Các câu hỏi thường gặp khi đồng bộ dữ liệu từ sàn TMĐT Shopee về AMIS Kế toán

• Mã hàng của các đơn đặt hàng trên sàn TMĐT Shopee lấy về AMIS Kế toán sẽ căn cứ vào bước ghép danh mục hàng hóa khi người dùng thực hiện thiết lập kết nối.
• Tên hàng của các đơn đặt hàng trên sàn TMĐT Shopee sẽ được lấy theo tên hàng trong danh mục VTHH trên AMIS Kế toán.
• Xem hướng dẫn chi tiết việc thiết lập kết nối trên AMIS Kế toán tại đây.

• Trường hợp đơn đặt hàng của Shopee có đi kèm thông tin yêu cầu xuất hóa đơn: Khi đồng bộ đơn hàng từ Shopee về AMIS Kế toán thì chương trình sẽ tự động lấy thông tin khách hàng trên Shopee lên hóa đơn trên AMIS Kế toán.
• Trường hợp đơn đặt hàng của Shopee không đi kèm thông tin yêu cầu xuất hóa đơn: Khách hàng trên đơn đặt hàng trên AMIS Kế toán sẽ được lấy theo thông tin trên thiết lập đồng bộ.
• Thông tin khách hàng trên chứng từ bán hàng sinh tự động sẽ đi theo đối tượng nợ thiết lập trong quy tắc sinh tự động chứng từ từ đơn đặt hàng.

Đơn giá hàng hóa của các đơn hàng phát sinh trên sàn TMĐT Shopee khi lấy về phần mềm AMIS Kế toán sẽ được tính toán như sau:

• Nếu người dùng thiết lập đồng bộ đơn giá trên Shopee là đơn giá sau thuế thì khi đồng bộ về phần mềm AMIS Kế toán: Đơn giá = Đơn giá niêm yết trên Shopee/(1+ thuế GTGT).
• Nếu người dùng thiết lập đồng bộ đơn giá trên Shopee không là đơn giá sau thuế thì khi đồng bộ về phần mềm AMIS Kế toán: Đơn giá = Đơn giá niêm yết trên Shopee
• Phần chênh lệch do mã giảm giá sẽ được đưa vào chiết khấu.

Người dùng có thể theo dõi trạng thái của đơn hàng trên sàn thương mại điện tử Shopee sau khi đã được đồng bộ về phần mềm AMIS Kế toán thông qua cột thông tin Tình trạng vận chuyển tại danh sách đơn đặt hàng của phần mềm AMIS Kế toán.

Người dùng có thể lấy được các đơn hàng phát sinh trên sàn TMĐT Shopee trước thời điểm kết nối với phần mềm AMIS Kế toán như sau:

• Tại phân hệ Bán hàng, tab Đơn đặt hàng, chọn Tiện ích\Đồng bộ đơn hàng từ Shopee:

Hiện tại phần mềm không giới hạn số lượng shop kết nối cùng lúc nên người dùng có thể kết nối được nhiều shop tại cùng 1 thời điểm.

• Phần mềm đã đáp ứng đồng bộ báo cáo doanh thu, chi phí từ sàn TMĐT. Người dùng có thể sinh chứng từ chi phí và chứng từ thu tiền từ báo cáo doanh thu.
• Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Người dùng có thể nắm được đơn đặt hàng của shop nào thông qua cột Tên shop trên danh sách đơn đặt hàng hoặc trường Tên shop tại giao diện chi tiết đơn đặt hàng:

• Cột Tên shop trên danh sách đơn đặt hàng:

• Trường Tên shop tại giao diện chi tiết đơn đặt hàng:

Biểu hiện:

• Chỉ tiêu Phí sàn trên báo cáo Tổng hợp bán hàng theo sàn thương mại điện tử không có số liệu.
• Phí sàn hiển thị thiếu hoặc không đúng theo từng sàn, shop.
• Đã hạch toán chi phí nhưng báo cáo không tổng hợp vào chỉ tiêu Phí sàn.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng chọn Lập chứng từ mua dịch vụ để hạch toán các khoản phí của sàn thương mại điện tử (phí hoa hồng, phí dịch vụ, phí vận chuyển…).

Bước 2: Trên chứng từ, hạch toán Nợ TK 6x (tài khoản chi phí) và chọn đầy đủ thông tin Sàn thương mại điện tử và Tên shop trên chứng từ mua dịch vụ.

Khi đó, cột phí Phí sàn trên báo cáo sẽ lấy từ tổng phát sinh Nợ TK 6x trên các chứng từ mua dịch vụ phát sinh trong kỳ, theo từng Sàn thương mại điện tử và Tên shop

Lưu ý: Chứng từ mua dịch vụ không chọn Sàn thương mại điện tử và Tên shop hoặc không hạch toán Nợ TK 6x sẽ không được tổng hợp vào chỉ tiêu Phí sàn trên báo cáo.

Vấn đề: Người dùng kết nối sàn thương mại điện tử Shopee báo lỗi “Tài khoản đã được thiết lập kết nối trên dữ liệu <…>. Vui lòng đăng nhập tài khoản khác”

Nguyên nhân: Một tài khoản Shopee chỉ được kết nối trên một dữ liệu kế toán. Tài khoản Shopee này đã được kết nối ở một dữ liệu khác => khi kết nối ở dữ liệu hiện tại phần mềm sẽ báo lỗi

Giải pháp: Anh chị kiểm tra trên tên dữ liệu phần mềm đang cảnh báo, nếu đang kết nối cùng tài khoản Shopee thì hủy kết nối, sau đó mới thiết lập kết nối lại sang dữ liệu mới

– Nguyên nhân 1: Chứng từ bán hàng chưa được ghi sổ

• Hệ thống chỉ tự động sinh chứng từ trả lại hàng bán khi chứng từ bán hàng tương ứng đã được ghi sổ.
• Cách xử lý: Kiểm tra và thực hiện ghi sổ chứng từ bán hàng, sau đó đồng bộ lại để hệ thống tự động sinh chứng từ trả lại hàng bán.

– Nguyên nhân 2: Đơn hàng hoặc chứng từ bán hàng không được sinh tự động từ hệ thống.

• Chứng từ bán hàng, đơn hàng không được đồng bộ thủ công (tab Đơn đặt hàng, chọn Tiện ích\Đồng bộ đơn hàng từ Shopee) nên không có liên kết với đơn hàng trên sàn, do đó hệ thống không thể tự động sinh chứng từ trả lại hàng bán khi đơn bị hủy.
• Cách xử lý: Lập chứng từ trả lại hàng bán thủ công

– Nguyên nhân 3: Tình trạng vận chuyển của đơn hàng chưa phải “Đã hủy – Hoàn thành”.

• Hệ thống chỉ tự động sinh chứng từ trả lại hàng bán khi đơn hàng trên sàn có tình trạng vận chuyển là “Đã hủy – Hoàn thành”.
• Cách xử lý: Kiểm tra trạng thái vận chuyển của đơn hàng trên Shopee. Nếu đơn chưa ở trạng thái “Đã hủy – Hoàn thành”, vui lòng chờ sàn cập nhật và thực hiện đồng bộ lại dữ liệu.

Vấn đề: Một số sản phẩm đã được xóa trên Shopee nhưng vẫn tiếp tục đồng bộ và hiển thị trong danh sách hàng hóa trên AMIS Kế toán.

Giải pháp: Nguyên nhân là do mặc dù sản phẩm đã được xóa trên Shopee nhưng thông tin sản phẩm vẫn còn được lưu trong danh sách dữ liệu tạm của Shopee. Vì vậy, khi thực hiện đồng bộ, AMIS Kế toán vẫn nhận được và hiển thị các sản phẩm này trong danh sách hàng hóa.

=> Việc này không ảnh hưởng đến việc đồng bộ các sản phẩm đang hoạt động. Đối với các sản phẩm đã xóa, Anh/Chị có thể bỏ qua, không cần thực hiện xử lý vì các sản phẩm này sẽ không phát sinh giao dịch bán hàng mới.

Trả lời: Khi đồng bộ dữ liệu từ Shopee, AMIS Kế toán sẽ đồng bộ tất cả đơn đặt hàng, bao gồm cả các đơn đã hủy và tự động sinh chứng từ bán hàng tương ứng.

Đối với các đơn hàng đã hủy, sau khi đơn được cập nhật sang trạng thái đủ điều kiện (Đã hủy – Hoàn thành), hệ thống sẽ tự động sinh thêm chứng từ Trả lại hàng bán để bù trừ cho chứng từ bán hàng đã tạo trước đó. Vì vậy, việc xuất hiện chứng từ bán hàng đối với đơn đã hủy là đúng theo quy tắc xử lý của phần mềm và không làm sai lệch số liệu kế toán khi quá trình đồng bộ hoàn tất.

Nguyên nhân là do thuế suất trên chứng từ bán hàng không được lấy từ Shopee mà được lấy theo thông tin % thuế GTGT đã khai báo trong Thông tin ngầm định của danh mục Vật tư, hàng hóa trên AMIS Kế toán.

Giải pháp: Anh/Chị vui lòng kiểm tra danh mục Vật tư, hàng hóa, cập nhật lại % thuế GTGT tại Thông tin ngầm định của các mặt hàng liên quan, sau đó thực hiện lập hoặc đồng bộ lại chứng từ để hệ thống lấy đúng thuế suất.