Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Quản lý dữ liệu

Đơn vị muốn tạo một thư mục dữ liệu kế toán mới, trong đó: lấy chứng từ phát sinh từ dữ liệu A, lấy số dư đầu kỳ từ dữ liệu B.

Giải pháp: Trường hợp đơn vị muốn tạo 1 dữ liệu mới và lấy chứng từ phát sinh từ dữ liệu A và lấy số dư đầu kỳ từ dữ liệu B sang dữ liệu mới này, thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tạo mới dữ liệu kế toán theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Thực hiện lấy chứng từ từ dữ liệu A sang bằng tính năng Lấy chứng từ từ dữ liệu khác theo hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Thực hiện lấy số dư đầu kỳ từ dữ liệu B:

• Nếu dữ liệu mới và dữ liệu B có ngày bắt đầu dữ liệu trùng nhau (ví dụ 2 dữ liệu đều là năm 2025), thực hiện thao tác lấy số dư đầu kỳ giống như lấy chứng từ ở bước 2.
• Nếu dữ liệu mới và dữ liệu B có ngày bắt đầu dữ liệu khác nhau (ví dụ dữ liệu mới năm 2025, dữ liệu B năm 2024), cần tách năm 2025 của dữ liệu B thành dữ liệu C rồi thực hiện lấy số dư đầu kỳ từ dữ liệu C sang dữ liệu mới.

Lưu ý: Để tách năm 2025 của dữ liệu B thành dữ liệu C, thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Sau khi thực hiện tách xong, thực hiện lấy số dư từ dữ liệu C tương tự bước 2.

Trường hợp đã thực hiện lấy dữ liệu xong nhưng báo lỗi, tham khảo hướng dẫn tại đây.

Đơn vị đang nhập liệu kế toán từ năm N (ví dụ: năm 2025). Sau đó phát sinh nhu cầu tạo thêm dữ liệu kế toán từ năm N-1 (ví dụ: năm 2024). Có thắc mắc về việc sau có thể ghép dữ liệu của hai năm (2024 và 2025) vào cùng một dữ liệu hay không.

Trả lời: Có thể ghép dữ liệu của 2 năm vào cùng một dữ liệu kế toán với điều kiện 2 dữ liệu có cùng chế độ kế toán, bằng chức năng Lấy chứng từ từ dữ liệu khác, thực hiện như sau:

Bước 1: Trên dữ liệu kế toán năm trước, vào Các tiện ích và thiết lập, chọn Lấy chứng từ từ dữ liệu khác.

Bước 2: Chọn dữ liệu kế toán năm sau rồi nhấn Đồng ý, sau đó chọn chi nhánh cần lấy tương ứng (nếu có).

Bước 3: Tại giao diện Lấy chứng từ từ dữ liệu khác:

• Tại tab Chứng từ: Khai báo khoảng thời gian cần lấy dữ liệu. Có thể chọn lấy theo loại chứng từ hoặc chọn chứng từ chi tiết.
• Tại tab Danh mục: Chọn các loại danh mục cần lấy lên. Có thể tích Chọn tất cả danh mục để lấy lên tất cả các danh mục.

Lưu ý: Không tích chọn lấy Số dư đầu kỳ.

Bước 4: Sau khi thiết lập xong các thông tin, nhấn Thực hiện. Chọn một trong ba tùy chọn Lấy và ghi sổ, Lấy và không ghi sổ hoặc Lấy và giữ nguyên trạng thái ghi sổ/chưa ghi sổ theo nhu cầu.

Có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết tại bài viết Lấy chứng từ từ dữ liệu khác.

Dữ liệu kế toán hiện tại có ngày bắt đầu dữ liệu là 1/1/N và đã nhập phát sinh. Sau đó phát sinh nhu cầu nhập bổ sung dữ liệu cho năm N-1.

Giải pháp: Trường hợp này, anh/chị có thể tham khảo 2 phương án xử lý sau:

– Cách 1: Sửa lại ngày bắt đầu dữ liệu về 1/1/N-1 (Áp dụng khi chưa phát sinh dữ liệu hạch toán)

• Trước khi sửa ngày bắt đầu dữ liệu, bắt buộc phải xóa toàn bộ phát sinh (bao gồm Chứng từ, Số dư đầu kỳ)

• Sau khi dữ liệu trống, anh/chị thực hiện sửa Ngày bắt đầu dữ liệu về 1/1/N-1 và nhập lại dữ liệu từ đầu.

Lưu ý: Cách này ảnh hưởng trực tiếp đến dữ liệu đã làm, cần cân nhắc trước khi thực hiện.

– Cách 2: Tạo dữ liệu kế toán mới hoặc Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước (trường hợp đã có dữ liệu năm N-2 trên phần mềm). Khi đó dữ liệu năm N-1 và dữ liệu năm N sẽ độc lập với nhau.

Sau khi hoàn thành nhập liệu các năm, nếu có nhu cầu gộp dữ liệu, anh/chị có thể sử dụng chức năng Lấy chứng từ từ dữ liệu khác để lấy chứng từ từ dữ liệu năm N sang dữ liệu năm N-1

MISA khuyến nghị Anh/chị nên sử dụng cách 2 để không ảnh hưởng tới các chứng từ đã làm.

Đơn vị có nhu cầu hạch toán, nhập lại chứng từ của các năm trước vào phần mềm kế toán, nhưng chưa rõ phần mềm có cho phép hay không và cần thực hiện như thế nào.

Giải pháp: Để hạch toán các năm trước vào phần mềm Anh chị thực hiện kiểm tra thông tin ngày bắt đầu dữ liệu đã khai báo

• Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung.
• Bước 2: Tại mục Chế độ kế toán, xem thông tin Ngày bắt đầu dữ liệu.

– Trường hợp 1: ngày bắt đầu dữ liệu hiện tại > ngày bắt đầu muốn hạch toán từ các năm trước (ví dụ: đơn vị muốn hạch toán lại chứng từ từ 1/1/2022 nhưng ngày bắt đầu dữ liệu hiện tại là 1/1/2025)

→ Anh chị có thể thực hiện sửa lại ngày bắt đầu dữ liệu về ngày muốn hạch toán từ các năm trước. Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

• Trước khi sửa ngày bắt đầu dữ liệu, bắt buộc phải xóa toàn bộ phát sinh (bao gồm Chứng từ, Số dư đầu kỳ)
• Nếu không muốn chỉnh sửa lại trên dữ liệu hiện tại (do đã có phát sinh nhiều chứng từ), Anh chị có thể thực hiện tạo 1 dữ liệu kế toán mới hoàn toàn, đặt ngày bắt đầu dữ liệu mới từ thời điểm muốn hạch toán từ các năm trước để nhập dữ liệu năm trước. Tham khảo hướng dẫn tạo dữ liệu tại đây.

– Trường hợp 2: ngày bắt đầu dữ liệu hiện tại < ngày bắt đầu muốn hạch toán từ các năm trước (ví dụ: đơn vị muốn hạch toán lại chứng từ từ 1/1/2022 và ngày bắt đầu dữ liệu hiện tại là 1/1/2021)

→ Anh chị thiết lập lại ngày hạch toán trên dữ liệu về thời điểm cần hạch toán , sau đó nhập chứng từ như bình thường

Tham khảo hướng dẫn thiết lập lại ngày hạch toán tại đây.

Đơn vị đang sử dụng dữ liệu kế toán liên năm và phát sinh nhu cầu sửa/cập nhật lại số dư đầu kỳ của một năm trong chuỗi dữ liệu liên năm, nhưng chưa rõ cách thực hiện đúng trên phần mềm.

Giải pháp: Để sửa lại số dư đầu kỳ trong trường hợp dữ liệu liên năm, anh/chị làm theo hướng dẫn sau đây:

• Bước 1: Kiểm tra ngày bắt đầu dữ liệu bằng cách vào biểu tượng hình bánh răng Các tiện ích và thiết lập/ Tùy chọn/Tùy chọn chung. Tại mục Chế độ kế toán, xem dòng Ngày bắt đầu dữ liệu là ngày nào
• Bước 2: Vào lại Các tiện ích và thiết lập/Công ty của bạn/ Quản lý dữ liệu nhấn Thêm dữ liệu từ năm trước
• Bước 3: Chọn Dữ liệu năm trước là dữ liệu liên năm cần sửa số dư đầu kỳ, Ngày bắt đầu dữ liệu nhập ngày 1/1 của năm cần sửa số dư theo hướng dẫn tại đây
• Bước 4: Vào lại Quản lý dữ liệu tích chuột mở Dữ liệu vừa thêm mới sửa số dư đầu kỳ theo hướng dẫn tại đây

Sau đó anh/chị kiểm tra lại số dư đã sửa trên báo cáo Bảng cân đối tài khoản ở dữ liệu mới

Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026, sửa đổi, bổ sung cho thông tư 200/2014/TT-BTC.

=> Dữ liệu các năm trước đang áp dụng TT 200 sẽ không ghép chung được với dữ liệu từ năm 2026 trở đi theo TT 99 do khác nhau về chế độ kế toán

Vấn đề: Đơn vị đang hạch toán theo Thông tư 200 năm 2025 và muốn chuyển sang áp dụng Thông tư 133 từ năm 2026

Giải pháp: Anh/Chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tách dữ liệu năm 2026 TT 200 từ dữ liệu năm 2025 TT200

• Truy cập Danh sách dữ liệu kế toán của đơn vị, chọn Thêm dữ liệu từ năm trước.

• Chương trình hiển thị giao diện Thêm mới dữ liệu từ năm trước, cho phép tạo dữ liệu mới và chuyển danh mục, phát sinh năm mới và số dư cuối năm trước thành số dư đầu kỳ năm mới.

  • Chọn Dữ liệu từ năm trước: Dữ liệu năm 2025 theo TT200.

  • Nhập tên dữ liệu mới: Năm 2026 TT200 và ngày bắt đầu dữ liệu: 01/01/2026.

  • Nhấn Thêm dữ liệu.

Tham khảo hướng dẫn tạo mới dữ liệu từ năm trước chi tiết tại đây

Bước 2: Tạo dữ liệu mới năm 2026 theo TT133

• Truy cập Danh sách dữ liệu kế toán của đơn vị.

• Nhấn biểu tượng hình dấu cộng, chọn Thêm dữ liệu mới hoặc chọn chức năng Thêm dữ liệu ở góc trên bên phải giao diện

• Khai báo thông tin dữ liệu kế toán năm 2026 theo TT133, ngày bắt đầu dữ liệu: 01/01/2026.

Tham khảo hướng dẫn tạo mới dữ liệu chi tiết tại đây

Bước 3: Dùng chức năng Lấy chứng từ từ dữ liệu khác để lấy danh mục, số dư đầu kỳ, chứng từ từ dữ liệu 2026 TT 200 sang dữ liệu 2026 TT 133

• Trên dữ liệu 2026 TT133, vào Các tiện ích và thiết lập \ Lấy chứng từ từ dữ liệu khác.

• Chọn nguồn dữ liệu: 2026 TT200 để lấy danh mục, số dư đầu kỳ và chứng từ năm 2026 sang dữ liệu mới. Lưu ý: bỏ tích chọn Giá thành, Lập báo cáo tài chính, Danh mục TK kết chuyển

• Sau khi lấy dữ liệu, kiểm tra và điều chỉnh lại một số chứng từ hoặc tài khoản nếu cần để phù hợp với chế độ kế toán TT133.

Tham khảo hướng dẫn chuyển dữ liệu TT 200 sang TT 133 chi tiết tại đây

Vấn đề: Đơn vị đang hạch toán theo Thông tư 99 năm 2026 và muốn chuyển sang áp dụng Thông tư 133

Giải pháp: Anh/Chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo dữ liệu mới năm 2026 theo TT133

• Truy cập Danh sách dữ liệu kế toán của đơn vị.

• Nhấn biểu tượng hình dấu cộng, chọn Thêm dữ liệu mới hoặc chọn chức năng Thêm dữ liệu ở góc trên bên phải giao diện

• Khai báo thông tin dữ liệu kế toán năm 2026 theo TT133, ngày bắt đầu dữ liệu: 01/01/2026.

Tham khảo hướng dẫn tạo mới dữ liệu chi tiết tại đây

Bước 2: Dùng chức năng Lấy chứng từ từ dữ liệu khác để lấy danh mục, số dư đầu kỳ, chứng từ từ dữ liệu 2026 TT 99 sang dữ liệu 2026 TT 133

• Trên dữ liệu 2026 TT 133, vào Các tiện ích và thiết lập \ Lấy chứng từ từ dữ liệu khác.

• Chọn nguồn dữ liệu: 2026 TT 99 để lấy danh mục, số dư đầu kỳ và chứng từ năm 2026 sang dữ liệu mới. Lưu ý: bỏ tích chọn Giá thành, Lập báo cáo tài chính, Danh mục TK kết chuyển

• Sau khi lấy dữ liệu, kiểm tra và điều chỉnh lại một số chứng từ hoặc tài khoản nếu cần để phù hợp với chế độ kế toán TT133.

Tham khảo hướng dẫn Lấy chứng từ từ dữ liệu khác tại đây

Vấn đề: Đơn vị đã nhập dữ liệu các năm trước và đang làm dữ liệu liên năm. Khi sang năm mới, phần mềm tự động chuyển số dư cuối kỳ năm trước sang số dư đầu kỳ năm nay, nên không thể nhập tay lại số dư đầu kỳ theo mong muốn.

Nguyên nhân: Với dữ liệu kế toán liên năm, hệ thống luôn kế thừa số dư cuối kỳ của năm trước làm số dư đầu kỳ của năm sau để đảm bảo tính liên tục của số liệu. Vì vậy kế toán không thể chỉnh sửa trực tiếp số dư đầu kỳ trong cùng một dữ liệu.

Giải pháp:

Nếu muốn tự nhập lại số dư đầu kỳ của năm nay, cần tách dữ liệu kế toán từ thời điểm muốn chỉnh sửa số dư, sau đó chỉnh sửa số dư đầu kỳ trên dữ liệu đã tách.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Tách dữ liệu kế toán từ thời điểm muốn chỉnh sửa số dư đầu kỳ

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý dữ liệu\Thêm dữ liệu từ năm trước
• Khi đó chương trình hiển thị giao diện Thêm dữ liệu từ năm trước
  • Chọn dữ liệu năm trước: Là dữ liệu hiện tại đang làm liên năm
  • Tên dữ liệu: Đặt tên cho dữ liệu mới muốn tách
  • Ngày bắt đầu dữ liệu: Thời điểm muốn chỉnh sửa số dư đầu kỳ (ví dụ muốn sửa lại số dư đầu kỳ năm 2025 thì nhập ngày bắt đầu dữ liệu là 1/1/2025)
  • Nhấn Thêm dữ liệu

Bước 2: Sau khi hoàn thành tách dữ liệu, chọn dữ liệu mới, vào Các tiện ích và thiết lập \ Nhập số dư ban đầu sau đó chỉnh sửa lại số dư theo mong muốn