Hóa đơn bán hàng

Bài viết hướng dẫn kế toán cách lập hóa đơn bán hàng (không kèm chứng từ bán hàng) trên phần mềm, từ khâu tạo mới đến khai báo thông tin chi tiết và phát hành hóa đơn. Đồng thời, bài viết nêu những lưu ý quan trọng sau khi lập hóa đơn để đảm bảo chứng từ được quản lý và in ấn đúng quy định.

Để lập hóa đơn không kèm chứng từ bán hàng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại phân hệ Bán hàng, chọn tab Hoá đơn, Nhấn Thêm Hóa đơn

Bước 2: Chọn loại hình hóa đơn bán hàng phù hợp: Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước, Bán hàng xuất khẩu, Bán hàng đại lý bán đúng giá hay Bán hàng uỷ thác xuất khẩu

Bước 3: Khai báo thông tin chi tiết cho hóa đơn

• Thông tin chung: nhập các thông tin liên quan đến khách hàng
  • Mã khách hàng:
    • Nếu đã tạo mã khách hàng tại danh mục khách hàng, thực hiện chọn khách hàng trên giao diện nhập liệu hóa đơn
    • Nếu chưa tạo mã khách hàng tại danh mục khách hàng, thực hiện bấm vào dấu + tại trường mã khách hàng để tạo mới khách hàng hoặc vào danh mục/khách hàng để tạo mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây
  • Hình thức thanh toán: Chọn các hình thức có sẵn trên giao diện nhập liệu hóa đơn tùy theo thực tế, nếu có phương thức khác thực hiện gõ tay trực tiếp vào mục hình thức thanh toán (Bỏ qua cảnh báo không có dữ liệu hiển thị)
  • Nhân viên bán hàng: Nếu theo dõi hóa đơn theo nhân viên bán hàng, thực hiện chọn mã nhân viên
    • Nếu đã tạo mã nhân viên tại danh mục nhân viên, thực hiện chọn nhân viên trên giao diện nhập liệu hóa đơn
    • Nếu chưa tạo mã nhân viên tại danh mục nhân viên, thực hiện bấm vào dấu + tại trường nhân viên bán hàng trên giao diện nhập liệu hóa đơn để tạo mới nhân viên hoặc vào danh mục/nhân viên để tạo mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây
  • Các thông tin khác (nếu cần) như: Điện thoại, Hộ chiếu,….
• Thông tin hoá đơn:
  • Nếu không kết nối phần mềm meinvoice để xuất hóa đơn, tự nhập các thông tin hóa đơn như: mẫu số, ký hiệu, ngày hóa đơn, số hóa đơn.
  • Nếu kết nối phần mềm meinvoice để xuất hóa đơn: phần thông tin hóa đơn không tự nhập được. Hệ thống sẽ tự động sinh Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn sau khi phát hành hóa đơn.
• Thông tin hàng tiền: khai báo các vật tư, hàng hoá được bán cho khách hàng:
  • Mã hàng:
    • Nếu đã tạo mã hàng tại danh mục vật tư hàng hóa, thực hiện chọn mã hàng trên giao diện nhập liệu hóa đơn
    • Nếu chưa tạo mã hàng tại danh mục vật tư hàng hóa, thực hiện bấm vào mũi tên xuống tại trường nhập liệu mã hàng và bấm thêm mới để tạo mới mã hàng hoặc vào danh mục/vật tư hàng hóa để tạo mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây
  • Các thông tin khác như: số lượng, đơn giá, thuế suất,….

Bước 4: Nhấn Cất và nhấn phát hành hóa đơn (Nếu có kết nối meinvocie để xuất hóa đơn)

Một số lưu ý về tính năng sau khi lập hóa đơn

• Nếu hóa đơn chưa lập chứng từ bán hàng có thể thực hiện nhấn “Lập chứng từ bán hàng” trên giao diện hóa đơn vừa cất
• Chọn chức năng In, sau đó chọn mẫu hoá đơn bán hàng cần in => kế toán có thể in hoá đơn bán hàng theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng chi tiết tại đây)