Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến công nợ khách hàng?

Doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu của khách hàng. Tuy nhiên, khách hàng phát sinh các sự kiện như vỡ nợ, tai nạn hoặc tử vong dẫn đến việc không còn khả năng thanh toán, khiến khoản công nợ không thể thu hồi.

Giải pháp: Trường hợp bên mua mất khả năng thanh toán công nợ, tham khảo hướng xử lý như sau:

• Bước 1: Hạch toán bổ sung dự phòng nợ phải thu khó đòi
  Vào phân hệ Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác: Nợ TK 642 / Có TK 2293
• Bước 2: Hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi khi xác định không thể thu hồi được:
  Vào phân hệ Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác: Nợ TK 2293 / Có TK 131, đối tượng có chọn mã khách hàng

Lưu ý: Nếu theo dõi công nợ theo hóa đơn, thực hiện thêm bước Đối trừ chứng từ theo hướng dẫn tại đây

Doanh nghiệp đã nhập số dư đầu kỳ công nợ khách hàng nhưng sau đó phát hiện nhập sai hoặc không còn nhu cầu theo dõi khoản công nợ này.

Giải pháp: Để xóa số dư đầu kỳ công nợ khách hàng, thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\Công nợ khách hàng
• Bước 2: Trên danh sách số dư công nợ, tích chọn vào dòng công nợ của đối tượng cần xóa, nhấn vào dấu ▼ ở cột Chức năng chọn Xóa
• Bước 3: Trên bảng thông báo, nhấn Có. Sau đó kiểm tra lại báo cáo công nợ.

Đơn vị đã làm chứng từ thu tiền khách hàng nhưng trên danh sách đơn đặt hàng không hiện số thực thu là do trên chứng từ thu tiền khách hàng chưa chọn số đơn đặt hàng tương ứng

Cách xử lý: Mở chứng từ thu tiền khách hàng \ nhấn Bỏ ghi \ Sửa \ Tại cột Đơn đặt hàng, chọn số đơn hàng tương ứng \ nhấn Cất

Nếu không thấy cột đơn đặt hàng trên chứng từ, Anh chị có thể hiển thị cột theo hướng dẫn tại đây

Anh chị tham khảo hướng dẫn tại đây

Để gửi biên bản đối chiếu công nợ (hoặc thông báo công nợ) có ký điện tử cho khách hàng Anh chị thực hiện như sau

Bước 1: Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo công nợ khách hàng \ chọn Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ (hoặc Thông báo công nợ)

Bước 2: Chọn tham số mở báo cáo

Bước 3: Xuất báo cáo ra file Excel hoặc PDF (nếu cần xuất ra file PDF thì có thể chọn Xem báo cáo qua trình in của AMIS kế toán / Xuất khẩu)

Bước 4: Ký số trên file báo cáo đã xuất khẩu

Bước 5: Gửi email file báo cáo đã ký điện tử cho khách hàng

Trường hợp khách hàng chuyển nhầm tiền hai lần vào tài khoản công ty và Anh chị đã làm chứng từ Thu tiền gửi, hạch toán Nợ TK 112 / Có TK 131 – số tiền thực tế khách hàng chuyển

-> Khi chuyển trả lại phần bị chuyển dư cho khách hàng, Anh chị vào phân hệ Tiền gửi / Chi tiền, hạch toán Nợ TK 131 / Có TK 112 – số tiền khách hàng chuyển dư

Lưu ý: Nếu theo dõi công nợ theo hóa đơn, thực hiện thêm bước Đối trừ chứng từ theo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Đã sửa mã khách hàng trên chứng từ sang mã khách hàng khác nhưng khi xem báo cáo công nợ vẫn hiển thị công nợ ở mã khách hàng cũ

Nguyên nhân: Do mã khách hàng ở phần thông tin chung không khớp với mã đối tượng ở bảng chi tiết hàng hóa dịch vụ. Lỗi này thường xảy ra khi đơn vị nhân bản chứng từ bán hàng từ một phiếu bán hàng của khách hàng khác, sau đó sửa lại mã khách hàng ở thông tin chung -> thông tin đối tượng chi tiết chưa cập nhật lại

Giải pháp:

Bước 1: Trên chứng từ bán hàng, chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện / Sửa mẫu hiện tại / tại mục Hàng tiền, nhấn Hiển thị thêm, sau đó tích chọn hiển thị các cột Đối tượng và Tên đối tượng / Nhấn Cất.

Bước 2: Đối chiếu Mã khách hàng ở phần thông tin chung với mã ở cột Đối tượng.

Nếu 2 thông tin khác nhau thì Anh chị nhấn bỏ ghi / sửa chứng từ, chọn lại cột Đối tượng về mã khách hàng đúng / Nhấn Cất

Bước 3: Kiểm tra lại báo cáo công nợ

Vấn đề: Trường hợp đã lập chứng từ bán hàng và hóa đơn nhưng khi xem Báo cáo công nợ phải thu khách hàng lại không thấy hiển thị hóa đơn đó.

Nguyên nhân: Báo cáo công nợ phải thu được tổng hợp theo các nguyên tắc sau:

1. Chứng từ đã được ghi sổ.

2. Có chọn mã đối tượng khách hàng tại phần Thông tin chung và mã đối tượng này phải khớp với đối tượng ở tab Hạch toán.

3. Có hạch toán vào tài khoản công nợ phải thu (ví dụ: TK 131).

4. Chứng từ có phát sinh giá trị thành tiền.

Vì vậy, nếu chứng từ chỉ nhập mặt hàng và số lượng nhưng chưa có đơn giá/thành tiền, hoặc thiếu một trong các điều kiện trên, thì hệ thống sẽ không ghi nhận chứng từ bán hàng vào báo cáo công nợ.

Giải pháp:

Anh/Chị kiểm tra lại chứng từ theo các nội dung sau:

• Đảm bảo chứng từ đã được ghi sổ.

• Kiểm tra đã chọn đúng mã khách hàng ở cả Thông tin chung và tab Hạch toán.

• Kiểm tra đã hạch toán vào TK 131 (hoặc tài khoản công nợ phải thu tương ứng).

• Bổ sung giá trị trên chứng từ.

Sau khi hoàn tất các điều kiện trên và ghi sổ lại chứng từ, hóa đơn sẽ hiển thị đầy đủ trên Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.

Vấn đề: Khi sử dụng chức năng Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng, sau khi nhấn Thu tiền, phần mềm sẽ tự động sinh ra Phiếu thu tiền và chuyển sang màn hình chứng từ phiếu thu. Điều này khiến Anh/Chị phải thao tác lại từ đầu nếu muốn tiếp tục thu tiền cho các khách hàng khác.

Giải pháp: Để quay lại giao diện Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Sau khi phần mềm sinh Phiếu thu tiền, nhấn Cất (không chọn Cất và đóng).

• Nhấn biểu tượng dấu X ở góc trên bên phải để đóng phiếu thu.

• Hệ thống sẽ quay lại màn hình Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng.

• Chọn lại tham số cần lọc và nhấn Lấy dữ liệu để tiếp tục thực hiện thu tiền (nếu cần).

Vấn đề: Khi xem báo cáo công nợ (phải thu hoặc phải trả), nếu chọn tham số Loại tiền là TH (tổng hợp) thì số liệu có thể khác so với khi chọn Loại tiền là Ngoại tệ, khiến Anh/Chị thấy công nợ của cùng một đối tượng không khớp giữa hai cách chọn.

Nguyên nhân: 

Do phạm vi lấy dữ liệu của tham số Loại tiền trên báo cáo khác nhau:

• Loại tiền TH (Tổng hợp)
  → Phần mềm lấy tất cả chứng từ công nợ và thanh toán, bao gồm:

  • Chứng từ nhập loại tiền VND

  • Chứng từ nhập loại tiền ngoại tệ

• Loại tiền Ngoại tệ
  → Phần mềm chỉ lấy các chứng từ công nợ và thanh toán có loại tiền là ngoại tệ.

Vì vậy, khi một đối tượng có phát sinh công nợ và thanh toán với nhiều loại tiền (VND và ngoại tệ) thì số liệu hiển thị giữa hai cách chọn tham số có thể khác nhau.

Vấn đề: Người dùng hạch toán chứng từ mua hàng hoặc bán hàng theo hình thức công nợ (TK 331, 131), nhưng trên phần mềm lại hiển thị trạng thái đã thanh toán. Vì vậy đơn vị cần xác định chứng từ thanh toán nào đã được đối trừ với các chứng từ công nợ này.

Giải pháp: Để kiểm tra chứng từ thanh toán liên quan, Anh/Chị thực hiện xem báo cáo đối chiếu công nợ như sau:

• Đối với mua hàng (công nợ phải trả – TK 331):

  • Vào Báo cáo \ Mua hàng \ Báo cáo đối chiếu \ Chọn Đối chiếu chứng từ công nợ phải trả và chứng từ thanh toán

  • Thiết lập tham số → Xem báo cáo

=> Báo cáo sẽ thể hiện rõ chứng từ thanh toán nào đã được đối trừ với từng chứng từ mua hàng.

• Đối với bán hàng (công nợ phải thu – TK 131):

  • Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo đối chiếu \ Chọn Đối chiếu chứng từ công nợ phải thu và chứng từ thanh toán

  • Thiết lập tham số → Xem báo cáo

=> Báo cáo sẽ thể hiện rõ chứng từ thanh toán nào đã được đối trừ với từng chứng từ bán hàng.

Vấn đề: Doanh nghiệp đã thu tiền của khách hàng A nhưng lại hạch toán nhầm sang khách hàng B từ năm trước. Sang năm sau mới phát hiện sai sót và cần điều chỉnh lại công nợ đúng đối tượng, đồng thời không làm ảnh hưởng đến doanh thu hoặc số dư của năm hiện tại.

Giải pháp: Thực hiện bút toán điều chỉnh công nợ giữa hai khách hàng như sau:

• Vào phân hệ Tổng hợp \ Chứng từ nghiệp vụ khác \ Thêm
• Hạch toán:
  • Nợ TK 131 – Khách hàng B
  • Có TK 131 – Khách hàng A

Bút toán này giúp chuyển công nợ về đúng khách hàng thực tế đã thanh toán mà không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh năm hiện tại.

Vấn đề: Trên báo cáo Chi tiết công nợ phải thu, hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị riêng cột thuế GTGT. Thay vào đó, thuế GTGT được thể hiện theo từng dòng phát sinh, tương ứng với tài khoản đối ứng 131, gây khó khăn khi cần theo dõi tổng hợp theo cột.

Giải pháp: Để xem công nợ phải thu có hiển thị thuế GTGT theo cột, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo công nợ khách hàng \ Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn
• Nhấn biểu tượng bánh răng (Tùy chỉnh mẫu báo cáo) → chọn Sửa mẫu hiện tại
• Nhấn Hiển thị thêm → tích chọn các cột: Tiền hàng, Tiền thuế
• Nhấn Cất

Sau đó, báo cáo sẽ hiển thị riêng cột thuế GTGT theo nhu cầu theo dõi của đơn vị.

Lưu ý: 

• Nếu không thấy báo cáo Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn trên danh sách báo cáo, Anh chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp Báo cáo Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn lên không khớp với Báo cáo chi tiết công nợ phải thu, xem thêm hướng dẫn tại đây.

Vấn đề: Doanh nghiệp đã thu tiền từ khách hàng nhưng trên chứng từ bán hàng vẫn hiển thị trạng thái chưa thu tiền.

Nguyên nhân: do khi lập phiếu thu tiền khách hàng, người dùng không chọn thu tiền theo hóa đơn, dẫn đến khoản thu chưa được liên kết (đối trừ) với chứng từ bán hàng tương ứng.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện đối trừ chứng từ giữa phiếu thu tiền khách hàng và chứng từ bán hàng để cập nhật trạng thái thanh toán:

• Vào phân hệ Bán hàng \ tab Quy trình \ Tiện ích \ Đối trừ chứng từ
• Chọn đúng khách hàng cần đối trừ, ngày đối trừ, loại tiền → lấy dữ liệu
• Tích chọn chứng từ bán hàng (công nợ phải thu) và phiếu thu tiền tương ứng
• Nhấn đối trừ

→ Sau khi đối trừ, chứng từ bán hàng sẽ cập nhật lại trạng thái đã thu tiền.