Gửi hóa đơn cho khách hàng

Để thực hiện gửi hóa đơn cho từng khách hàng, cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\ Quy trình\Xuất và gửi hóa đơn

Bước 2: Chương trình sẽ tự động chuyển sang phân hệ Bán hàng\ Hóa đơn và hiển thị thông tin các hóa đơn điện tử đã phát hành.

Bước 3: Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần gửi (có thể lọc theo các trạng thái: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH). Nhấn Lọc.

Bước 4: Chọn hóa đơn cần gửi trên danh sách, sau đó nhấn Gửi hóa đơn cho khách hàng.

Bước 5: Điền thông tin Tên người nhận, Email, Số điện thoại của khách hàng.

• Tên người nhận và Email:
  • Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
    
  • Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

  
  

  Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”

• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

Bước 6: Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

Để thực hiện gửi hóa đơn hàng lọat cho khách hàng, cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\ Quy trình\Xuất và gửi hóa đơn

Bước 2: Chương trình sẽ tự động chuyển sang phân hệ Bán hàng\ Hóa đơn và hiển thị thông tin các hóa đơn điện tử đã phát hành.

Bước 3: Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần gửi (có thể lọc theo các trạng thái: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH). Nhấn Lọc.

Bước 4. Thực hiện tích chọn các hóa đơn cần gửi cho khách hàng sau đó lựa chọn chức năng Thực hiện hàng loạt để gửi hàng loạt hóa đơn

Bước 5: Điền thông tin Tên người nhân, Email, Số điện thoại của khách hàng

• Tên người nhận và Email:
  • Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
    
  • Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email người nhân và cách nhau bởi dấu “;“\

• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem tất cả hóa đơn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

Bước 6: Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.