Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến chứng từ mua hàng, dịch vụ

Chức năng Sửa nhanh trên chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ cho phép chỉnh sửa nhanh một số thông tin của chứng từ (Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng) mà không cần Bỏ ghi/sửa. Chức năng này giúp thao tác nhanh khi chỉ cần thay đổi thông tin đơn giản, không ảnh hưởng đến nội dung hạch toán chi tiết.

Bước 1: Nhấn Sửa nhanh và thực hiện sửa thông tin chứng từ.

Bước 2: Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh chi tiền, trả lại, giảm giá hoặc đối trừ công nợ, nếu cần sửa các thông tin như Mã khách hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…, thì cần xóa các chứng từ chi tiền phát sinh liên quan và bỏ đối trừ công nợ (nếu có), sau đó mới thực hiện chỉnh sửa và cất lại chứng từ.

Trường hợp cần chuyển nhiều chứng từ Mua hàng nhập kho sang Mua hàng không qua kho để phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, có thể thực hiện như sau:

Giải pháp: Hiện tại, phần mềm AMIS Kế toán chưa hỗ trợ chức năng sửa chứng từ hàng loạt. Tuy nhiên, có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

• Cách 1: Sửa trực tiếp từng chứng từ: Mở chứng từ Mua hàng nhập kho cần điều chỉnh, thực hiện Bỏ ghi/Sửa. Tại mục Hình thức mua hàng, chọn Mua hàng trong nước không qua kho, kiểm tra, chỉnh sửa lại các thông tin liên quan và nhấn Cất.
• Cách 2: Xuất danh sách chứng từ mua hàng nhập kho đã làm ra excel (có thể sử dụng báo cáo Sổ chi tiết mua hàng, lọc theo cột loại chứng từ để xuất khẩu), sửa lại thông tin Hình thức mua hàng, sau đó nhập khẩu excel lại file đã sửa vào phần mềm.

Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu chứng từ từ excel tại đây.

Khi thực hiện bỏ ghi/xóa chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ, hệ thống hiển thị thông báo:
“Chứng từ này đã có phát sinh <Trả tiền>. Để bỏ ghi chứng từ này thì phải xóa chứng từ liên quan…”

Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tại thông báo, nhấn Có để xem danh sách chứng từ liên quan.
• Bước 2: Mở từng chứng từ thu tiền liên quan.
• Bước 3: Thực hiện bỏ ghi hoặc xóa chứng từ thu tiền đó.
• Bước 4: Quay lại chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ→ nhấn Bỏ ghi/Sửa/Xóa chứng từ

Lưu ý: Trường hợp chỉ thay đổi một số nội dung trên chứng từ như Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng có thể nhấn Sửa nhanh để chỉnh sửa mà không cần Xóa chứng từ liên quan.

Trả lời:

1. Nguyên tắc hạch toán:

• Giá trị ghi nhận: Hàng hóa nhận biếu tặng phải được ghi nhận theo giá trị hợp lý (giá thị trường hoặc giá tương đương) tại thời điểm nhận.
• Thu nhập khác: Toàn bộ giá trị hàng hóa này được tính vào thu nhập khác của doanh nghiệp.
• Thuế GTGT: Bên nhận không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do không phát sinh chứng từ thanh toán tiền cho người bán. Thuế GTGT (nếu có trên hóa đơn của bên tặng) sẽ được tính trực tiếp vào giá trị hàng hóa nhập kho.

2. Bút toán hạch toán cụ thể:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211…: Tổng giá trị hàng hóa nhận được (bao gồm cả thuế GTGT nếu có).

Có TK 711 – Thu nhập khác: Tổng giá trị tương ứng.

Khi mua hàng hóa, thực tế nhập kho bị hao hụt so với số lượng trên hóa đơn (ví dụ: mua 100 kg nhưng thực nhập chỉ còn 80 kg).
Phần mềm không cho phép nhập âm số lượng trên chứng từ nhập kho để ghi nhận phần hao hụt hàng hóa.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện nhập kho hàng hóa theo số lượng thực nhập sau đó Lập phiếu xuất kho loại Khác để ghi nhận phần hàng hóa bị hao hụt

• Bước 1: Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.
• Bước 2: Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).
• Bước 3: Khai báo mã hàng, chọn kho, nhập số lượng là số hao hụt, sau đó nhấn Cất.

Khi xóa (hoặc sửa) chứng từ mua hàng, mua dịch vụ báo lỗi “Chứng từ mua dịch vụ (mua hàng) này đã được nhận hóa đơn”, Anh chị xử lý như sau

Bước 1: Trên giao diện chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), tại dòng Tham chiếu, Anh chị nhấn vào dấu “…”, tích chuột vào số chứng từ liên quan để mở chứng từ Nhận hóa đơn

Bước 2: Trên chứng từ Nhận hóa đơn, nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa

Bước 3: Quay lại chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa (hoặc Bỏ ghi / Sửa nếu chỉ cần sửa lại thông tin)

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do 2 nguyên nhân:

• Nguyên nhân 1: Khi lập chứng từ mua hàng, anh/chị tự nhập thông tin tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, mà không thực hiện chọn Chứng từ chi phí để phân bổ.
• Nguyên nhân 2: Chứng từ mua hàng được nhân bản từ một chứng từ mua hàng khác đã có phân bổ chi phí mua hàng -> số liệu cột chi phí mua hàng cũng hiển thị tương tự chứng từ gốc dùng để nhân bản.

Giải pháp: Nếu chỉ có số tiền tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, không có chứng từ Chi phí trên tab Chi phí, Anh chị kiểm tra lại nghiệp vụ mua hàng này có phát sinh chi phí mua hàng không

• Không phát sinh chi phí mua hàng thì xóa số tiền cột chi phí mua hàng đi.
• Có phát sinh chi phí mua hàng thì thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân: Do đơn vị tự gõ tay số tiền chi phí vào cột Chi phí mua hàng ở chứng từ mua hàng mà không có thêm dòng hạch toán chi phí hoặc chứng từ mua dịch vụ hạch toán chi phí

Giải pháp: Trường hợp mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng, Anh chị thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Thêm 1 dòng hạch toán trên chứng từ mua hàng, chọn mã hàng CPMH để hạch toán chi phí sau đó phân bổ (trường hợp 1 hóa đơn mua hàng có bao gồm cả chi phí)
• Cách 2: Hạch toán chi phí mua hàng trên chứng từ Mua dịch vụ, tích chọn Là chi phí mua hàng sau đó phân bổ vào chứng từ mua hàng (trường hợp hóa đơn chi phí và hóa đơn mua hàng khác nhau)

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây

Trường hợp có hóa đơn cuối tháng 12, nhưng qua tháng 1 năm sau mới thanh toán thì Anh chị nhập hóa đơn trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, thêm chứng từ Mua hàng hóa hoặc Mua dịch vụ (tùy theo tính chất mặt hàng trên hóa đơn), chọn hình thức là Chưa thanh toán, chọn Nhận kèm hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin hàng hóa dịch vụ và hóa đơn.

Bước 2: Qua tháng sau thanh toán công nợ với nhà cung cấp, Anh chị thực hiện theo hướng dẫn

• Đối với thanh toán bằng chuyển khoản, tham khảo tại đây
• Đối với thanh toán bằng tiền mặt, tham khảo tại đây

• Khi lập chứng từ hạch toán từ tab Xử lý hóa đơn đầu vào, ngoài lập chứng từ mua hàng/mua dịch vụ thì còn có thể lập chứng từ nghiệp vụ khác / phiếu chi tiền mặt / ủy nhiệm chi…

=> Do vậy nếu chỉ đối chiếu số lượng hóa đơn bên tab Mua hàng và tab Xử lý hóa đơn có thể sẽ không bằng nhau vì chứng từ còn nằm ở các phân hệ khác như Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp…

• Trên danh sách Xử lý hóa đơn đầu vào, Anh chị có thể xem cột Chứng từ hạch toán và Phân loại chứng từ để kiểm tra loại chứng từ hạch toán hoặc đối chiếu tổng tiền trên sổ cái tài khoản 1331 khớp với bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu quản trị) là được.