2. Các bước thực hiện
2.1 Biểu hiện
Đơn vị xem hóa đơn đầu vào báo không hợp lệ do sai địa chỉ người mua hoặc sai địa chỉ người bán khi có thay đổi địa giới hành chính
- Hóa đơn đầu vào được kiểm tra nhưng hiển thị trạng thái Không hợp lệ.
- Hệ thống cảnh báo sai địa chỉ người mua hoặc người bán trên hóa đơn.
- Thông tin địa chỉ trên hóa đơn không khớp với thông tin địa chỉ hiện tại của doanh nghiệp.
- Hóa đơn phát sinh trong thời gian thay đổi địa giới hành chính, dẫn đến thông tin địa chỉ trên hóa đơn có sự khác biệt.
- Muốn kiểm tra và xử lý hóa đơn bị cảnh báo sai thông tin địa chỉ sau khi địa giới hành chính thay đổi.
2.2 Cách xử lý
2.2.1 Đối với địa chỉ đơn vị mua hàngMột số tình huống thường gặp và cách xử lý Tình huống 1: Đơn vị đã cập nhật địa chỉ mới của đơn vị trên Cơ cấu tổ chức nhưng quên chưa thông báo cho bên bán dẫn đến bên bán vẫn xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, khi chương trình xử lý hóa đơn sẽ báo sai địa chỉ người mua dẫn đến hóa đơn không hợp lệ. => Với tình huống này, đơn vị cần liên hệ với người bán để bên bán xử lý hóa đơn sai sót địa chỉ người mua. Tình huống 2: Đơn vị đã thông báo cho bên bán địa chỉ mới, bên bán đã xuất hóa đơn theo địa chỉ mới nhưng đơn vị quên chưa cập nhật địa chỉ mới trên Cơ cấu tổ chức, khi chương trình xử lý hóa đơn sẽ báo sai địa chỉ người mua dẫn đến hóa đơn không hợp lệ. => Với tình huống này, đơn vị cần cập nhật lại địa chỉ mới trên Cơ cấu tổ chức sau đó, nhấn Kiểm tra lại hóa đơn. Các bước thực hiện như sau: Địa chỉ đơn vị thay đổi do thay đổi địa giới hành chính cấp Tỉnh, cấp Xã theo quy định của Nhà nước, đơn vị cần thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra lại địa chỉ của đơn vị mình tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Bước 2: Thông báo cho người bán về địa chỉ mới của đơn vị mình để người bán xuất hóa đơn theo địa chỉ mới. Bước 3: Cập nhật lại thông tin địa chỉ đơn vị trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn để khi kiểm tra hóa đơn, chương trình kiểm tra theo địa chỉ mới nhất như sau:
Bước 4: Thực hiện kiểm tra lại hóa đơn
Bước 5: Sau khi kiểm tra lại hóa đơn trên MeInvoice và cập nhật lại trạng thái, dưới AMIS kế toán, Anh chị vào phân hệ Mua hàng \ tab Xử lý hóa đơn đầu vào \ Danh sách hóa đơn \ nhấn biểu tượng 🔄 trên thanh công cụ để nạp lại dữ liệu
2.2.2 Đối với địa chỉ đơn vị bán hàngMột số tình huống thường gặp và cách xử lý Tình huống 1: Địa chỉ người bán trên hóa đơn sai (là địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính) nhưng chương trình báo đúng địa chỉ người bán do hệ thống chưa cập nhật địa chỉ mới nhất của bên bán, vẫn kiểm tra theo địa chỉ trước khi thay đổi địa giới hành chính. => Với tình huống này đơn vị cần liên hệ với bên bán để xử lý hóa đơn sai sót. Tình huống 2: Địa chỉ người bán trên hóa đơn đúng nhưng chương trình báo sai do hệ thống chưa cập nhật địa chỉ mới nhất của bên bán. => Với tình huống này, đơn vị tự chấp nhận địa chỉ người bán trên hóa đơn là địa chỉ đúng. Cách thực hiện kiểm tra: Đơn vị mua hàng khi nhận hóa đơn từ bên bán cần kiểm tra lại địa chỉ người bán trên hóa đơn đã chính xác hay chưa bằng cách: Bước 1: Xem các quy định về thay đổi địa giới hành chính. Bước 2: Kiểm tra lại địa chỉ của người bán tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Bước 3: Đồng thời xác nhận lại với người bán địa chỉ trên hóa đơn đã là địa chỉ được cập nhật mới nhất hay chưa. Bước 4: Nếu địa chỉ trên hóa đơn đã được người bán xác nhận là đúng → đơn vị tự chấp nhận địa chỉ người bán trên hóa đơn là địa chỉ đúng
Bước 5: Đơn vị cần Kiểm tra lại với những hóa đơn trước khi chấp nhận để cập nhật kết quả kiểm tra mới nhất
Bước 6: Sau khi kiểm tra lại hóa đơn trên MeInvoice và cập nhật lại trạng thái, dưới AMIS kế toán, Anh chị vào phân hệ Mua hàng \ tab Xử lý hóa đơn đầu vào \ Danh sách hóa đơn \ nhấn biểu tượng 🔄 trên thanh công cụ để nạp lại dữ liệu
|
