Làm thế nào khi nhập khẩu Chứng từ từ file excel vào phần mềm báo lỗi không hợp lệ?

– Nguyên nhân 1: Do ghép nhầm cột trên file excel

Giải pháp: Tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu, bạn kiểm tra cột trên phần mềm và cột trên tệp dữ liệu phần Mã khách hàng và Tên khách hàng xem đã ghép đúng chưa.

– Nguyên nhân 2: Do Mã của đối tượng đó chưa có khai báo trong Danh mục

Giải pháp: Bạn kiểm tra lại Mã đối tượng mà phần mềm đang báo lỗi đã có trong Danh mục hay chưa, nếu chưa thì bổ sung vào trước.

Ví dụ: Với cảnh báo ” Mã khách hàng <VANLONG> không có trong danh mục => Bạn kiểm tra như sau:

• Bước 1: Vào mục Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Khách hàng

• Bước 2: Gõ Mã khách hàng đó vào ô Tìm kiếm

• • Nếu không có dữ liệu: bạn phải khai báo Khách hàng này vào danh mục trước, sau đó nhập khẩu lại.
  • Nếu đã có dữ liệu: bạn kiểm tra một số giải pháp sau:
    • Trên file Excel, kiểm tra lại Mã đó có bị dấu cách trắng không thì bỏ dấu cách trắng, đồng thời kiểm tra Mã đó đã khớp với mã khai báo trên danh mục chưa.
    • Có thể file Excel đó lỗi => Tải lại file excel mẫu, nhập lại dữ liệu vào excel, sau đó nhập khẩu Excel vào phần mềm.

Nguyên nhân: Do bước Ghép dữ liệu trên phần mềm thì đang bị ẩn cột Số hóa đơn. (Áp dụng trong trường hợp cần gõ tay/ nhập liệu thủ công Số hóa đơn)

Giải pháp:

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung
• Bước 2: Mục Quản lý hóa đơn\nhấn hình cây bút để sửa
• Bước 3: Dòng Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn\chọn Không\nhấn Cất

• Bước 4: Sau đó nhập khẩu Excel lại. Tại bước Ghép dữ liệu, bạn vào mục Ẩn hiện thông tin\tích hiển thị cột Số hóa đơn, Ký hiệu, Mẫu số\nhấn Đồng ý và nhấn Tiếp tục để kiểm tra.

Lưu ý: Trường hợp cần nhập khẩu Excel để phát hành hóa đơn, anh/chị cần thiết lập Có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn. Trên file Excel, chọn “Có lập kèm hóa đơn” và để trống các thông tin Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ và Số hóa đơn.

Nguyên nhân: Do Đơn vị tính của mã hàng này tại danh mục Vật tư hàng hóa trên phần mềm là chưa có hoặc đã có nhưng khác với ĐVT đang nhập trên Excel.

Ví dụ: Mặt hàng Áo sơ mi nam, trên danh mục VTHH khai báo ĐVT là Cái, nhưng trên Excel lại nhập là Chiếc

Giải pháp: Kiểm tra lại Đơn vị tính và nhập lại cho khớp, sau đó nhập khẩu lại Excel.

Nguyên nhân: Do dòng liên quan đang bị lỗi
Ví dụ: Do dòng số 9 đang bị lỗi => vì vậy chỉ cần chỉnh lỗi dòng số 9,  thì dòng 10 sẽ nhập khẩu được.

Giải pháp: Lọc câu báo lỗi dòng <…> tương ứng để kiểm tra và xử lý tại dòng đó

Nguyên nhân: Do trên dữ liệu này đã tồn tại số chứng từ đang nhập khẩu nên sẽ không thể tiếp tục nhập khẩu thêm mới vào phần mềm.

Giải pháp:

• Bước 1: Trên dữ liệu, bạn thực hiện tìm chứng từ theo hướng dẫn tại đây
• Bước 2: Với kết quả tìm kiếm chứng từ của phần mềm:
  • Nếu số chứng từ đó đúng: bạn sửa lại số chứng từ trên file Excel thành số khác => để không trùng với số chứng từ đã tồn tại trên phần mềm, sau đó nhập khẩu lại
  • Nếu số chứng từ đó sai: bạn xóa chứng từ sai đó trên phần mềm, rồi nhập khẩu lại

• Nguyên nhân: Do trên excel, bạn đang nhập Tài khoản tổng hợp, nhưng Hệ thống tài khoản trên phần mềm thì tài khoản này có tài khoản cấp con
• Giải pháp: Ví dụ trên Excel, cột TK doanh thu đang nhập là 511.

Bước 1: Vào mục Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Hệ thống tài khoản

Bước 2: Tìm đến tài khoản 511 và kiểm tra:

• • • Nếu có tài khoản con: bạn phải nhập trên excel đúng các tài khoản con này
    • Nếu không có tài khoản con: bạn kiểm tra lại trên excel đã nhập đúng số tài khoản con như trên phần mềm hay chưa

Nguyên nhân: 

• Trên file mẫu Excel có khai báo thông tin tại cột Đơn vị, nhưng điền thông tin Tên đơn vị chứ không điền Mã đơn vị khi nhập khẩu sẽ báo lỗi. (Lưu ý phần mềm căn cứ theo MÃ)
• Hoặc trong danh sách phòng ban chưa có mã đơn vị này

Giải pháp:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Chi nhánh, phòng ban \ Cơ cấu tổ chức trên dữ liệu kiểm tra xem đã có Mã đơn vị này chưa (xem hướng dẫn tại đây)

Bước 2:

• Nếu đã có Mã đơn vị đó: Bạn nhập trên file Excel khớp mã đơn vị trên phần mềm, rồi nhập khẩu lại.
• Nếu chưa có Mã đơn vị đó: Vào AMIS Kế toán, thêm Đơn vị theo hướng dẫn tại đây

Nguyên nhân: Do đang để trống thông tin cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán trên file excel

Giải pháp: Đối với hình thức mua hàng không qua kho, trên file excel sẽ để trống cột Số phiếu nhập và bắt buộc điền số chứng từ mua hàng ở cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán. Anh chị sẽ không được để trống đồng thời 2 cột này do số chứng từ là thông tin bắt buộc khi lập phiếu trên phần mềm.

Vấn đề: Khi nhập khẩu Excel chứng từ bán hàng, hệ thống báo lỗi “<Số phiếu xuất> được tích bắt buộc nhập ở bước Ghép dữ liệu nên không được để trống”.

Nguyên nhân: do trong file mẫu, cột Kiêm phiếu xuất kho đang để “Có”, dẫn đến trường Số phiếu xuất bị bắt buộc phải nhập, nhưng dữ liệu lại đang để trống.

Giải pháp:

• Trường hợp chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho:
  • Trên file Excel, tại cột Kiêm phiếu xuất kho chọn Có.
  • Nhập đầy đủ thông tin tại cột Số phiếu xuất.
  • Thực hiện nhập khẩu lại file.
• Trường hợp chứng từ bán hàng không kiêm phiếu xuất kho:
  • Trên file Excel, tại cột Kiêm phiếu xuất kho chọn Không.
  • Để trống cột Số phiếu xuất.
  • Thực hiện nhập khẩu lại file. Tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu, ở dòng Số phiếu xuất, không tích chọn ở cột Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin

Vấn đề:
Nhập khẩu Excel chứng từ phần mềm đang báo lỗi thông tin % thuế GTGT không tồn tại trong danh mục.

Nguyên nhân:
Cột % thuế GTGT trên file nhập khẩu đang nhập sai định dạng thuế suất.

Giải pháp:
Tại cột % thuế GTGT, thao tác nhập trên file excel như sau:

• Dạng số: 0, 5, 8, 10
• Hoặc dạng chữ: KCT, KKKNT, KHAC

Không nhập ký tự “%” trong giá trị thuế suất.

Vấn đề: Khi nhập khẩu Excel chứng từ bán hàng trên AMIS Kế toán, nếu chứng từ là bán hàng kiêm phiếu xuất kho, phần mềm yêu cầu có thông tin TK giá vốn. Nếu thiếu tài khoản này, chứng từ sẽ không thể ghi sổ.

Nguyên nhân: Trên chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho, TK giá vốn được khai báo tại tab Giá vốn. Khi nhập khẩu Excel chưa có thông tin ở cột TK giá vốn, phần mềm sẽ báo lỗi thiếu tài khoản giá vốn khi ghi sổ.

Giải pháp

Để khắc phục lỗi thiếu TK giá vốn khi ghi sổ chứng từ bán hàng, Anh/Chị có thể thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Bổ sung trực tiếp trên chứng từ bán hàng

• Mở chứng từ bán hàng bị lỗi.
• Chọn tab Giá vốn (nằm bên trái phía trên bảng chi tiết hàng hóa).
• Bổ sung thông tin tại cột TK giá vốn.
• Nhấn Cất và thực hiện ghi sổ lại.

Cách 2: Bổ sung trên file Excel và nhập khẩu lại

• Mở file Excel nhập khẩu chứng từ bán hàng.
• Kéo thanh cuộn sang phải và bổ sung thông tin vào cột TK giá vốn.
• Nếu file Excel không có cột TK giá vốn, tải lại tệp mẫu nhập khẩu của phần mềm và sao chép dữ liệu sang tệp mẫu mới.
• Sau khi hoàn thiện file Excel, xóa các chứng từ bán hàng đã nhập khẩu bị lỗi trên danh sách chứng từ của AMIS Kế toán.
• Thực hiện nhập khẩu lại file Excel.

Lưu ý: Nếu thực tế chứng từ bán hàng của đơn vị không kiêm phiếu xuất thì trên file excel nhập khẩu, tại cột Kiêm phiếu xuất kho, Anh chị chọn Không

Vấn đề: Khi thực hiện nhập khẩu Excel chứng từ mua hàng, mua dịch vụ, phần mềm báo lỗi liên quan đến NV mua hàng <…> không có trong danh mục.

Nguyên nhân: Thông tin Nhân viên mua hàng trên file Excel chưa được khai báo trong Danh mục Nhân viên trên phần mềm nên hệ thống không thể đối chiếu dữ liệu khi nhập khẩu.

Giải pháp: Để bổ sung nhân viên mua hàng và thực hiện nhập khẩu lại dữ liệu, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Nhân viên.

Bước 2: Nhấn Thêm và khai báo thông tin nhân viên theo đúng dữ liệu trên file Excel.

Bước 3: Nhấn Cất để lưu thông tin nhân viên.

Bước 4: Thực hiện nhập khẩu lại file Excel chứng từ mua hàng.

Vấn đề: Người dùng nhập khẩu excel chứng từ chuyển tiền nội bộ báo lỗi “Tài khoản đi không có trong danh mục”, “Tài khoản đến không có trong danh mục”

Nguyên nhân: Do thông tin tại cột Số tài khoản đi, Số tài khoản đến trên file excel tệp mẫu chuyển tiền nội bộ sẽ được lấy theo thông tin số tài khoản ngân hàng chuyển tiền đi, số tài khoản ngân hàng được nhận tiền và đã được khai báo trong danh mục \ tài khoản ngân hàng của đơn vị

=> nếu đơn vị chưa khai báo danh mục Tài khoản ngân hàng hoặc thông tin trên file excel đang khai báo nhầm thành số tài khoản hạch toán hoặc thông tin khai báo bị sai so với danh mục (có khoảng trắng, nhập nhầm tên ngân hàng thay vì số tài khoản…) thì khi kiểm tra thông tin nhập khẩu sẽ bị báo lỗi

Giải pháp: Anh chị kiểm tra lại cột Số tài khoản đi, số tài khoản đến trên file excel nhập khẩu, đảm bảo đã khớp với thông tin số tài khoản ở danh mục Tài khoản ngân hàng => sau đó thực hiện nhập khẩu lại

Vấn đề: Người dùng thực hiện nhập khẩu dữ liệu từ Excel nhưng chương trình hiển thị thông báo lỗi “Theo quy định của QĐ 1450/QĐ-TCT, % thuế suất KHÁC có định dạng AB.CD%. Phần thập phân của % thuế suất KHÁC không được lớn hơn 2 chữ số”, khiến quá trình nhập khẩu không thể hoàn thành.

Nguyên nhân: Giá trị tại cột % thuế suất KHÁC trong tệp Excel không đúng định dạng, cụ thể phần thập phân có nhiều hơn 2 chữ số, không đáp ứng quy định theo QĐ 1450/QĐ-TCT.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra và điều chỉnh lại dữ liệu trong tệp Excel theo các bước sau:

Bước 1: Mở tệp Excel và tìm đến cột % thuế GTGT.

Bước 2: Nếu tại cột % thuế GTGT chọn giá trị KHÁC, kiểm tra cột % thuế suất KHÁC và nhập giá trị thuế suất có tối đa 2 chữ số thập phân (ví dụ: 8.25, 10.50).

Bước 3: Lưu tệp Excel sau khi chỉnh sửa.

Bước 4: Thực hiện nhập khẩu lại dữ liệu vào phần mềm.