Làm thế nào để tự động hạch toán từ hóa đơn đầu ra MISA meInvoice – Phát hành hóa đơn?

Hệ thống sẽ tự động đối chiếu dòng hàng trên hóa đơn với danh mục dựa theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới

• Mã và tên hàng trên hóa đơn giống với mã và tên hàng trên danh mục
• Tên hàng trên hóa đơn giống với tên hàng trên danh mục
• Mã hàng trên hóa đơn giống với mã hàng trên danh mục
• Liên kết theo mã hàng hóa, dịch vụ của lần lập gần nhất. Ví dụ:

• • Lập chứng từ bán dịch vụ từ hóa đơn số 1. Trên hóa đơn tồn tại dòng dịch vụ: Mã DV01 – tên Dịch vụ vận chuyển. Khi lập chứng từ chọn lại mã DV05
  • Những lần lập chứng từ tiếp theo, nếu hóa đơn tồn tại mã dịch vụ DV01 thì tự động ghép với mã DV05 trên danh mục

– Áp dụng với hóa đơn có ký hiệu: Cho phép chọn các ký hiệu hóa đơn áp dụng quy tắc.

Nhấn mũi tên ▼ tại phần Áp dụng với hóa đơn có ký hiệu để chọn ký hiệu hóa đơn cần lấy về. Trường hợp chưa chọn ký hiệu hóa đơn, hệ thống sẽ cảnh báo “Bạn chưa chọn ký hiệu hóa đơn” và không thể lưu quy tắc.

• Có thể chọn tất cả ký hiệu hoặc xóa trống để chọn lại.
• Với hóa đơn liên năm, chỉ cần chọn ký hiệu của năm đầu tiên được tạo trên MISA meInvoice, hệ thống sẽ tự động áp dụng cho các năm tiếp theo (Ví dụ: Chọn ký hiệu 1C24MAB năm 2024 thì hệ thống tự áp dụng cho các ký hiệu: 1C25MAB, 1C26MAB,…)

– Phương thức hạch toán:

• Phương thức thanh toán:
  • Dựa theo hình thức thanh toán của từng hóa đơn: Hệ thống tự xác định theo thông tin trên hóa đơn
  • Mặc định chung một phương thức thanh toán: Áp dụng cố định (ví dụ: Tiền mặt) cho tất cả hóa đơn.
  • Dựa theo khách hàng của từng hóa đơn: Xác định phương thức thanh toán theo thiết lập của từng khách hàng.
• Lập kiêm phiếu xuất:
  • Có kiêm phiếu xuất: Khi lập hóa đơn sẽ đồng thời tạo phiếu xuất kho
  • Không kiêm phiếu xuất: Không tạo phiếu xuất kho kèm theo
  • Lưu ý: chứng từ xuất kho sẽ tự động ghi sổ nhưng chưa tính giá xuất kho. Bạn thực hiện tính giá xuất kho tại chức năng Tính giá xuất kho

• Tài khoản ngân hàng \ Tài khoản ngân hàng hạch toán khi thanh toán chuyển khoản:
  Xác định tài khoản ngân hàng sẽ được sử dụng khi ghi nhận các giao dịch thanh toán chuyển khoản từ hóa đơn.

– Đối tượng hạch toán:

• Chọn đối tượng hạch toán:
  • Dựa theo khách hàng của từng hóa đơn:Chương trình sẽ tự động đọc thông tin (như Tên công ty, Mã số thuế) trên mỗi hóa đơn để tìm ra khách hàng tương ứng trong danh mục.
  • Thiết lập tự động ghép khách hàng trên hóa đơn với danh mục khách hàng
  • Với hóa đơn để trống thông tin khách hàng thì hạch toán chung vào mã khách hàng: Chọn Khách hàng hạch toán chung
  • Hạch toán chung cho một mã khách hàng: Tất cả chứng từ được tạo ra sẽ được ghi nhận cho một khách hàng mặc định do anh/chị chọn.
•  Xử lý đối tượng không có trong danh mục:
  • Kiểm tra, xác nhận từng đối tượng: Khi phát hiện khách hàng mới, chương trình chờ xác nhận thông tin trước khi thêm vào danh mục
  • Tự động thêm mới: Chương trình sẽ tự động lấy thông tin trên hóa đơn để tạo một mã khách hàng mới trong danh mục

– Vật tư hàng hóa:

• Xử lý hàng hóa không có trong danh mục
  • Kiểm tra, xác nhận từng hàng hóa: Khi phát hiện vật tư hàng hóa mới, chương trình chờ xác nhận thông tin trước khi thêm vào danh mục
  • Tự động thêm mới: Chương trình sẽ tự động lấy thông tin trên hóa đơn để tạo một mã vật tư hàng hóa mới trong danh mục
  • Kho ngầm định khi thêm VTHH: Ghi nhận cho một kho mặc định do anh/chị chọn.
• Kho hạch toán trên chứng từ:
  • Hạch toán vào kho ngầm định trong danh mục: Chương trình sẽ tự động lấy thông tin kho đã được thiết lập sẵn cho từng loại vật tư, hàng hóa trong danh mục.
  • Hạch toán chung vào một kho cố định: Ghi nhận cho một kho mặc định do anh/chị chọn.

– Tài khoản hạch toán: Nếu không lựa chọn tài khoản hạch toán, chương trình sẽ ngầm định theo danh mục vật tư hàng hóa và danh mục tài khoản ngầm định

• Tài khoản công nợ
• Tài khoản doanh thu
• Tài khoản thuế GTGT
• Tài khoản chiết khấu
• Tài khoản giá vốn

– Tiêu chí thống kê: Đơn vị, Mục thu/chi, Nhân viên bán hàng, Khoản mục chi phí, Mã thống kê, Công trình

Tại mục Đối tượng hạch toán, cho phép thiết lập thứ tự ưu tiên các quy tắc ghép thông tin khách hàng trên hóa đơn lấy từ meInvoice và danh mục Khách hàng trên phần mềm AMIS Kế toán, giúp đảm bảo việc liên kết khách hàng được chính xác

– Liên kết theo mã số thuế của lần lập gần nhất:

Ví dụ:

• Lập chứng từ bán dịch vụ từ hóa đơn số 1. Trên hóa đơn khách hàng có Mã số thuế 0102030456 – Công Ty TNHH ABC. Khi lập chứng từ chọn lại khách hàng tương ứng có mã ABC_01
• Thì những lần lập chứng từ tiếp theo, nếu hóa đơn có mã số thuế khách hàng là 0102030456 thì tự động ghép với mã khách hàng là ABC_01 trên danh mục khách hàng

– Mã số thuế trên hóa đơn giống với mã số thuế trên danh mục khách hàng:

Ví dụ:

• Lập chứng từ bán dịch vụ từ hóa đơn số 1. Trên hóa đơn khách hàng có tên khách hàng là: Nguyễn Văn Bảo. Khi lập chứng từ chọn lại khách hàng có tên khách hàng là Nguyễn Thái Trinh
• Thì những lần lập chứng từ tiếp theo, nếu hóa đơn tên khách hàng là Nguyễn Văn Bảo thì tự động ghép với tên khách hàng là Nguyễn Thái Trinh

– Mã số thuế trên hóa đơn giống với mã số thuế trên danh mục khách hàng

– Tên khách hàng trên hóa đơn giống với tên khách hàng trên danh mục khách hàng

– Mã khách hàng trên hóa đơn giống với mã khách hàng trên danh mục

– Liên kết theo mã khách hàng của lần lập gần nhất

Ví dụ:

• Lập chứng từ bán dịch vụ từ hóa đơn số 1. Trên hóa đơn khách hàng có mã khách hàng là: KH0001. Khi lập chứng từ chọn lại khách hàng có mã khách hàng là KH0002
• Thì những lần lập chứng từ tiếp theo, nếu hóa đơn mã khách hàng là KH0001 thì tự động ghép với mã khách hàng là KH0002 trong danh mục