Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến chứng từ mua hàng, dịch vụ

Chức năng Sửa nhanh trên chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ cho phép chỉnh sửa nhanh một số thông tin của chứng từ (Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng) mà không cần Bỏ ghi/sửa. Chức năng này giúp thao tác nhanh khi chỉ cần thay đổi thông tin đơn giản, không ảnh hưởng đến nội dung hạch toán chi tiết.

Bước 1: Nhấn Sửa nhanh và thực hiện sửa thông tin chứng từ.

Bước 2: Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh chi tiền, trả lại, giảm giá hoặc đối trừ công nợ, nếu cần sửa các thông tin như Mã khách hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…, thì cần xóa các chứng từ chi tiền phát sinh liên quan và bỏ đối trừ công nợ (nếu có), sau đó mới thực hiện chỉnh sửa và cất lại chứng từ.

Trường hợp cần chuyển nhiều chứng từ Mua hàng nhập kho sang Mua hàng không qua kho để phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, có thể thực hiện như sau:

Giải pháp: Hiện tại, phần mềm AMIS Kế toán chưa hỗ trợ chức năng sửa chứng từ hàng loạt. Tuy nhiên, có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

• Cách 1: Sửa trực tiếp từng chứng từ: Mở chứng từ Mua hàng nhập kho cần điều chỉnh, thực hiện Bỏ ghi/Sửa. Tại mục Hình thức mua hàng, chọn Mua hàng trong nước không qua kho, kiểm tra, chỉnh sửa lại các thông tin liên quan và nhấn Cất.
• Cách 2: Xuất danh sách chứng từ mua hàng nhập kho đã làm ra excel (có thể sử dụng báo cáo Sổ chi tiết mua hàng, lọc theo cột loại chứng từ để xuất khẩu), sửa lại thông tin Hình thức mua hàng, sau đó nhập khẩu excel lại file đã sửa vào phần mềm.

Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu chứng từ từ excel tại đây.

Khi thực hiện bỏ ghi/xóa chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ, hệ thống hiển thị thông báo:
“Chứng từ này đã có phát sinh <Trả tiền>. Để bỏ ghi chứng từ này thì phải xóa chứng từ liên quan…”

Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tại thông báo, nhấn Có để xem danh sách chứng từ liên quan.
• Bước 2: Mở từng chứng từ thu tiền liên quan.
• Bước 3: Thực hiện bỏ ghi hoặc xóa chứng từ thu tiền đó.
• Bước 4: Quay lại chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ→ nhấn Bỏ ghi/Sửa/Xóa chứng từ

Lưu ý: Trường hợp chỉ thay đổi một số nội dung trên chứng từ như Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng có thể nhấn Sửa nhanh để chỉnh sửa mà không cần Xóa chứng từ liên quan.

Trả lời:

1. Nguyên tắc hạch toán:

• Giá trị ghi nhận: Hàng hóa nhận biếu tặng phải được ghi nhận theo giá trị hợp lý (giá thị trường hoặc giá tương đương) tại thời điểm nhận.
• Thu nhập khác: Toàn bộ giá trị hàng hóa này được tính vào thu nhập khác của doanh nghiệp.
• Thuế GTGT: Bên nhận không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do không phát sinh chứng từ thanh toán tiền cho người bán. Thuế GTGT (nếu có trên hóa đơn của bên tặng) sẽ được tính trực tiếp vào giá trị hàng hóa nhập kho.

2. Bút toán hạch toán cụ thể:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211…: Tổng giá trị hàng hóa nhận được (bao gồm cả thuế GTGT nếu có).

Có TK 711 – Thu nhập khác: Tổng giá trị tương ứng.

3. Cách làm trên phần mềm AMIS kế toán

Để hạch toán hàng hóa nhận biếu tặng trên phần mềm, Anh chị thực hiện như sau:

Vào phân hệ Kho \ tab Nhập kho \ Thêm \ Chọn loại nhập kho Khác \ nhập thông tin hàng hóa được nhận biếu tặng \ nhấn Cất 

Khi mua hàng hóa, thực tế nhập kho bị hao hụt so với số lượng trên hóa đơn (ví dụ: mua 100 kg nhưng thực nhập chỉ còn 80 kg).
Phần mềm không cho phép nhập âm số lượng trên chứng từ nhập kho để ghi nhận phần hao hụt hàng hóa.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện nhập kho hàng hóa theo số lượng thực nhập sau đó Lập phiếu xuất kho loại Khác để ghi nhận phần hàng hóa bị hao hụt

• Bước 1: Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.
• Bước 2: Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).
• Bước 3: Khai báo mã hàng, chọn kho, nhập số lượng là số hao hụt, sau đó nhấn Cất.

Các trường hợp hao hụt:

Hao hụt trong định mức

• Đặc điểm nhận biết: Hao hụt do vận chuyển, bốc xếp, bảo quản nằm trong định mức cho phép của DN
• Cách hạch toán:
  • Nhập kho theo số lượng thực nhập
  • Xuất kho phần hao hụt: Nợ TK 632 / Có TK 152, 156

Hao hụt vượt định mức

• Đặc điểm nhận biết: Hao hụt lớn hơn mức cho phép, không được tính vào giá vốn
• Cách hạch toán:
  • Nhập kho theo số lượng thực nhập
  • Xuất kho phần hao hụt vượt định mức Nợ TK 811/ Có TK 152,156

Hao hụt do đơn vị vận chuyển/nhà cung cấp bồi thường

• Đặc điểm nhận biết: Có xác nhận lỗi từ bên thứ ba và cam kết bồi thường
• Cách hạch toán:
  • Ghi nhận hao hụt: Nợ TK 1381 / Có TK 152,156
  • Khi nhận bồi thường: Nợ TK 111,112,152,156 / Có TK 1381

Hao hụt do cá nhân chịu trách nhiệm

• Đặc điểm nhận biết: Xác định rõ cá nhân gây ra hao hụt
• Cách hạch toán:
  • Ghi nhận hao hụt: Nợ TK 1388/ Có TK 152, 156
  • Thu hồi bồi thường: Nợ TK 111,112,334 / Có TK 1388

Khi xóa (hoặc sửa) chứng từ mua hàng, mua dịch vụ báo lỗi “Chứng từ mua dịch vụ (mua hàng) này đã được nhận hóa đơn”, Anh chị xử lý như sau

Bước 1: Trên giao diện chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), tại dòng Tham chiếu, Anh chị nhấn vào dấu “…”, tích chuột vào số chứng từ liên quan để mở chứng từ Nhận hóa đơn

Bước 2: Trên chứng từ Nhận hóa đơn, nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa

Bước 3: Quay lại chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa (hoặc Bỏ ghi / Sửa nếu chỉ cần sửa lại thông tin)

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do 2 nguyên nhân:

• Nguyên nhân 1: Khi lập chứng từ mua hàng, anh/chị tự nhập thông tin tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, mà không thực hiện chọn Chứng từ chi phí để phân bổ.
• Nguyên nhân 2: Chứng từ mua hàng được nhân bản từ một chứng từ mua hàng khác đã có phân bổ chi phí mua hàng -> số liệu cột chi phí mua hàng cũng hiển thị tương tự chứng từ gốc dùng để nhân bản.

Giải pháp: Nếu chỉ có số tiền tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, không có chứng từ Chi phí trên tab Chi phí, Anh chị kiểm tra lại nghiệp vụ mua hàng này có phát sinh chi phí mua hàng không

• Không phát sinh chi phí mua hàng thì xóa số tiền cột chi phí mua hàng đi.
• Có phát sinh chi phí mua hàng thì thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân: Do đơn vị tự gõ tay số tiền chi phí vào cột Chi phí mua hàng ở chứng từ mua hàng mà không có thêm dòng hạch toán chi phí hoặc chứng từ mua dịch vụ hạch toán chi phí

Giải pháp: Trường hợp mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng, Anh chị thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Thêm 1 dòng hạch toán trên chứng từ mua hàng, chọn mã hàng CPMH để hạch toán chi phí sau đó phân bổ (trường hợp 1 hóa đơn mua hàng có bao gồm cả chi phí)
• Cách 2: Hạch toán chi phí mua hàng trên chứng từ Mua dịch vụ, tích chọn Là chi phí mua hàng sau đó phân bổ vào chứng từ mua hàng (trường hợp hóa đơn chi phí và hóa đơn mua hàng khác nhau)

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây

Trường hợp có hóa đơn cuối tháng 12, nhưng qua tháng 1 năm sau mới thanh toán thì Anh chị nhập hóa đơn trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, thêm chứng từ Mua hàng hóa hoặc Mua dịch vụ (tùy theo tính chất mặt hàng trên hóa đơn), chọn hình thức là Chưa thanh toán, chọn Nhận kèm hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin hàng hóa dịch vụ và hóa đơn.

Bước 2: Qua tháng sau thanh toán công nợ với nhà cung cấp, Anh chị thực hiện theo hướng dẫn

• Đối với thanh toán bằng chuyển khoản, tham khảo tại đây
• Đối với thanh toán bằng tiền mặt, tham khảo tại đây

• Khi lập chứng từ hạch toán từ tab Xử lý hóa đơn đầu vào, ngoài lập chứng từ mua hàng/mua dịch vụ thì còn có thể lập chứng từ nghiệp vụ khác / phiếu chi tiền mặt / ủy nhiệm chi…

=> Do vậy nếu chỉ đối chiếu số lượng hóa đơn bên tab Mua hàng và tab Xử lý hóa đơn có thể sẽ không bằng nhau vì chứng từ còn nằm ở các phân hệ khác như Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp…

• Trên danh sách Xử lý hóa đơn đầu vào, Anh chị có thể xem cột Chứng từ hạch toán và Phân loại chứng từ để kiểm tra loại chứng từ hạch toán hoặc đối chiếu tổng tiền trên sổ cái tài khoản 1331 khớp với bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu quản trị) là được.

Để lọc các hóa đơn đầu vào chưa được xử lý, Anh chị vào phân hệ Mua hàng \ tab Xử lý hóa đơn đầu vào \ lọc cột Trạng thái lập chứng từ là Chưa lập

Nếu không thấy cột Trạng thái lập chứng từ ở danh sách hóa đơn, Anh chị nhấn vào biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện \ tích chọn cột Trạng thái lập chứng từ  \ Cất 

Trường hợp cần thêm % thuế khác ngoài những cái đã có sẵn như 0, 5, 10%… thì trên chứng từ, tại cột % thuế GTGT Anh chị nhấn biểu tượng ∇ chọn KHAC, sau đó gõ % thuế theo hóa đơn

Vấn đề: Khi lập chứng từ mua hàng nhập khẩu theo tờ khai hải quan (tờ khai nhập khẩu), số liệu giá trị hàng mua nhập khẩu hoặc tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu trên chứng từ có thể không khớp với số liệu lên bảng kê HHDV mua vào, tờ khai thuế GTGT (chỉ tiêu 23a, 24a).

Nguyên nhân: do cách tính giá trị lên tờ khai thuế đối với hàng nhập khẩu được xác định theo giá tính thuế nhập khẩu và các khoản thuế liên quan (nếu có), nên có thể khác với số tiền hiển thị trên dòng hạch toán mua hàng.

Giải pháp:

Bước 1: Trên chứng từ mua hàng nhập khẩu, Anh/Chị chuyển sang tab Thuế để kiểm tra các thông tin về giá tính thuế NK và các loại thuế (nếu có).

Bước 2: Kiểm tra lại cách tính số liệu lên tờ khai thuế GTGT và bảng kê mua vào đối với hàng nhập khẩu như sau:

Giá tính thuế NK = [Thành tiền ngoại tệ + Phí trước hải quan ngoại tệ (nếu có)] x Tỷ giá hải quan

Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế = Giá tính thuế NK + Tiền thuế nhập khẩu (nếu có) + Tiền thuế Chống bán phá giá (CBPG) (nếu có) + Tiền thuế TTĐB (nếu có) + Tiền thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu = Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế x % thuế GTGT

Biểu hiện: Khi nhấn Cất chứng từ mua hàng, phần mềm báo lỗi “Bạn chưa thực hiện phân bổ chi phí mua hàng (phí trước hải quan, phí hàng về kho) cho chứng từ đã chọn. Xin vui lòng thực hiện phân bổ chi phí”

Nguyên nhân: Do trên tab Chi phí trên chứng từ mua hàng trong nước (hoặc tab Phí trước hải quan, Phí hàng về kho trên chứng từ mua hàng nhập khẩu) có chọn chứng từ chi phí nhưng chưa thực hiện chức năng phân bổ chi phí 

Giải pháp: 

• Trường hợp đơn vị mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng: Anh chị thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp đơn vị mua hàng không phát sinh chi phí mua hàng hoặc chọn nhầm chứng từ chi phí thì cần xóa bỏ chứng từ chi phí mua hàng đã chọn bằng cách:
  • Trên chứng từ mua hàng, Anh chị nhấn sang tab Chi phí (hoặc tab Phí trước hải quan, Phí hàng về kho)
  • Tại dòng chứng từ chi phí mua hàng bị chọn nhầm, nhấn vào biểu tượng thùng rác cuối dòng để xóa dòng chứng từ chi phí đã chọn

• • Nhấn Cất chứng từ mua hàng

Vấn đề: Khi lập chứng từ mua hàng, đơn vị muốn hiển thị thêm cột giá bán để tiện so sánh với giá mua và theo dõi lãi/lỗ từng mặt hàng. Tuy nhiên, hiện tại trên chứng từ mua hàng phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị cột giá bán.

Giải pháp:

Do chứng từ mua hàng không hỗ trợ thêm cột giá bán, nếu Anh/Chị cần so sánh giá mua – giá bán và theo dõi lãi/lỗ từng mặt hàng, có thể xem Báo cáo chi tiết chênh lệch giá bán và giá vốn theo hướng dẫn tại đây

Báo cáo này sẽ giúp Anh/Chị đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng thay vì theo dõi trực tiếp trên chứng từ mua hàng.

Vấn đề: Khi thực hiện phân bổ chi phí mua dịch vụ vào chứng từ mua hàng nhập khẩu, hệ thống tự động tính lại thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, dẫn đến số tiền thuế bị thay đổi so với tờ khai hải quan.

Nguyên nhân: do đơn vị đang phân bổ chi phí vào tab Phí trước hải quan. Các khoản chi phí tại tab này sẽ làm thay đổi giá tính thuế nhập khẩu, từ đó kéo theo thay đổi thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (và các loại thuế khác nếu có), đồng thời thay đổi giá trị hàng nhập kho

Giải pháp:
Trên chứng từ mua hàng nhập khẩu có 2 nhóm chi phí với tính chất khác nhau:

1. Phí trước hải quan

   • Là các chi phí phát sinh trước khi hoàn tất thủ tục hải quan (ví dụ: phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm quốc tế…).

   • Khi phân bổ vào tab này sẽ làm thay đổi Giá tính thuế nhập khẩu => thay đổi Thuế nhập khẩu, Thuế TTĐB, Thuế GTGT hàng nhập khẩu… đồng thời thay đổi Giá trị hàng nhập kho

2. Phí hàng về kho

   • Là các chi phí phát sinh sau khi hoàn tất thủ tục hải quan để đưa hàng từ cảng về kho (vận chuyển nội địa, bốc xếp, lưu kho…).

   • Khi phân bổ vào tab này chỉ làm thay đổi Giá trị hàng nhập kho, không ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.

👉 Nếu đơn vị không muốn ảnh hưởng đến số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu đã xác định theo tờ khai, cần:

• Loại bỏ khoản chi phí đang phân bổ nhầm tại tab Phí trước hải quan.

• Thực hiện phân bổ lại vào tab Phí hàng về kho.

Vấn đề: Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp có thể phát sinh khoản bồi thường từ nhà cung cấp (ví dụ: bồi thường do hàng lỗi, giao thiếu, hoặc hỗ trợ chi phí) hoặc nhà cung cấp điều chỉnh giảm chi phí mua hàng. Khi đó, đơn vị cần ghi nhận khoản bồi thường (chi phí giảm) này để làm giảm giá trị hàng hóa đã nhập kho, đảm bảo giá trị tồn kho được phản ánh đúng theo thực tế.

Giải pháp:
Để ghi nhận khoản bồi thường (chi phí giảm) từ nhà cung cấp làm giảm giá trị hàng nhập kho, Anh/Chị thực hiện hạch toán trên chứng từ Giảm giá hàng mua theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\Quy trình, chọn Giảm giá hàng mua

Bước 2: Trên giao diện chi tiết chứng từ giảm giá hàng mua, tích chọn Giảm giá trị hàng nhập kho

Bước 3: Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng

• Nhấn biểu tượng kính lúp để thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng cần giảm giá trị hàng nhập kho
• Chọn nhà cung cấp có phát sinh chứng từ mua hàng
• Khai báo khoảng thời gian phù hợp để tìm kiếm chứng từ mua hàng
• Nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình hiển thị những chứng từ mua hàng thỏa mãn các điều kiện đã thiết lập và các mặt hàng tương ứng.
• Tích chọn các mặt hàng cần giảm giá hàng mua, nhập Đơn giá giảm. Chương trình sẽ tự động tính toán Tỷ lệ giảm tương ứng. (đơn vị cần tự tính toán phân bổ tổng chi phí giảm này vào từng mặt hàng để nhập đơn giá giảm)

Bước 4: Nhấn Cất, chương trình sẽ tự động lấy thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa từ chứng từ mua hàng sang.

Bước 5: Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ giảm giá là Giảm trừ công nợ hoặc Thu tiền mặt.

Bước 6: Nhấn Cất 

Lưu ý: Không hạch toán chi phí giảm này ở chứng từ mua dịch vụ và nhập âm tiền vì phần mềm không hỗ trợ phân bổ chi phí âm

Vấn đề: Khi xem Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, hóa đơn mua hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ không hiển thị giá trị quy đổi VND hoặc số liệu hiển thị không đúng.

Nguyên nhân: là do báo cáo này lấy dữ liệu giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào chưa có thuế dựa trên các thông tin trên tab thuế của chứng từ mua hàng nhập khẩu, cách tính như sau:

Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế (số quy đổi VND) = Giá tính thuế NK + Tiền thuế nhập khẩu (nếu có) + Tiền thuế Chống bán phá giá (CBPG) (nếu có) + Tiền thuế TTĐB (nếu có) + Tiền thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Giải pháp: Anh/Chị mở lại chứng từ mua hàng nhập khẩu, sau đó:

• Vào tab Thuế trên chứng từ.

• Kiểm tra các cột giá trị quy đổi VND tại các chỉ tiêu:

  • Giá tính thuế NK
  • Tiền thuế nhập khẩu
  • Tiền thuế chống bán phá giá (CBPG)
  • Tiền thuế TTĐB
  • Tiền thuế bảo vệ môi trường

Đảm bảo các chỉ tiêu trên đã được khai báo đúng giá trị quy đổi VND, sau đó cất lại chứng từ và xem lại báo cáo để cập nhật số liệu chính xác.

Trong quá trình hạch toán chứng từ mua dịch vụ liên quan (ví dụ: chi phí trước hải quan, sau hải quan, chi phí mua hàng, vận chuyển…) trên MISA AMIS Kế toán cần chỉnh sửa lại thông tin hạch toán như tài khoản, nội dung chi phí hoặc số tiền.

Giải pháp: Trường hợp cần chỉnh sửa chứng từ, anh/chị không cần xóa các chứng từ dịch vụ đã lập, phần mềm vẫn cho phép chỉnh sửa. Anh/chị thực hiện:

Bước 1: Bỏ ghi chứng từ cần điều chỉnh (nếu chứng từ đang ở trạng thái đã ghi sổ).

Bước 2: Mở lại chứng từ mua hàng hoặc chứng từ mua dịch vụ (ví dụ: chi phí trước hải quan, sau hải quan, chi phí mua hàng…).

Bước 3: Chỉnh sửa thông tin cần thiết như tài khoản hạch toán, nội dung chi phí,…

Bước 4: Cất và ghi sổ lại chứng từ để cập nhật số liệu.

Bước 5: Nhấn Phân bổ chi phí để phân bổ lại nếu có thay đổi số tiền để đảm bảo số liệu được cập nhật đúng trên các chứng từ liên quan.

Lưu ý:

• Trường hợp chỉ thay đổi tài khoản hạch toán từ tài khoản chi phí (632, 641, 642,…) sang tài khoản kho (152, 153, 156,…) hoặc chỉ chỉnh sửa nội dung chứng từ nhưng không thay đổi số tiền, anh/chị không cần thực hiện phân bổ lại chi phí.
• Trường hợp đổi tài khoản hạch toán từ tài khoản kho (152, 153, 156,…) sang tài khoản chi phí (632, 641, 642,…), anh/chị cần bỏ tích Chi phí mua hàng trên chứng từ chi phí. Đồng thời mở chứng từ mua hàng nhập kho đã được phân bổ chi phí, thực hiện Bỏ ghi, sau đó vào tab Chi phí và xóa dòng chứng từ chi phí đã phân bổ để đảm bảo chứng từ mua hàng được hạch toán đúng theo tài khoản chi phí và không phân bổ chi phí vào hàng nhập kho.

Vấn đề: Khi doanh nghiệp nhận hóa đơn đầu vào có đồng thời hàng hóa và dịch vụ (ví dụ: hàng hóa kèm phí gia công, phí vận chuyển, phí lắp đặt…), nhiều Anh/Chị chưa rõ cách hạch toán trên phần mềm để đảm bảo phản ánh đúng tính chất từng khoản chi phí. Trường hợp này cần khai báo riêng mã vật tư hàng hóa và mã dịch vụ theo đúng tính chất, sau đó hạch toán chung trên cùng một chứng từ mua hàng.

Giải pháp:

Bước 1: Tạo mã trong Danh mục Vật tư hàng hóa, khai báo đúng tính chất cho từng mã (Vật tư hàng hóa hoặc Dịch vụ).

Bước 2: Vào phân hệ Mua hàng \ tab Mua hàng \ Thêm chứng từ mua hàng.

Bước 3: Trên chứng từ mua hàng:

• Chọn loại chứng từ: Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng trong nước không qua kho (tùy theo hàng hóa có theo dõi qua kho hay không).

• Lần lượt chọn mã hàng hóa và mã dịch vụ tương ứng.

• Khai báo tài khoản hạch toán, số lượng, giá trị và thông tin hóa đơn.

Lưu ý: Đối với dòng dịch vụ, cột Kho sẽ tự động được ẩn do không theo dõi nhập kho.

Bước 4: Nhấn Cất để lưu chứng từ.

Lưu ý: Khi cất chứng từ trong trường hợp mua hàng nhập kho, phần mềm có thể hiển thị cảnh báo: “Đang hạch toán vào TK … không phải là TK kho, có thể dẫn đến chênh lệch giữa sổ kho và sổ cái. Bạn có muốn tiếp tục Cất chứng từ không?” thì Anh/Chị bỏ qua cảnh báo và chọn Có để tiếp tục ghi sổ.

Vấn đề: Khi nhập mã quy cách cho vật tư hàng hóa, phần mềm hiển thị thông báo: “Mã quy cách không được phép trùng nên số lượng theo mã quy cách của vật tư phải bằng 1” hoặc “Một số mã quy cách nhập đã tồn tại”.

Nguyên nhân: do mã vật tư hàng hóa đang theo dõi theo mã quy cách và có mã quy cách muốn nhập trùng nhưng trong danh mục vật tư hàng hóa chưa thiết lập cho phép trùng mã quy cách, dẫn đến hệ thống không cho phép nhập các mã quy cách giống nhau.

Giải pháp: Thực hiện thiết lập cho phép trùng mã quy cách trên danh mục vật tư hàng hóa như sau:

• Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Vật tư hàng hóa.
• Tìm đến mã vật tư hàng hóa đang báo lỗi và chọn Sửa.
• Kéo xuống mục Mã quy cách.
• Tại dòng mã quy cách cần theo dõi trùng, tích chọn cột Cho phép trùng.
• Nhấn Cất để lưu thiết lập.

Sau khi thiết lập, hệ thống sẽ cho phép nhập các mã quy cách trùng nhau theo nhu cầu theo dõi của đơn vị.

Vấn đề: Trường hợp không thể bỏ tích chọn “Là chi phí mua hàng” trên chứng từ mua dịch vụ thường do chứng từ mua dịch vụ này đã được chọn để phân bổ chi phí mua hàng cho chứng từ mua hàng. Khi đó, phần mềm sẽ không cho phép bỏ tích chọn để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của số liệu đã phân bổ.

Giải pháp:

Nếu khoản chi phí trên chứng từ mua dịch vụ thực tế không phải là chi phí mua hàng cần phân bổ, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Mở chứng từ mua hàng đã chọn để phân bổ chi phí.

Bước 2: Nhấn Bỏ ghi \ Sửa chứng từ.

Bước 3: Vào tab Chi phí (hoặc tab Phí trước hải quan / Phí hàng về kho đối với chứng từ mua hàng nhập khẩu), nhấn biểu tượng thùng rác để xóa chứng từ chi phí mua dịch vụ đã chọn và thực hiện phân bổ lại chi phí nếu có.

Bước 4: Cất chứng từ mua hàng, sau đó quay lại chứng từ mua dịch vụ và bỏ tích chọn “Là chi phí mua hàng”.

Lưu ý: Nếu không nắm được chứng từ mua dịch vụ cần sửa đã được chọn để phân bổ cho chứng từ mua hàng nào, Anh chị có thể xem Báo cáo \ Mua hàng \ Báo cáo đối chiếu \ Đối chiếu chi phí mua hàng trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí, bỏ tích chọn Chỉ hiển thị các dòng phát sinh chênh lệch ở tham số báo cáo để kiểm tra

Vấn đề: Đơn vị hạch toán chi phí mua hàng và chọn nhóm HHDV là nhóm 4 để không lên tờ khai thuế GTGT, nên băn khoăn liệu chứng từ chi phí này có phân bổ được vào chứng từ mua hàng hay không.

Giải pháp:

Việc phân bổ chi phí mua hàng không phụ thuộc vào nhóm HHDV đang chọn. Thông tin nhóm HHDV chỉ phục vụ cho việc kê khai thuế GTGT, nên dù chọn nhóm 4 thì vẫn có thể phân bổ chi phí vào chứng từ mua hàng.

Trường hợp đã hạch toán chứng từ chi phí nhưng khi vào chứng từ mua hàng không tìm thấy chứng từ chi phí để phân bổ, Anh/Chị kiểm tra một số nguyên nhân sau:

1. Chi phí mua hàng không được hạch toán trên đúng loại chứng từ “Mua dịch vụ”.

2. Trên chứng từ Mua dịch vụ chưa tích chọn “Là chi phí mua hàng”.

3. Chứng từ Mua dịch vụ hạch toán chi phí mua hàng chưa được Ghi sổ.

4. Khi tìm chứng từ để phân bổ, điều kiện tìm kiếm như Nhà cung cấp hoặc khoảng thời gian chưa chính xác.

5. Chứng từ chi phí đã được phân bổ hết cho chứng từ mua hàng khác.

Anh/Chị có thể kiểm tra bằng cách vào Báo cáo \ Báo cáo đối chiếu \ Đối chiếu chi phí mua hàng trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí để xem chứng từ chi phí đã được phân bổ cho chứng từ mua hàng nào hay chưa.

Vấn đề: Khi nhập hóa đơn đầu vào là hóa đơn trực tiếp có giảm 20% mức tỷ lệ tính thuế GTGT, trên chứng từ không có chỗ nào thể hiện mức giảm 20%.

Giải pháp:

Đối với hóa đơn đầu vào là hóa đơn trực tiếp được giảm 20% mức tỷ lệ tính thuế GTGT theo Nghị quyết giảm thuế, Anh/Chị nhập chứng từ trên phần mềm như sau:

Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng \ tab Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoặc Thêm\Chứng từ mua dịch vụ

Bước 2: Trên chứng từ mua hàng hóa hoặc mua dịch vụ, nhập số tiền tại cột Thành tiền là số tiền đã được giảm thuế theo hóa đơn của nhà cung cấp.

Bước 3: Nhấn Cất để lưu chứng từ.

Lưu ý: Nếu trên hóa đơn có nhiều mặt hàng được giảm thuế, Anh/Chị chủ động tính toán để phân bổ số tiền giảm thuế trừ vào từng mặt hàng, đảm bảo tổng thành tiền sau khi nhập trên chứng từ khớp với tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.

Vấn đề: Người dùng muốn khi lập chứng từ mua hàng nhập khẩu, tài khoản thuế chống bán phá giá (CBPG) có thể thiết lập mặc định theo nhu cầu (ví dụ đơn vị muốn mặc định là TK 33382)

Giải pháp: Để thiết lập TK thuế CBPG mặc định trên chứng từ, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Tài khoản \ Tài khoản ngầm định

Bước 2: Tại giao diện Tài khoản ngầm định:

• Chọn Loại chứng từ: Mua hàng

• Tại ô tìm kiếm, nhập “nhập khẩu”

Bước 3: Tại các dòng chứng từ mua hàng nhập khẩu → nhấn Sửa ở loại chứng từ cần thiết lập

Bước 4: Trên màn hình Sửa tài khoản ngầm định, tại dòng TK thuế CBPG: chọn cột Lọc tài khoản và TK ngầm định theo nhu cầu

Bước 5: Nhấn Cất để lưu thiết lập

👉 Sau khi thiết lập xong, Anh/Chị tạo lại chứng từ mua hàng nhập khẩu để kiểm tra, hệ thống sẽ tự động lấy tài khoản đã thiết lập cho thuế chống bán phá giá.

Vấn đề: Doanh nghiệp nhận hàng nhập khẩu (ví dụ: linh kiện bảo hành) không phải thanh toán cho nhà cung cấp, nhưng vẫn phát sinh các loại thuế (ví dụ: thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu). Khi hạch toán, người dùng cần đảm bảo không phát sinh công nợ phải trả, đồng thời vẫn ghi nhận đầy đủ các khoản thuế theo tờ khai hải quan.

Giải pháp: Anh/Chị thực hiện hạch toán như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng \ tab Mua hàng \ Thêm \ Chọn loại chứng từ: Mua hàng nhập khẩu nhập kho hoặc không qua kho (tùy theo đơn vị có quản lý kho hay không)

Bước 2: Nhập thông tin chứng từ

Tab Hàng tiền:

• Nhập thông tin hàng hóa, tài khoản hạch toán

• Cột Đơn giá, Thành tiền nhập = 0 → để không phát sinh công nợ nhà cung cấp

Tab Thuế:

• Nhập cột Giá tính thuế NK theo tờ khai hải quan

• Khai báo % thuế suất các loại thuế có phát sinh

Nhập thông tin hóa đơn để kê khai thuế GTGT đầu vào

Bước 3: Nhấn Cất chứng từ

→ Kết quả: Không phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp, nhưng vẫn ghi nhận đầy đủ thuế theo tờ khai

Vấn đề: Khi mua hàng phát sinh thêm số lượng hàng khuyến mại không tính tiền, đơn vị cần hướng dẫn cách quản lý và hạch toán hàng khuyến mại này trên phần mềm

Giải pháp:

Bước 1: Tạo kho hàng khuyến mại để quản lý riêng (khuyến nghị)

• Vào: ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Vật tư hàng hóa \ Kho
• Nhấn Thêm → khai báo kho hàng khuyến mại

Bước 2: Lập chứng từ mua hàng

• Vào phân hệ Mua hàng \ tab Mua hàng \ Thêm
• Nhập thông tin chung: nhà cung cấp, hình thức thanh toán, hóa đơn…
• Nhập chi tiết hàng hóa:
  • Hàng mua có tính tiền: chọn kho hàng hóa bình thường
  • Hàng khuyến mại: tách riêng 1 dòng, chọn kho khuyến mại, nhập: Số lượng được khuyến mại, đơn giá = 0, thành tiền = 0
• Hạch toán:
  • Hàng mua: Nợ TK 15x, Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331
  • Hàng khuyến mại: vẫn điền TK hạch toán như hàng mua nhưng chỉ theo dõi số lượng, không phát sinh giá trị
• Nhấn Cất chứng từ

Lưu ý: Có thể quản lý chung hàng khuyến mại với kho hàng hóa, tuy nhiên nếu áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân, giá vốn sẽ bị chia bình quân trên cả số lượng hàng khuyến mại →  chênh lệch so với giá mua thực tế

→ Vì vậy, nên tách riêng kho khuyến mại để quản lý chính xác và tránh sai lệch giá vốn.