Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến công nợ nhà cung cấp ?

Ví dụ: Đơn vị có phát sinh công nợ với nhà cung cấp theo loại tiền USD, cần quy đổi từ tiền EUR sang USD để thanh toán công nợ

Nếu đơn vị mở hai tài khoản ngân hàng ngoại tệ, cần quy đổi từ tiền EUR sang USD, cần thực hiện hạch toán qua 1 tài khoản trung gian (ví dụ 1388), các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuyển tiền từ tài khoản EUR.

Vào phân hệ Tiền gửi \ tab Thu, chi tiền \ Chi tiền

• Tài khoản chi chọn tài khoản EUR
• Loại tiền để EUR, gõ Tỷ giá vào ô tỷ giá.
• Hạch toán bút toán Nợ TK 1388/Có TK 1122.

Bước 2: Nhận tiền vào tài khoản USD.

Vào phân hệ Tiền gửi \ tab Thu, chi tiền \ Thu tiền

• Nộp vào tài khoản chọn tài khoản USD.
• Loại tiền để USD, gõ Tỷ giá vào ô tỷ giá.
• Hạch toán bút toán Nợ TK 1122/Có TK 1388.
• Phần chênh lệch tỷ giá khi quy đổi giữa 2 loại tiền Anh chị thêm dòng trên chứng từ và hạch toán vào TK 515 hoặc 635 / đối ứng TK 1388, đảm bảo tổng tiền quy đổi trên chứng từ Chi tiền gửi tiền EUR bằng tổng tiền quy đổi trên chứng từ Thu tiền gửi tiền USD

Bước 3: Thực hiện trả tiền cho nhà cung cấp theo loại tiền USD

Tham khảo hướng dẫn tại đây

Doanh nghiệp đã nhập số dư đầu kỳ công nợ nhà cung cấp nhưng sau đó phát hiện nhập sai hoặc không còn nhu cầu theo dõi khoản công nợ này.

Giải pháp: Để xóa số dư đầu kỳ công nợ nhà cung cấp, thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\Công nợ nhà cung cấp
• Bước 2: Trên danh sách số dư công nợ, tích chọn vào dòng công nợ của đối tượng cần xóa, nhấn vào dấu ▼ ở cột Chức năng chọn Xóa
• Bước 3: Trên bảng thông báo, nhấn Có. Sau đó kiểm tra lại báo cáo công nợ.

Để nhập được số dư vừa dư nợ, vừa dư có thì tài khoản đó phải có tính chất lưỡng tính và tích chọn Theo dõi theo đối tượng trong danh mục Hệ thống tài khoản.

=> Nhập số dư cho từng đối tượng tương ứng, ví dụ đối tượng A dư nợ, đối tượng B dư có

Ví dụ: Đơn vị cần nhập số dư cho TK 3388 vừa dư nợ vừa dư có thì làm như sau

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Hệ thống tài khoản

Bước 2: Tại dòng TK 3388, nhấn Sửa \ chọn tính chất Lưỡng tính, chọn Theo dõi theo đối tượng và chọn loại Đối tượng \ nhấn Cất 

Bước 3: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Nhập số dư ban đầu \ Chọn tab Công nợ theo đối tượng tương ứng (ví dụ TK 3388 theo dõi theo đối tượng nhà cung cấp thì chọn tab Công nợ nhà cung cấp)

Bước 4: Nhấn Nhập số dư, sau đó nhập số dư cho từng đối tượng theo số dư bên nợ hoặc bên có tương ứng

Để xem báo cáo công nợ với nhà cung cấp có thông tin hóa đơn, số tiền trước thuế và tiền thuế gộp cùng 1 dòng, Anh chị có thể xem báo cáo Chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn.

Cách xem báo cáo như sau: Vào Báo cáo \ Mua hàng \ Báo cáo công nợ nhà cung cấp \ Chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn. 

Lưu ý:

• Nếu không thấy báo cáo Chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn trên danh sách báo cáo, Anh chị vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung \ Tại mục Khác, chỉnh dòng Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn là Có \ nhấn Cất
• Để báo cáo Chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn lên đúng số liệu, Anh chị thực hiện thao tác Đối trừ chứng từ trước khi xem báo cáo. Tham khảo hướng dẫn đối trừ chứng từ tại đây

Để lập 1 phiếu chi thanh toán cho nhiều nhà cung cấp và ghi nhận cấn trừ công nợ, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi \ Thu, chi tiền \ Chi tiền (hoặc phân hệ Tiền mặt \ Thu, chi tiền \ Chi tiền)

Bước 2:

• Chọn loại Chi khác, sau đó hạch toán Nợ TK 331 / Có TK 112 (hoặc TK 111) từng dòng tương ứng số tiền cần trả cho từng nhà cung cấp. Tại cột đối tượng, chọn mã nhà cung cấp tương ứng
• Nếu thanh toán bằng tiền gửi, Anh chị chọn thông tin số Tài khoản chi
• Nhấn Cất

Bước 3: Thưc hiện đối trừ chứng từ theo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Trong một số trường hợp, một khách hàng hoặc nhà cung cấp có nhiều đại lý, cửa hàng hoặc chi nhánh trực thuộc. Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết công nợ, số lượng hàng hóa hoặc doanh thu theo từng đơn vị con, đồng thời vẫn tổng hợp được số liệu chung của công ty tổng. Vì vậy cần thiết lập danh mục phù hợp để vừa quản lý chi tiết từng đại lý, vừa tổng hợp số liệu theo đơn vị tổng trên các báo cáo.

Giải pháp:

Bước 1: Khai báo nhóm khách hàng/nhà cung cấp cho đơn vị tổng

1. Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục.

2. Chọn Nhóm khách hàng, nhà cung cấp.

3. Nhấn Thêm.

4. Khai báo thông tin nhóm khách hàng/nhà cung cấp (là công ty tổng).

5. Nhấn Cất.

Bước 2: Khai báo mã khách hàng/nhà cung cấp cho các đại lý, cửa hàng, chi nhánh con

1. Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục.

2. Chọn Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp).

3. Nhấn Thêm.

4. Khai báo thông tin đại lý/cửa hàng/chi nhánh.

5. Tại mục Nhóm khách hàng (hoặc nhóm nhà cung cấp), chọn công ty tổng đã tạo ở bước trên.

6. Nhấn Cất.

Bước 3: Hạch toán chứng từ

Khi lập các chứng từ mua hàng, bán hàng, chọn mã khách hàng (hoặc nhà cung cấp) là các đại lý, cửa hàng, chi nhánh con.

Bước 4: Theo dõi số liệu trên báo cáo

• Đối với khách hàng:

  • Vào Báo cáo → Bán hàng.

  • Xem các báo cáo như Tổng hợp bán hàng theo nhóm khách hàng, Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng…

  • Tại tham số báo cáo, chọn Nhóm khách hàng là công ty tổng để xem số liệu tổng hợp.

• Đối với nhà cung cấp:

  • Vào Báo cáo → Mua hàng.

  • Xem các báo cáo như Tổng hợp mua hàng theo nhà cung cấp, Tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp.

  • Tại tham số báo cáo, chọn Nhóm nhà cung cấp là công ty tổng để tổng hợp số liệu.

Với cách thiết lập này, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết từng đại lý/chi nhánh và đồng thời tổng hợp số liệu cho công ty tổng trên cùng hệ thống báo cáo.