Một số câu hỏi thường gặp về tính năng Xử lý hóa đơn đầu vào trên phân hệ Mua hàng

Để xem thời hạn sử dụng và số lượng hóa đơn còn được sử dụng của phần mềm MeInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào

• • Bước 1: Truy cập đường link https://app.meinvoice.vn/inbot/
  • Bước 2: Nhập mã số thuế và tài khoản đăng nhập phần mềm MeInvoice
  • Bước 3: Trên giao diện MISA MeInvoice, vào Hệ thống \ Quản lý tài nguyên để xem thời hạn và số lượng hóa đơn còn lại

Vấn đề: Người dùng muốn tải file hóa đơn đầu vào lưu về máy tính

Giải pháp: Để tải hóa đơn đầu vào về máy Anh chị thực hiện như sau

• Vào phân hệ Mua hàng \ tab Xử lý hóa đơn đầu vào \ vào Danh sách hóa đơn
• Nhấn vào số hóa đơn để mở giao diện chi tiết hóa đơn
• Nhấn vào Tải xuống ở góc dưới bên phải màn hình

Lưu ý: 

• Nếu trên hóa đơn có cả mẫu mặc định và mẫu người bán => khi tải xuống sẽ là một file nén (dạng zip) bao gồm file xml và pdf của hóa đơn
• Nếu trên hóa đơn chỉ có mẫu mặc định => khi tải xuống sẽ chỉ có file xml của hóa đơn
• Trường hợp xem hóa đơn đầu vào không thấy có mẫu người bán, Anh chị tham khảo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Người dùng truy cập chức năng Xử lý hóa đơn đầu vào nhưng hệ thống hiển thị Bạn chưa có hóa đơn đầu vào, không hiển thị danh sách hóa đơn, trong khi thực tế đã có hóa đơn trên hệ thống MeInvoice – xử lý hóa đơn đầu vào.

Giải pháp:

Trường hợp trên danh sách hóa đơn báo Bạn chưa có hóa đơn đầu vào, không thấy hóa đơn nào mặc dù trên MeInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào đã có hóa đơn, Anh chị thực hiện như sau

• Bước 1: Nhấn vào Danh sách hóa đơn trên màn hình để chuyển sang giao diện danh sách.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng mũi tên xoay vòng 🔄 – Lấy lại dữ liệu trên thanh công cụ để đồng bộ lại hóa đơn từ MISA MeInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào về AMIS Kế toán.

• Bước 3: Kiểm tra lại bộ lọc dữ liệu (khoảng thời gian, trạng thái, ký hiệu…) tại biểu tượng phễu lọc và nhập đúng khoảng thời gian phát sinh hóa đơn, nhấn Lọc để hiển thị đầy đủ hóa đơn cần tìm.

• Bước 4: Nếu đã thực hiện các bước trên mà vẫn chưa có hóa đơn, Anh chị nhấn vào dấu 3 chấm dọc (⁝) bên cạnh Đơn vị nhận hóa đơn, chọn Hủy kết nối, sau đó thực hiện kết nối lại tài khoản MISA MeInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào

Vấn đề: Khi kế toán lập chứng từ mua hàng hoặc mua dịch vụ cho nhiều hóa đơn từ tab Xử lý hóa đơn đầu vào, phần mềm sẽ tự động liên kết chứng từ hạch toán với các hóa đơn đã chọn và đồng thời cập nhật trạng thái Đã lập chứng từ cho các hóa đơn đó. Vì vậy, trong trường hợp cần điều chỉnh lại chứng từ hoặc loại bỏ một số hóa đơn đã gộp chung vào chứng từ, người dùng sẽ không thể chỉnh sửa trực tiếp để bỏ liên kết từng hóa đơn trên chứng từ đã hạch toán.

Giải pháp: Để chỉnh sửa hoặc loại bỏ bớt hóa đơn khỏi chứng từ đã lập, Anh/Chị thực hiện như sau:

1. Xóa chứng từ mua hàng/mua dịch vụ đã được hạch toán trước đó.

2. Quay lại tab Xử lý hóa đơn đầu vào.

3. Chọn lại các hóa đơn cần hạch toán (chỉ tích các hóa đơn cần giữ lại) \ Thực hiện hàng loạt \ Chọn loại chứng từ để lập lại

Cách thực hiện này giúp đảm bảo việc liên kết giữa chứng từ và hóa đơn đầu vào được cập nhật chính xác trên hệ thống.

Vấn đề: Người dùng lập chứng từ mua hàng nhưng không chỉnh được thành trạng thái “Nhận kèm hóa đơn” sang “Không có hóa đơn” hoặc “Không kèm hóa đơn). Điều này gây vướng mắc trong trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau.

Nguyên nhân: do chứng từ mua hàng đang được lập từ tab Xử lý hóa đơn đầu vào, hệ thống mặc định là Nhận kèm hóa đơn và không cho thay đổi.

Giải pháp:

Trường hợp có sử dụng MeInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào và phát sinh hàng về trước, hóa đơn về sau Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Lập chứng từ mua hàng không kèm hóa đơn

• Vào Phân hệ Mua hàng \ tab Mua hàng \ chọn Thêm \ Chứng từ mua hàng
• Chọn loại: Mua hàng trong nước nhập kho
• Chọn Không kèm hóa đơn
• Nhập đầy đủ thông tin chứng từ: Nhà cung cấp, Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền…
• Nhấn Cất

Bước 2: Nhận hóa đơn sau từ tab Xử lý hóa đơn đầu vào

• Vào Phân hệ Mua hàng \ tab Xử lý hóa đơn đầu vào \ Danh sách hóa đơn
• Tại hóa đơn cần ghép với chứng từ mua hàng về trước đã lập ở bước 1, chọn mũi tên (˅) ở cột chức năng → chọn Nhận hóa đơn

• Trên giao diện Chọn chứng từ mua hàng hóa cần nhận hóa đơn
  • Khai báo điều kiện → nhấn Lấy dữ liệu
  • Tích chọn chứng từ mua hàng không kèm hóa đơn đã lập ở bước 1 → nhấn Đồng ý

• Phần mềm sẽ sinh chứng từ Nhận hóa đơn mua hàng hóa có liên kết với chứng từ mua hàng trước đó → Bổ sung các thông tin còn thiếu → nhấn Cất

Vấn đề: Người dùng đã thực hiện đồng bộ hóa đơn điện tử đầu vào về phần mềm và có thể tra cứu được hóa đơn tại Xử lý hóa đơn đầu vào, tuy nhiên không tìm thấy chứng từ tại phân hệ Mua hàng

Nguyên nhân 1: Hóa đơn mới chỉ được đồng bộ về Xử lý hóa đơn đầu vào và chưa thực hiện bước lập chứng từ nên sẽ chưa hiển thị tại phân hệ Mua hàng.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Xử lý hóa đơn đầu vào\ tab Danh sách hóa đơn.

Bước 2: Tại cột Chức năng, chọn Lập chứng từ mua hàng hoặc nhấn biểu tượng ▼ để lập loại chứng từ phù hợp như Mua dịch vụ

Nguyên nhân 2: Hóa đơn đầu vào không được hạch toán Chứng từ mua hàng hoặc Chứng từ mua dịch vụ, mà được lập sang các loại chứng từ khác như Phiếu chi tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Nghiệp vụ khác,…

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra loại chứng từ đã lập từ hóa đơn đầu vào.

• Lập Chứng từ mua hàng hoặc Chứng từ mua dịch vụ, dữ liệu sẽ hiển thị tại phân hệ Mua hàng.
• Lập Phiếu chi tiền mặt, chứng từ sẽ hiển thị tại phân hệ Tiền mặt.
• Lập Ủy nhiệm chi, chứng từ sẽ hiển thị tại phân hệ Tiền gửi.
• Lập Nghiệp vụ khác, chứng từ sẽ hiển thị tại phân hệ Tổng hợp