Tôi nhận được hóa đơn đầu vào là Hóa đơn thay thế thì Hạch toán và Kê khai như thế nào?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết giúp hiểu rõ tổng quan về nguyên tắc hạch toán và kê khai thuế khi nhận được hóa đơn đầu vào là hóa đơn thay thế.

Người mua nhận được hoá đơn đầu vào là Hoá đơn thay thế trong trường hợp khi hóa đơn gốc bị sai sót, người bán xuất HĐ thay thế cho hóa đơn bị sai sót đó. Khi nhận được hóa đơn thay thế, kế toán bên mua cần xác định rõ:

HĐ thay thế này là tăng hay giảm so với Hoá đơn gốc?
Thời điểm nhận HĐ thay thế thì hàng hoá liên quan Hoá đơn gốc vẫn còn tồn kho hay đã bán hết?

Việc xác định đúng hai yếu tố trên giúp hạch toán và kê khai thuế chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định về xử lý hóa đơn sai sót.

2. Căn cứ pháp lý

Theo khoản 6, điều 23 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 thì:

6. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai, sót thì được khai thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế như sau:

a) Người nộp thuế thực hiện khai bổ sung vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót nếu việc khai thuế vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn của tháng, quý đó; người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc bị thu hồi số tiền thuế đã được hoàn tương ứng và nộp tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).

b) Người nộp thuế thực hiện khai vào tháng, quý phát hiện sai, sót nếu việc khai thuế được thực hiện vào tháng, quý phát sinh thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển sang tháng, quý sau.

=> Tóm lại, nhận hóa đơn đầu vào thay thế do hóa đơn cũ sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng. Xét ảnh hưởng của hóa đơn thay thế bằng cách lập tờ khai bổ sung nháp của kỳ bị sai sót.

Nếu kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn → Lập tờ khai bổ sung và nộp thêm số thuế phát sinh.
Nếu kê khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp hoặc chỉ làm thay đổi số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau → Kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ hiện tại và kê khai phần chênh lệch tại chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào tương ứng.

3. Cách hạch toán hóa đơn đầu vào là hóa đơn thay thế

Trường hợp 1: Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế CÙNG KỲ kê khai hoặc chưa Kê khai thuế Hoá đơn gốc

Cách 1: Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) =0 và hạch toán Hóa đơn thay thế trên Chứng từ mua hàng thông thường

Ví dụ: Ngày 20/07/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000426 thay thế cho hóa đơn số 00000023

Sửa Hóa đơn gốc 00000023 toàn bộ thông tin về 0 => Không ghi nhận giá trị hóa đơn này

Vào Mua hàng hóa trong nước nhập kho hạch toán thông tin Hóa đơn thay thế

Cách 2: Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) theo thông tin Hóa đơn thay thế

Mở Chứng từ mua hàng của Hóa đơn gốc, nhấn Bỏ ghi/Sửa, gõ lại thông tin Hóa đơn thay thế

Lưu ý: bạn nên kiểm tra lại Tồn kho để hạch toán cho phù hợp. Trường hợp hàng trong kho Đã xuất hoặc Tồn kho đã hết:

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán Giảm giá vốn
Hoặc Nhập kho số chênh lệch giữa hoá đơn thay thế và hoá đơn gốc (hoá đơn bị thay thế).

Trường hợp 2: Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế KHÁC KỲ kê khai hoặc đã Kê khai thuế Hoá đơn gốc

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Giữ nguyên Hóa đơn đầu vào (gốc) .

Bước 2: Hạch toán hóa đơn thay thế

2.1 Hạch toán tiền thuế GTGT của Hóa đơn thay thế (chỉ khai báo thông tin hóa đơn tab Kê khai do giá trị tiền thuế sẽ hạch toán ở Bước 3 khi lập tờ khai bổ sung)

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác
Tích ô “Hạch toán cộng gộp nhiều hoá đơn”
Tab Hạch toán: hạch toán Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331, Số tiền =0

Tab Kê khai hoá đơn: nhập các thông tin của Hoá đơn thay thế (Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)

Lưu ý: Điền Đầy đủ đúng giá trị hóa đơn thay thế để kê khai lên tờ khai bổ sung

2.2 Hạch toán phần chênh lệch của số lượng, đơn giá, thành tiền Hóa đơn thay thế so với Hóa đơn gốc (do giữ nguyên hóa đơn gốc ở Bước 1)

Nếu hóa đơn thay thế TĂNG số lượng, đơn giá, thành tiền so với Hóa đơn gốc

Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán tăng thêm Giá trị tồn kho

Vào Chứng từ mua hàng qua kho chọn Không kèm hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc

Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán tăng Giá vốn hàng bán

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, tab Kê khai không tích có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

Nếu hóa đơn thay thế GIẢM số lượng, đơn giá, thành tiền so với Hóa đơn gốc

Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán giảm Giá trị tồn kho

Vào chứng từ Trả lại hàng mua chọn Không có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán giảm Giá vốn hàng bán

Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, tab Kê khai không tích có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

4. Cách kê khai hóa đơn đầu vào là hóa đơn thay thế

Trường hợp 1: Chưa lập tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế)

Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế CÙNG KỲ kê khai thuế

Khi lập tờ khai thuế GTGT lần đầu, hóa đơn thay thế tự động lên bảng kê mua vào.

Ví dụ: Ngày 20/07/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000426 thay thế cho hóa đơn số 00000023 ngày 15/07/2025. Do chưa lập tờ khai thuế GTGT tháng 7, khi lập tờ khai lần đầu, hóa đơn số 00000426 tự động lên bảng kê mua vào.

Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế KHÔNG CÙNG KỲ kê khai thuế

Khi lập tờ khai thuế GTGT lần đầu của kỳ có hóa đơn gốc, người dùng chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ để đưa hóa đơn thay thế lên bảng kê mua vào.

Ví dụ: Ngày 01/08/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000789 thay thế cho hóa đơn số 00000023 ngày 15/07/2025. Do tháng 7 chưa lập tờ khai thuế GTGT, khi lập tờ khai tháng 7 lần đầu, người dùng nhấn Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ và tích chọn hóa đơn số 00000789 lên bảng kê.

Trường hợp 2: Đã lập tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế)

Đối với kỳ đã kê khai thuế, sau khi lập tờ khai bổ sung nháp của kỳ có hóa đơn gốc, căn cứ vào kết quả kê khai để xử lý như sau:

– Nếu kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn: Lập tờ khai bổ sung của kỳ bị sai sót.

Ví dụ: Ngày 01/08/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000789 thay thế cho hóa đơn số 00000023 ngày 15/07/2025. Hóa đơn thay thế có thuế GTGT đầu vào thấp hơn hóa đơn gốc nên sau khi lập tờ khai bổ sung nháp tháng 7, số thuế GTGT phải nộp tăng thêm 2 triệu đồng.

→ Đơn vị lập tờ khai bổ sung tháng 7, chọn hóa đơn thay thế lên bảng kê, sửa hóa đơn gốc về 0 và thực hiện Hạch toán điều chỉnh.

Lập tờ khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc.Tại Bảng kê mua vào, chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ và tích chọn hóa đơn thay thế.

Sửa hóa đơn gốc về Giá trị HHDV mua vào = 0, Tiền thuế = 0.

Số liệu tự động tổng hợp lên tab Tờ khai điều chỉnh chỉ tiêu [23] [24] [25]

Sau khi cất Tờ khai bổ sung sẽ có nút Hạch toán điều chỉnh, để hạch toán điều chỉnh tiền thuế GTGT là số chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Hướng dẫn xử lý và hạch toán sau khi lập tờ khai bổ sung thuế GTGT. Xem hướng dẫn Tại đây

– Nếu kê khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp hoặc chỉ tăng/giảm số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau: Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ hiện tại.

Ví dụ: Ngày 01/08/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000789 thay thế cho hóa đơn số 00000023 ngày 15/07/2025. Hóa đơn thay thế có thuế GTGT đầu vào tăng thêm 2 triệu đồng so với hóa đơn gốc. Sau khi lập tờ khai bổ sung nháp tháng 7, việc điều chỉnh chỉ làm tăng số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau, không làm tăng số thuế phải nộp.

→ Đơn vị không lập tờ khai bổ sung, mà kê khai phần chênh lệch 2 triệu đồng trên tờ khai thuế GTGT của tháng 8.

Cập nhật 14/07/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với gần 200.000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng

Hỏi Cộng đồng MISA

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng

Đăng bài ngay