Hướng dẫn hạch toán và kê khai hóa đơn thay thế đầu vào khi chưa lập tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh hóa đơn gốc

– Cách 1: Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) = 0 và hạch toán Hóa đơn thay thế trên Chứng từ mua hàng thông thường

Nên sử dụng khi: Hóa đơn gốc đã được hạch toán nhưng đơn vị muốn tách riêng hóa đơn thay thế thành một chứng từ mới, đồng thời không muốn thay đổi chứng từ mua hàng đã lập từ hóa đơn gốc.

Ví dụ: Ngày 19/08/2026, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000123 thay thế cho hóa đơn số 00000023

• Mở chứng từ hóa đơn gốc, sửa toàn bộ thông tin Số lượng, Đơn giá, Thành tiền về 0 để không ghi nhận giá trị hóa đơn bị thay thế.

• Vào phân hệ Mua hàng → Mua hàng hóa trong nước nhập kho để lập chứng từ và hạch toán theo hóa đơn thay thế.

– Cách 2: Sửa Hóa đơn gốc (Hóa đơn đã bị thay thế) theo thông tin Hóa đơn thay thế

Nên sử dụng khi: Đơn vị muốn sửa lại thông tin hóa đơn gốc theo thông tin hóa đơn thay thế mà  không cần lập thêm một chứng từ mua hàng mới.

• Mở chứng từ mua hàng của hóa đơn gốc, nhấn Bỏ ghi → Sửa.

• Cập nhật toàn bộ thông tin theo hóa đơn thay thế.

Lưu ý:  Anh/chị nên kiểm tra lại Tồn kho để hạch toán cho phù hợp. Trường hợp hàng trong kho Đã xuất hoặc Tồn kho đã hết:

•  Vào Chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán Giảm giá vốn
• Hoặc Nhập kho số chênh lệch giữa hoá đơn thay thế và hoá đơn gốc (hoá đơn bị thay thế).

– Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế CÙNG KỲ kê khai thuế: Khi lập tờ khai thuế GTGT lần đầu, hóa đơn thay thế tự động lên bảng kê mua vào.

Ví dụ: Ngày 19/08/2026, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000123 thay thế cho hóa đơn số 00000023 ngày 06/08/2026. Do chưa lập tờ khai thuế GTGT tháng 8, khi lập tờ khai lần đầu, hóa đơn số 00000123 tự động lên bảng kê mua vào.

– Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế KHÔNG CÙNG KỲ kê khai thuế: Khi lập tờ khai thuế GTGT lần đầu của kỳ có hóa đơn gốc, tại phụ lục bảng kê mua vào (BKMV_01-2/GTGT) nhấn chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ để đưa hóa đơn thay thế lên bảng kê

Ví dụ: Ngày 19/08/2026, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000123 thay thế cho hóa đơn số 00000023 ngày 15/07/2026. Do tháng 8 chưa lập tờ khai thuế GTGT, khi lập tờ khai tháng 7 lần đầu, tại phụ lục bảng kê mua vào (BKMV_01-2/GTGT) nhấn Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ  và tích chọn hóa đơn số 00000123 lên bảng kê.