Làm thế nào để lấy số dư từ dữ liệu năm trước sang năm hiện tại?

Trong một số trường hợp, dữ liệu kế toán của doanh nghiệp được quản lý thành các dữ liệu riêng cho từng năm tài chính. Khi đó, để đảm bảo số liệu được tiếp nối giữa các năm, kế toán cần lấy lại số dư cuối kỳ của năm trước để cập nhật làm số dư đầu kỳ cho năm hiện tại.

Việc cập nhật này có thể áp dụng đối với các thông tin như: số dư tài khoản, công nợ phải thu – phải trả, tồn kho vật tư hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang…

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách cập nhật số dư đầu kỳ từ dữ liệu năm trước sang dữ liệu năm hiện tại khi doanh nghiệp đang làm việc trên các dữ liệu năm được tách riêng.

Lưu ý: Tính năng Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước sẽ cập nhật lại số dư tính đến [ngày bắt đầu dữ liệu hiện tại -1] trên dữ liệu năm trước sang dữ liệu hiện tại.

Ví dụ: Dữ liệu hiện tại có ngày bắt đầu dữ liệu là 01/01/2026, dữ liệu năm trước có ngày bắt đầu là 01/01/2025 => Khi cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước sang dữ liệu hiện tại, phần mềm sẽ cập nhật số dư tính đến hết ngày 31/12/2025 trên dữ liệu năm trước sang dữ liệu hiện tại.

Để thực hiện Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước, cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập, chọn Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước:

Bước 2: Tại trường Dữ liệu nguồn, chọn dữ liệu của năm trước cần lấy số dư:

Bước 3: Tại mục Cập nhật số dư cho chi nhánh, chọn chi nhánh cần cập nhật số dư sang dữ liệu năm hiện tại.

Bước 4: Tại mục Chọn loại số dư, tích chọn các loại số dư cần cập nhật từ dữ liệu năm trước, ví dụ:

• Số dư tài khoản
• Số dư tài khoản ngân hàng
• Số dư tồn kho
• Công nợ khách hàng
• Công nợ nhà cung cấp
• Công nợ nhân viên
• Tài sản cố định
• Công cụ dụng cụ
• Chi phí trả trước
• Chi phí dở dang

Có thể chọn Chọn tất cả nếu muốn cập nhật toàn bộ các loại số dư.

Bước 5: Nhấn Thực hiện để hệ thống cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước sang dữ liệu năm hiện tại.

Lưu ý: 

• Sau khi cập nhật Số dư tồn kho từ dữ liệu năm trước có thể xảy ra sai lệch về giá xuất kho. Bạn cần tiến hành tính lại giá xuất kho để đảm bảo tính chính xác.
• Sau khi cập nhật Chi phí dở dang đầu kỳ từ dữ liệu năm trước có thể xảy ra sai lệch về giá thành sản phẩm. Bạn cần tiến hành tính lại giá xuất kho để đảm bảo tính chính xác.