Làm thế nào để nhập khẩu Excel mã quy cách trên AMIS Kế toán?

Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu\Tồn kho vật tư, hàng hóa và CCDC

Bước 2: Tại giao diện nhấn mũi tên cạnh Nhập tồn kho, chọn Nhập tồn kho vật tư, hàng hóa từ Excel

Bước 3: Tải tệp mẫu để điền thông tin, đối với nhập khẩu excel mã quy cách chọn Tải tệp mẫu đầy đủ

Bước 4: Sau khi tải tệp mẫu đầy đủ, anh/chị mở file Excel và điền thông tin vào các cột tương ứng:

• Khai báo thông tin hàng hóa: Điền các thông tin chung của hàng hóa như Mã kho, Mã hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Giá trị, Số lô, Hạn sử dụng,.... Trong đó Mã kho và Mã hàng phải trùng với danh mục đã khai báo trên phần mềm.
• Khai báo chi tiết theo mã quy cách: Tại phần Chi tiết theo mã quy cách, khai báo tồn kho theo từng quy cách của hàng hóa:
  • Nhập Số lượng theo mã quy cách tương ứng với từng quy cách.
  • Nhập thông tin tại các cột Mã quy cách 1, Mã quy cách 2, Mã quy cách 3, Mã quy cách 4 theo các thuộc tính quy cách của hàng hóa.
  • Mỗi dòng tương ứng với một mã quy cách. Nếu một hàng hóa có nhiều mã quy cách thì lặp lại Mã kho và Mã hàng để khai báo trên nhiều dòng.
  • Tổng Số lượng theo các mã quy cách phải khớp với Số lượng tồn kho của hàng hóa đã khai báo ở phần thông tin chung.

Bước 5: Tải file lên phần mềm và thực hiện Ghép dữ liệu.

• Nếu một số cột chưa hiển thị, chọn Ẩn/hiện thông tin, tích hiển thị cột cần dùng Đồng ý.
• Nếu dùng đúng file mẫu, chương trình sẽ tự động ghép cột dữ liệu.

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu để điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 7: Thông báo kết quả nhập liệu

Lưu ý: Trường hợp đã nhập khẩu excel hoàn thành, sau đó phát hiện sai sót cần nhập khẩu lại, Anh chị cần xóa các số dư đã nhập khẩu trước đó đi rồi mới thực hiện lại thao tác

Bước 1: Vào phân hệ cần lập chứng từ (ví dụ: Bán hàng, Mua hàng, Kho…) và lập chứng từ trước bằng một trong hai cách:

• Nhập chứng từ từ Excel (nhấn ▼ cạnh nút Thêm → Nhập từ Excel)
• Hoặc nhập thủ công trực tiếp trên phần mềm

(Lưu ý: Ở bước này chưa cần khai báo mã quy cách.)

Bước 2: Sau khi đã có chứng từ, thực hiện nhập khẩu Excel mã quy cách cho các chứng từ đó:

• Tải file mẫu nhập mã quy cách.
• Khai báo các thông tin như Loại chứng từ, Số chứng từ, Mã hàng, Mã kho, Mã quy cách, Số lượng.
• Mỗi dòng tương ứng với một mã quy cách của hàng hóa. Nếu một hàng hóa có nhiều quy cách thì lặp lại Số chứng từ và Mã hàng trên nhiều dòng.
• Tổng số lượng theo các mã quy cách phải khớp với số lượng hàng hóa đã khai báo ở Bước 1
• Số chứng từ trên file Excel phải trùng với chứng từ đã lập trên phần mềm.

Bước 3: Tải file lên phần mềm, thực hiện ghép dữ liệu và kiểm tra dữ liệu hợp lệ.

Bước 4: Hệ thống thông báo kết quả nhập liệu, anh/chị kiểm tra lại chứng từ sau khi nhập khẩu.

Lưu ý:

• Với chứng từ bán hàng và xuất kho, chức năng nhập khẩu Excel mã quy cách chỉ áp dụng khi đơn vị sử dụng phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước – Xuất trước (NT-XT). Không áp dụng với phương pháp tính giá xuất kho đích danh do khi xuất kho cần lựa chọn chứng từ nhập tương ứng.

• Chức năng này áp dụng cho các chứng từ: Chứng từ mua hàng, Nhập kho, Chuyển kho, Chứng từ bán hàng, Xuất kho. Không áp dụng cho các chứng từ: Đơn mua hàng, Báo giá, Đơn đặt hàng, Hàng bán bị trả lại,…

Nhập khẩu excel mã quy cách cho chứng từ bán hàng, xuất kho báo “Mã quy cách <> không tồn tại”

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra lại theo các bước như sau:

Bước 1: Mở file Excel nhập khẩu và xác định các dòng đang báo lỗi “Mã quy cách … không tồn tại” trên màn hình kiểm tra dữ liệu.

Bước 2: Kiểm tra mã quy cách đã khai báo trên phần mềm:

• Vào Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa theo mã quy cách để xem các mã quy cách đã phát sinh khi nhập kho hoặc tồn kho.
• Đối chiếu các giá trị Mã quy cách 1, Mã quy cách 2, Mã quy cách 3… trên file Excel với các mã quy cách đang có trên phần mềm.
• Trường hợp các mã quy cách đã khớp, kiểm tra thêm độ dài mã quy cách, đảm bảo không vượt quá 50 ký tự.

Bước 3: Chỉnh sửa lại file Excel cho đúng, sau đó thực hiện nhập khẩu lại file Excel.

Nhập khẩu excel mã quy cách cho chứng từ, tồn kho báo lỗi “Số lượng mã quy cách phải bằng số lượng của vật tư hàng hóa”

Nguyên nhân: File Excel khai báo tổng số lượng theo mã quy cách không khớp với số lượng hàng hóa đã khai báo.

Giải pháp: Khai báo chi tiết theo mã quy cách trên file mẫu và đảm bảo: Tổng số lượng của các mã quy cách phải bằng với số lượng hàng hóa đã khai báo.

Cách khai báo:

• Mỗi dòng tương ứng với một mã quy cách.
• Khai báo các cột Mã quy cách theo đúng thuộc tính của hàng hóa.
• Nếu một hàng hóa có nhiều mã quy cách:
  • Lặp lại Mã kho và Mã hàng trên nhiều dòng.
  • Các cột Đơn vị tính, Số lượng, Giá trị chỉ nhập ở dòng trên cùng.
  • Các dòng bên dưới chỉ khai báo thông tin mã quy cách.

Nhập khẩu excel mã quy cách cho chứng từ báo lỗi “Mã hàng không tồn tại trên chứng từ”

Nguyên nhân: Do mã hàng trên danh mục Vật tư, hàng hóa đang có dấu cách ở phía trước hoặc phía sau, nên khi nhập khẩu Excel phần mềm không nhận diện trùng với mã hàng trên chứng từ và báo lỗi

Giải pháp: Anh/chị thực hiện kiểm tra và xử lý như sau:

Bước 1: Vào Danh mục \ Vật tư, hàng hóa.Tìm đến mã hàng đang cảnh báo lỗi.

Bước 2: Kiểm tra lại trường Mã hàng, xóa các dấu cách thừa ở đầu hoặc cuối mã (nếu có) và cất lại danh mục.

Bước 3: Thực hiện nhập khẩu Excel và kiểm tra lại.