số dư công nợ, tích chọn vào dòng công nợ của đối tượng cần xóa, nhấn vào dấu ▼ ở cột Chức năng chọn Xóa
• Bước 3: Trên bảng thông báo, nhấn Có. Sau đó kiểm tra lại báo cáo công nợ.

Đơn vị đã làm chứng từ thu tiền khách hàng nhưng trên danh sách đơn đặt hàng không hiện số thực thu là do trên chứng từ thu tiền khách hàng chưa chọn số đơn đặt hàng tương ứng

Cách xử lý: Mở chứng từ thu tiền khách hàng \ nhấn Bỏ ghi \ Sửa \ Tại cột Đơn đặt hàng, chọn số đơn hàng tương ứng \ nhấn Cất

Nếu không thấy cột đơn đặt hàng trên chứng từ, Anh chị có thể hiển thị cột theo hướng dẫn tại đây

Anh chị tham khảo hướng dẫn tại đây

Để gửi biên bản đối chiếu công nợ (hoặc thông báo công nợ) có ký điện tử cho khách hàng Anh chị thực hiện như sau

Bước 1: Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo công nợ khách hàng \ chọn Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ (hoặc Thông báo công nợ)

Bước 2: Chọn tham số mở báo cáo

Bước 3: Xuất báo cáo ra file Excel hoặc PDF (nếu cần xuất ra file PDF thì có thể chọn Xem báo cáo qua trình in của AMIS kế toán / Xuất khẩu)

Bước 4: Ký số trên file báo cáo đã xuất khẩu

Bước 5: Gửi email file báo cáo đã ký điện tử cho khách hàng

Trường hợp khách hàng chuyển nhầm tiền hai lần vào tài khoản công ty và Anh chị đã làm chứng từ Thu tiền gửi, hạch toán Nợ TK 112 / Có TK 131 – số tiền thực tế khách hàng chuyển

-> Khi chuyển trả lại phần bị chuyển dư cho khách hàng, Anh chị vào phân hệ Tiền gửi / Chi tiền, hạch toán Nợ TK 131 / Có TK 112 – số tiền khách hàng chuyển dư

Lưu ý: Nếu theo dõi công nợ theo hóa đơn, thực hiện thêm bước Đối trừ chứng từ theo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Đã sửa mã khách hàng trên chứng từ sang mã khách hàng khác nhưng khi xem báo cáo công nợ vẫn hiển thị công nợ ở mã khách hàng cũ

Nguyên nhân: Do mã khách hàng ở phần thông tin chung không khớp với mã đối tượng ở bảng chi tiết hàng hóa dịch vụ. Lỗi này thường xảy ra khi đơn vị nhân bản chứng từ bán hàng từ một phiếu bán hàng của khách hàng khác, sau đó sửa lại mã khách hàng ở thông tin chung -> thông tin đối tượng chi tiết chưa cập nhật lại

Giải pháp:

Bước 1: Trên chứng từ bán hàng, chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện / Sửa mẫu hiện tại / tại mục Hàng tiền, nhấn Hiển thị thêm, sau đó tích chọn hiển thị các cột Đối tượng và Tên đối tượng / Nhấn Cất.

Bước 2: Đối chiếu Mã khách hàng ở phần thông tin chung với mã ở cột Đối tượng.

Nếu 2 thông tin khác nhau thì Anh chị nhấn bỏ ghi / sửa chứng từ, chọn lại cột Đối tượng về mã khách hàng đúng / Nhấn Cất

Bước 3: Kiểm tra lại báo cáo công nợ

Vấn đề: Trường hợp đã lập chứng từ bán hàng hoặc nhập hóa đơn nhưng khi xem Báo cáo công nợ phải thu khách hàng lại không thấy hiển thị hóa đơn đó.

Nguyên nhân: Báo cáo công nợ phải thu được tổng hợp theo các nguyên tắc sau:

1. Chứng từ đã được ghi sổ.

2. Có chọn mã đối tượng khách hàng tại phần Thông tin chung và mã đối tượng này phải khớp với đối tượng ở tab Hạch toán.

3. Có hạch toán vào tài khoản công nợ phải thu (ví dụ: TK 131).

4. Chứng từ có phát sinh giá trị thành tiền.

Vì vậy, nếu chứng từ chỉ nhập mặt hàng và số lượng nhưng chưa có đơn giá/thành tiền, hoặc thiếu một trong các điều kiện trên, thì hệ thống sẽ không ghi nhận công nợ và báo cáo sẽ không hiển thị số liệu.

Giải pháp:

Anh/Chị kiểm tra lại chứng từ theo các nội dung sau:

• Đảm bảo chứng từ đã được ghi sổ.

• Kiểm tra đã chọn đúng mã khách hàng ở cả Thông tin chung và tab Hạch toán.

• Kiểm tra đã hạch toán vào TK 131 (hoặc tài khoản công nợ phải thu tương ứng).

• Bổ sung giá trị trên chứng từ.

Sau khi hoàn tất các điều kiện trên và ghi sổ lại chứng từ, hóa đơn sẽ hiển thị đầy đủ trên Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.

Vấn đề: Khi sử dụng chức năng Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng, sau khi nhấn Thu tiền, phần mềm sẽ tự động sinh ra Phiếu thu tiền và chuyển sang màn hình chứng từ phiếu thu. Điều này khiến Anh/Chị phải thao tác lại từ đầu nếu muốn tiếp tục thu tiền cho các khách hàng khác.

Giải pháp: Để quay lại giao diện Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Sau khi phần mềm sinh Phiếu thu tiền, nhấn Cất (không chọn Cất và đóng).

• Nhấn biểu tượng dấu X ở góc trên bên phải để đóng phiếu thu.

• Hệ thống sẽ quay lại màn hình Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng.

• Chọn lại tham số cần lọc và nhấn Lấy dữ liệu để tiếp tục thực hiện thu tiền (nếu cần).