Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

Xem phim hướng dẫn

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục, chọn danh mục cần thực hiện khai báo:

Bước 2: Nhấn biểu tượng ▼cạnh nút Thêm\Nhập từ excel:

• Chương trình sẽ hiển thị giao diện nhập khẩu từ excel.

Bước 3: Chọn tệp nguồn

• Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
• Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng làm tiêu đề cho cột.
• Có 3 lựa chọn nhập khẩu thông tin:
  • Thêm mới: NSD sẽ tạo mới các mã trong danh mục VTHH, NCC, khách hàng …
  • Cập nhật: NSD sẽ cập nhật, bổ sung thêm các thông tin của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
  • Ghi đè: Cập nhật dữ liệu theo thông tin mới của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
• Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục.

Bước 4: Ghép dữ liệu

• Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình:

• Trường hợp là file do bạn tự tạo không theo mẫu chương trình thì cần  thực hiện ghép cột thủ công:

• Lưu ý:

• • Tại dòng có tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”  thì  phải đảm bảo cột trên tệp excel tương ứng có nhập đầy đủ thông tin liên quan.
  • Nếu không tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống theo yêu cầu của từng trường dữ liệu theo từng danh mục, chứng từ.

• • Trường hợp muốn lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin:

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu

• Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo:

• Nếu vừa có dòng hợp lệ và không hợp lệ, khi đó có thể lựa chọn:
  • Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
  • Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

Bước 6: Kết quả nhập khẩu dữ liệu

• Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 5:

• Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

Xem phim hướng dẫn

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu:

Bước 2: Chương trình sẽ hiển thị danh sách các loại số dư, kích chọn vào loại số dư cần nhập khẩu.

Ví dụ: Nhập số dư tài khoản từ file excel:

Bước 3: Trên chức năng Nhập số dư, Nhấn biểu tượng ⏷cạnh nút Nhập số dư\Nhập số dư ban đầu từ excel:

Bước 4: Chọn tệp nguồn: Tương tự như nhập khẩu danh mục.

Bước 5: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục , cần ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình.

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu để điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 7: Thông báo kết quả nhập liệu

Xem phim hướng dẫn

Bước 1: Chọn phân hệ cần thực hiện nhập khẩu chứng từ:

Bước 2: Nhấn biểu tượng ▼ cạnh nút Thêm\Nhập từ excel:

Bước 3: Chương trình hiển thị giao diện tương tự như nhập khẩu danh mục:

Bước 4: Chọn tệp nguồn:

• • Chọn đúng loại chứng từ trước khi chọn file dữ liệu hoặc tải file mẫu để tránh phát sinh lỗi ở các bước sau do sai định dạng, thông tin dữ liệu cần nhập khẩu của mỗi loại chứng từ.
  • Chỉ nhập khẩu thêm mới chứng từ.

Bước 5: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục cần ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu để có thể điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 7: Thông báo kết quả nhập liệu

Lưu ý: Sau khi nhập khẩu thành công thì chứng từ sẽ ở trạng thái chưa ghi sổ. Bạn cần thực hiện ghi sổ chứng từ để ghi nhận bút toán lên các báo cáo, sổ sách kế toán.