1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn kế toán cách lập chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử trên phần mềm, giúp tự động hóa việc ghi nhận thông tin hóa đơn vào chứng từ, giảm thao tác nhập liệu thủ công và sai sót.
Nội dung bao gồm hai cách thực hiện (qua kết nối MISA meInvoice và nhập thủ công), cùng các lưu ý khi hệ thống không nhận diện được nhà cung cấp hoặc hàng hóa.
Hướng dẫn áp dụng cho các đơn vị sử dụng phần mềm MISA có phát sinh hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp được hỗ trợ.
2. Các bước thực hiện lập chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử
Cách 2: Lập thủ công chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử
Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, chọn chứng từ cần lập (Ví dụ: Chứng từ mua hàng hóa, Chứng từ mua dịch vụ, Giảm giá hàng mua).
Bước 2: Nhấn biểu tượng ⚙ trên thanh công cụ, chọn Nhập khẩu từ hóa đơn điện tử.
Bước 3: Chọn hình thức nhập khẩu (từ tệp hóa đơn điện tử hoặc từ mã tra cứu):
- Nếu chọn Từ tệp hóa đơn điện tử: Chọn đến tệp hóa đơn điện tử dạng xml nhận được từ người bán.
Lưu ý: Danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử được hỗ trợ nhập khẩu: VNPT, VIETTEL, BKAV, SOFTDREAM, THÁI SƠN, EASYINVOICE.
-
- Nếu chọn Từ mã số tra cứu: Nhập mã số tra cứu của hóa đơn vào ô Từ mã số tra cứu
Lưu ý: Hình thức nhập khẩu này chỉ thực hiện được với hóa đơn của Nhà cung cấp meInvoice.vn
Bước 5: Nhấn Lập chứng từ. Chương trình sẽ tự động lấy thông tin trên hóa đơn để lập chứng từ mua hàng tương ứng:
- Có thể thay đổi lại các thông tin trên chứng từ theo nhu cầu (nếu cần).
Bước 6: Nhấn Cất.
3. Một số lưu ý khi lập chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử
- Nếu Nhà cung cấp, Hàng hóa trên hóa đơn chưa có trong danh mục nhà cung cấp, hàng hóa trên phần mềm thì thực hiện thêm mới bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng.
- Trường hợp Nhà cung cấp đã có trong danh mục nhà cung cấp trên phần mềm nhưng vẫn hiển thị thông báo “Không tìm thấy Nhà cung cấp” thì cần kiểm tra lại xem thông tin Mã số thuế và tên Nhà cung cấp khai báo trên danh mục đã chính xác chưa để chỉnh sửa lại cho đúng, sau đó chọn lại Nhà cung cấp trong danh mục.
- Trường hợp Hàng hóa đã có trong danh mục hàng hóa trên phần mềm nhưng vẫn hiển thị thông báo “Không tìm thấy Hàng hóa”: là do cách đặt Mã Hàng hóa và Tên hàng hóa giữa người mua và người bán không trùng khớp nhau, trường hợp này Kế toán chọn lại Hàng hóa trong danh mục, các thông tin liên quan như: Số lượng, Đơn giá, Thuế suất… vẫn sẽ được giữ nguyên theo thông tin trên hóa đơn của người bán.
4. Danh sách cung cấp hóa đơn điện tử
Có thể nhập khẩu hóa đơn điện tử được phát hành bởi các Nhà cung cấp sau:
- VNPT
- VIETTEL
- BKAV
- SOFTDREAM
- THÁI SƠN
- EASYINVOICE
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
