Làm thế nào khi nhập khẩu Danh mục từ file excel vào phần mềm báo lỗi không hợp lệ?

Ví dụ: Nhập khẩu danh mục Khách hàng từ excel phần mềm cảnh báo không hợp lệ “Khách hàng <…> đã tồn tại“

Nguyên nhân: Do Mã của Khách hàng này đã tồn tại trên dữ liệu (Lưu ý là phần mềm căn cứ theo MÃ, không căn cứ theo Tên)

Giải pháp:

Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng kiểm tra lại

Bước 2: Nếu đã có khai báo thì không cần nhập khẩu thêm mới.

Lưu ý: Kiểm tra tương tự đối với các danh mục khác: Vật tư hàng hóa, Nhà cung cấp,…

Nguyên nhân 1: Xảy ra khi nhập khẩu danh mục VTHH, trên file Excel có các cột: Mã Nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng NVL, Mã khoản mục CP (các cột có màu tím) => các cột này dùng để khai báo định mức Nguyên vật liệu cho Thành phẩm và chỉ dùng khai báo khi cột tính chất là Thành phẩm thì mới nhập thông tin ở đây, nếu khác tính chất Thành phẩm sẽ báo lỗi.

Giải pháp: 

• Nếu nhập khẩu danh mục Thành phẩm: trên Excel, cột Tính chất phải chọn là Thành phẩm
• Nếu nhập khẩu danh mục không phải Thành phẩm: trên Excel, bỏ trống thông tin các cột: Mã Nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng NVL, Mã khoản mục CP

Nguyên nhân 2: Do chưa nhập khẩu Mã VTHH là nguyên vật liệu vào danh mục trước.

Giải pháp: Bạn nhập khẩu danh mục Mã VTHH nguyên vật liệu vào trước, sau đó nhập khẩu danh mục Mã VTHH là Thành phẩm kèm Định mức NVL.

Nguyên nhân: Thường xảy ra khi nhập khẩu danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, VTHH. Nếu có nhập thông tin cột Mã nhóm khách hàng, Mã nhóm nhà cung cấp hay Mã nhóm VTHH thì mã nhóm đó cần phải được khai báo trên danh mục trước.

Giải pháp: 

Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Nhóm khách hàng, nhà cung cấp kiểm tra xem trên danh mục đã xem đã có nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp đó chưa:

Bước 2:

• Nếu chưa có: khai báo bổ sung nhóm đó, rồi nhập khẩu lại.
• Nếu đã có: trên file Excel, điền đúng Mã của nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp,…

Vấn đề

Khi nhập khẩu Excel danh mục vật tư hàng hóa, phần mềm báo một trong các lỗi sau:

• “Combo <…> phải có ít nhất 1 dòng hàng hóa chi tiết”
• “Mã hàng hóa chi tiết, Tên hàng hóa chi tiết, Đơn vị tính hàng hóa chi tiết, Định mức SL/Combo được tích bắt buộc nhập ở bước ghép dữ liệu nên không được để trống”
• “Phần mềm không hỗ trợ thay đổi tính chất vật tư hàng hóa từ ‘Combo sản phẩm’ sang tính chất khác”

Nguyên nhân và giải pháp

1. Lỗi “Combo <…> phải có ít nhất 1 dòng hàng hóa chi tiết”

Nguyên nhân: Trên file Excel, mặt hàng đang được khai báo với Tính chất là Combo sản phẩm. Đối với mặt hàng combo, phần mềm bắt buộc phải có thông tin các hàng hóa cấu thành, bao gồm: Mã hàng hóa chi tiết, Tên hàng hóa chi tiết, Đơn vị tính hàng hóa chi tiết, Định mức SL/Combo

Nếu chưa khai báo các thông tin này, phần mềm sẽ báo lỗi khi nhập khẩu.

Giải pháp: 

Nếu mặt hàng thực tế là Combo sản phẩm:

• Mở file Excel nhập khẩu.
• Kéo thanh cuộn ngang sang phải đến khu vực Chi tiết combo sản phẩm.
• Khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết bắt buộc
• Thực hiện nhập khẩu lại.

2. Lỗi “Mã hàng hóa chi tiết, Tên hàng hóa chi tiết, Đơn vị tính hàng hóa chi tiết, Định mức SL/Combo được tích bắt buộc nhập…”

Nguyên nhân: Tại bước Ghép cột dữ liệu, đơn vị đang tích chọn các trường: Mã hàng hóa chi tiết, Tên hàng hóa chi tiết, Đơn vị tính hàng hóa chi tiết, Định mức SL/Combo ở trạng thái Bắt buộc ghép cột và nhập dữ liệu. Trong khi đó các cột tương ứng trên file Excel đang để trống nên phần mềm không thể thực hiện nhập khẩu.

Giải pháp:

Nếu mặt hàng thực tế không phải Combo sản phẩm:

• Kiểm tra lại cột Tính chất trên file Excel.
• Chỉnh sửa sang đúng tính chất của mặt hàng (Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu,…).
• Thực hiện nhập khẩu lại.
• Tại bước Ghép cột dữ liệu, bỏ tích tại mục Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin đối với các trường đang báo lỗi trên

3. Lỗi “Phần mềm không hỗ trợ thay đổi tính chất vật tư hàng hóa từ ‘Combo sản phẩm’ sang tính chất khác”

Nguyên nhân: Đơn vị đang nhập khẩu theo hình thức Cập nhật/Ghi đè và đồng thời thay đổi tính chất của mã vật tư hàng hóa đã tồn tại:

• Từ Combo sản phẩm sang tính chất khác (Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu…)
• Hoặc từ tính chất khác sang Combo sản phẩm

Hiện tại phần mềm không hỗ trợ thay đổi tính chất theo cách này thông qua chức năng nhập khẩu Excel.

Giải pháp: Nếu muốn thay đổi tính chất của mặt hàng Combo

Nếu mặt hàng chưa phát sinh chứng từ:

• Vào danh mục Vật tư hàng hóa.
• Chọn Sửa.
• Nhấn Thay đổi Tính chất và chọn lại tính chất của mặt hàng.
• Nhấn Cất.

Nếu mặt hàng đã phát sinh chứng từ:

• Xóa toàn bộ các chứng từ phát sinh liên quan rồi mới thực hiện thay đổi tính chất; hoặc
• Ngừng sử dụng mã hiện tại và khai báo một mã vật tư hàng hóa mới với tính chất mong muốn nếu không muốn xóa dữ liệu phát sinh.

Vấn đề: Khi nhập khẩu Excel định mức nguyên vật liệu, trong trường hợp 1 mã thành phẩm có nhiều nguyên vật liệu cấu thành nên người dùng khai báo thành nhiều dòng nguyên vật liệu tương ứng trên file excel để nhập khẩu thì phần mềm báo lỗi “Dòng dữ liệu trùng với dòng số…” trong quá trình kiểm tra dữ liệu nhập khẩu.

Nguyên nhân

Tại bước Ghép cột dữ liệu, anh/chị chưa hiển thị và ghép các trường thuộc nhóm Định mức nguyên vật liệu gồm: Mã nguyên vật liệu, Tên nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng NVL, Khoản mục chi phí

Do các trường này chưa được hiển thị và ghép với cột tương ứng trên file Excel nên phần mềm không có đủ thông tin để kiểm tra dữ liệu định mức nguyên vật liệu, dẫn đến báo lỗi.

Giải pháp

Để khắc phục lỗi, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại bước Ghép cột dữ liệu, nhấn Ẩn/Hiện thông tin.

Bước 2: Trên giao diện Ẩn/Hiện thông tin, tích chọn các cột: Mã nguyên vật liệu, Tên nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng NVL, Khoản mục chi phí

Bước 3: Nhấn Đồng ý.

Bước 4: Thực hiện ghép các cột vừa hiển thị với các cột tương ứng trên file Excel.

Bước 5: Nhấn Tiếp tục để phần mềm kiểm tra lại dữ liệu và thực hiện nhập khẩu.