Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến chứng từ mua hàng, dịch vụ

Chức năng Sửa nhanh trên chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ cho phép chỉnh sửa nhanh một số thông tin của chứng từ (Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng) mà không cần Bỏ ghi/sửa. Chức năng này giúp thao tác nhanh khi chỉ cần thay đổi thông tin đơn giản, không ảnh hưởng đến nội dung hạch toán chi tiết.

Bước 1: Nhấn Sửa nhanh và thực hiện sửa thông tin chứng từ.

Bước 2: Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh chi tiền, trả lại, giảm giá hoặc đối trừ công nợ, nếu cần sửa các thông tin như Mã khách hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…, thì cần xóa các chứng từ chi tiền phát sinh liên quan và bỏ đối trừ công nợ (nếu có), sau đó mới thực hiện chỉnh sửa và cất lại chứng từ.

Trường hợp cần chuyển nhiều chứng từ Mua hàng nhập kho sang Mua hàng không qua kho để phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, có thể thực hiện như sau:

Giải pháp: Hiện tại, phần mềm AMIS Kế toán chưa hỗ trợ chức năng sửa chứng từ hàng loạt. Tuy nhiên, có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

• Cách 1: Sửa trực tiếp từng chứng từ: Mở chứng từ Mua hàng nhập kho cần điều chỉnh, thực hiện Bỏ ghi/Sửa. Tại mục Hình thức mua hàng, chọn Mua hàng trong nước không qua kho, kiểm tra, chỉnh sửa lại các thông tin liên quan và nhấn Cất.
• Cách 2: Xuất danh sách chứng từ mua hàng nhập kho đã làm ra excel (có thể sử dụng báo cáo Sổ chi tiết mua hàng, lọc theo cột loại chứng từ để xuất khẩu), sửa lại thông tin Hình thức mua hàng, sau đó nhập khẩu excel lại file đã sửa vào phần mềm.

Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu chứng từ từ excel tại đây.

Khi thực hiện bỏ ghi/xóa chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ, hệ thống hiển thị thông báo:
“Chứng từ này đã có phát sinh <Trả tiền>. Để bỏ ghi chứng từ này thì phải xóa chứng từ liên quan…”

Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tại thông báo, nhấn Có để xem danh sách chứng từ liên quan.
• Bước 2: Mở từng chứng từ thu tiền liên quan.
• Bước 3: Thực hiện bỏ ghi hoặc xóa chứng từ thu tiền đó.
• Bước 4: Quay lại chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ→ nhấn Bỏ ghi/Sửa/Xóa chứng từ

Lưu ý: Trường hợp chỉ thay đổi một số nội dung trên chứng từ như Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng có thể nhấn Sửa nhanh để chỉnh sửa mà không cần Xóa chứng từ liên quan.

Trả lời:

1. Nguyên tắc hạch toán:

• Giá trị ghi nhận: Hàng hóa nhận biếu tặng phải được ghi nhận theo giá trị hợp lý (giá thị trường hoặc giá tương đương) tại thời điểm nhận.
• Thu nhập khác: Toàn bộ giá trị hàng hóa này được tính vào thu nhập khác của doanh nghiệp.
• Thuế GTGT: Bên nhận không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do không phát sinh chứng từ thanh toán tiền cho người bán. Thuế GTGT (nếu có trên hóa đơn của bên tặng) sẽ được tính trực tiếp vào giá trị hàng hóa nhập kho.

2. Bút toán hạch toán cụ thể:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211…: Tổng giá trị hàng hóa nhận được (bao gồm cả thuế GTGT nếu có).

Có TK 711 – Thu nhập khác: Tổng giá trị tương ứng.

Khi mua hàng hóa, thực tế nhập kho bị hao hụt so với số lượng trên hóa đơn (ví dụ: mua 100 kg nhưng thực nhập chỉ còn 80 kg).
Phần mềm không cho phép nhập âm số lượng trên chứng từ nhập kho để ghi nhận phần hao hụt hàng hóa.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện nhập kho hàng hóa theo số lượng thực nhập sau đó Lập phiếu xuất kho loại Khác để ghi nhận phần hàng hóa bị hao hụt

• Bước 1: Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.
• Bước 2: Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).
• Bước 3: Khai báo mã hàng, chọn kho, nhập số lượng là số hao hụt, sau đó nhấn Cất.

Khi xóa (hoặc sửa) chứng từ mua hàng, mua dịch vụ báo lỗi “Chứng từ mua dịch vụ (mua hàng) này đã được nhận hóa đơn”, Anh chị xử lý như sau

Bước 1: Trên giao diện chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), tại dòng Tham chiếu, Anh chị nhấn vào dấu “…”, tích chuột vào số chứng từ liên quan để mở chứng từ Nhận hóa đơn

Bước 2: Trên chứng từ Nhận hóa đơn, nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa

Bước 3: Quay lại chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa (hoặc Bỏ ghi / Sửa nếu chỉ cần sửa lại thông tin)

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do 2 nguyên nhân:

• Nguyên nhân 1: Khi lập chứng từ mua hàng, anh/chị tự nhập thông tin tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, mà không thực hiện chọn Chứng từ chi phí để phân bổ.
• Nguyên nhân 2: Chứng từ mua hàng được nhân bản từ một chứng từ mua hàng khác đã có phân bổ chi phí mua hàng -> số liệu cột chi phí mua hàng cũng hiển thị tương tự chứng từ gốc dùng để nhân bản.

Giải pháp: Nếu chỉ có số tiền tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, không có chứng từ Chi phí trên tab Chi phí, Anh chị kiểm tra lại nghiệp vụ mua hàng này có phát sinh chi phí mua hàng không

• Không phát sinh chi phí mua hàng thì xóa số tiền cột chi phí mua hàng đi.
• Có phát sinh chi phí mua hàng thì thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân: Do đơn vị tự gõ tay số tiền chi phí vào cột Chi phí mua hàng ở chứng từ mua hàng mà không có thêm dòng hạch toán chi phí hoặc chứng từ mua dịch vụ hạch toán chi phí

Giải pháp: Trường hợp mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng, Anh chị thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Thêm 1 dòng hạch toán trên chứng từ mua hàng, chọn mã hàng CPMH để hạch toán chi phí sau đó phân bổ (trường hợp 1 hóa đơn mua hàng có bao gồm cả chi phí)
• Cách 2: Hạch toán chi phí mua hàng trên chứng từ Mua dịch vụ, tích chọn Là chi phí mua hàng sau đó phân bổ vào chứng từ mua hàng (trường hợp hóa đơn chi phí và hóa đơn mua hàng khác nhau)

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây

Trường hợp có hóa đơn cuối tháng 12, nhưng qua tháng 1 năm sau mới thanh toán thì Anh chị nhập hóa đơn trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, thêm chứng từ Mua hàng hóa hoặc Mua dịch vụ (tùy theo tính chất mặt hàng trên hóa đơn), chọn hình thức là Chưa thanh toán, chọn Nhận kèm hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin hàng hóa dịch vụ và hóa đơn.

Bước 2: Qua tháng sau thanh toán công nợ với nhà cung cấp, Anh chị thực hiện theo hướng dẫn

• Đối với thanh toán bằng chuyển khoản, tham khảo tại đây
• Đối với thanh toán bằng tiền mặt, tham khảo tại đây

• Khi lập chứng từ hạch toán từ tab Xử lý hóa đơn đầu vào, ngoài lập chứng từ mua hàng/mua dịch vụ thì còn có thể lập chứng từ nghiệp vụ khác / phiếu chi tiền mặt / ủy nhiệm chi…

=> Do vậy nếu chỉ đối chiếu số lượng hóa đơn bên tab Mua hàng và tab Xử lý hóa đơn có thể sẽ không bằng nhau vì chứng từ còn nằm ở các phân hệ khác như Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp…

• Trên danh sách Xử lý hóa đơn đầu vào, Anh chị có thể xem cột Chứng từ hạch toán và Phân loại chứng từ để kiểm tra loại chứng từ hạch toán hoặc đối chiếu tổng tiền trên sổ cái tài khoản 1331 khớp với bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu quản trị) là được.

Để lọc các hóa đơn đầu vào chưa được xử lý, Anh chị vào phân hệ Mua hàng \ tab Xử lý hóa đơn đầu vào \ lọc cột Trạng thái lập chứng từ là Chưa lập

Nếu không thấy cột Trạng thái lập chứng từ ở danh sách hóa đơn, Anh chị nhấn vào biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện \ tích chọn cột Trạng thái lập chứng từ  \ Cất 

Trường hợp cần thêm % thuế khác ngoài những cái đã có sẵn như 0, 5, 10%… thì trên chứng từ, tại cột % thuế GTGT Anh chị nhấn biểu tượng ∇ chọn KHAC, sau đó gõ % thuế theo hóa đơn

Biểu hiện: Đơn vị so sánh giá trị mua hàng nhập khẩu, tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu trên chứng từ mua hàng nhập khẩu với giá trị HHDV mua vào chưa có thuế, tiền thuế GTGT trên bảng kê HHDV mua vào không khớp

Cách kiểm tra: 

Trên chứng từ mua hàng nhập khẩu, Anh chị chọn sang tab Thuế để kiểm tra số liệu.

Cách tính toán số liệu lên bảng kê HHDV mua vào đối với hàng nhập khẩu như sau:

Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế = [Thành tiền ngoại tệ + Phí trước hải quan ngoại tệ (nếu có)] x Tỷ giá hải quan + Tiền thuế nhập khẩu (nếu có) + Tiền thuế TTĐB (nếu có) + Tiền thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu = Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế x % thuế GTGT

Biểu hiện: Khi nhấn Cất chứng từ mua hàng, phần mềm báo lỗi “Bạn chưa thực hiện phân bổ chi phí mua hàng (phí trước hải quan, phí hàng về kho) cho chứng từ đã chọn. Xin vui lòng thực hiện phân bổ chi phí”

Nguyên nhân: Do trên tab Chi phí trên chứng từ mua hàng trong nước (hoặc tab Phí trước hải quan, Phí hàng về kho trên chứng từ mua hàng nhập khẩu) có chọn chứng từ chi phí nhưng chưa thực hiện chức năng phân bổ chi phí 

Giải pháp: 

• Trường hợp đơn vị mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng: Anh chị thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp đơn vị mua hàng không phát sinh chi phí mua hàng hoặc chọn nhầm chứng từ chi phí thì cần xóa bỏ chứng từ chi phí mua hàng đã chọn bằng cách:
  • Trên chứng từ mua hàng, Anh chị nhấn sang tab Chi phí (hoặc tab Phí trước hải quan, Phí hàng về kho)
  • Tại dòng chứng từ chi phí mua hàng bị chọn nhầm, nhấn vào biểu tượng thùng rác cuối dòng để xóa dòng chứng từ chi phí đã chọn

• • Nhấn Cất chứng từ mua hàng

Vấn đề: Khi lập chứng từ mua hàng, đơn vị muốn hiển thị thêm cột giá bán để tiện so sánh với giá mua và theo dõi lãi/lỗ từng mặt hàng. Tuy nhiên, hiện tại trên chứng từ mua hàng phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị cột giá bán.

Giải pháp:

Do chứng từ mua hàng không hỗ trợ thêm cột giá bán, nếu Anh/Chị cần so sánh giá mua – giá bán và theo dõi lãi/lỗ từng mặt hàng, có thể xem Báo cáo chi tiết chênh lệch giá bán và giá vốn theo hướng dẫn tại đây

Báo cáo này sẽ giúp Anh/Chị đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng thay vì theo dõi trực tiếp trên chứng từ mua hàng.

Vấn đề: Khi thực hiện phân bổ chi phí mua dịch vụ vào chứng từ mua hàng nhập khẩu, hệ thống tự động tính lại thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, dẫn đến số tiền thuế bị thay đổi so với tờ khai hải quan.

Nguyên nhân: do đơn vị đang phân bổ chi phí vào tab Phí trước hải quan. Các khoản chi phí tại tab này sẽ làm thay đổi giá tính thuế nhập khẩu, từ đó kéo theo thay đổi thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (và các loại thuế khác nếu có), đồng thời thay đổi giá trị hàng nhập kho

Giải pháp:
Trên chứng từ mua hàng nhập khẩu có 2 nhóm chi phí với tính chất khác nhau:

1. Phí trước hải quan

   • Là các chi phí phát sinh trước khi hoàn tất thủ tục hải quan (ví dụ: phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm quốc tế…).

   • Khi phân bổ vào tab này sẽ làm thay đổi Giá tính thuế nhập khẩu => thay đổi Thuế nhập khẩu, Thuế TTĐB, Thuế GTGT hàng nhập khẩu… đồng thời thay đổi Giá trị hàng nhập kho

2. Phí hàng về kho

   • Là các chi phí phát sinh sau khi hoàn tất thủ tục hải quan để đưa hàng từ cảng về kho (vận chuyển nội địa, bốc xếp, lưu kho…).

   • Khi phân bổ vào tab này chỉ làm thay đổi Giá trị hàng nhập kho, không ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.

👉 Nếu đơn vị không muốn ảnh hưởng đến số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu đã xác định theo tờ khai, cần:

• Loại bỏ khoản chi phí đang phân bổ nhầm tại tab Phí trước hải quan.

• Thực hiện phân bổ lại vào tab Phí hàng về kho.