Có bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT khi xuất khẩu không và các bước thực hiện như thế nào?

Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng khi xuất khẩu hàng hóa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm Nghị định 70/2025/NĐ-CP) cũng như hướng dẫn các bước thực hiện đúng quy trình xuất khẩu và xuất hóa đơn.

Nội dung bài viết gồm: Giải thích quy định pháp lý về hóa đơn xuất khẩu, hướng dẫn lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lập chứng từ bán hàng và xuất hóa đơn cho hai trường hợp: tự xuất khẩu và ủy thác xuất khẩu.

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm b, c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định:

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.

2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử

…”

Như vậy, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn thương mại là không bắt buộc đối với đơn vị có hoạt động xuất khấu. Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng đủ điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến CQT thì có thể lựa chọn lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Bước 1: Lập và phát hành Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Chi tiết các bước xem hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Lập chứng từ bán hàng và xuất hóa đơn

• Trường hợp 1: Bán hàng tự xuất khẩu. (Xem hướng dẫn tại đây)
• Trường hợp 2: Bán hàng tại đơn vị giao ủy thác xuất khẩu. (Xem hướng dẫn tại đây)