Làm thế nào để theo dõi công nợ phải trả Nhà cung cấp trước hạn, quá hạn?

Bài viết hướng dẫn cách theo dõi và quản lý công nợ phải trả Nhà cung cấp theo tuổi nợ, giúp kế toán nắm rõ tình trạng nợ trước hạn, quá hạn và sắp đến hạn thanh toán, từ đó chủ động lập kế hoạch chi trả và quản lý dòng tiền hiệu quả thông qua các báo cáo phân tích và dự báo công nợ.

Để theo dõi được công nợ phải trả Nhà cung cấp theo tuổi nợ như: Nợ trước hạn, Nợ quá hạn, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập chứng từ mua hàng chọn số ngày được nợ

• Chọn hình thức thanh toán là Chưa thanh toán.
• Khai báo Số ngày được nợ theo 1 trong 2 cách:
  • • Cách 1: Nhập trực tiếp Số ngày được nợ trên chứng từ (Áp dụng trong trường hợp Số ngày được nợ với mỗi nhà cung cấp thường xuyên thay đổi)
    • Cách 2: Khai báo Số ngày được nợ theo các Điều khoản thanh toán. Trên chứng từ mua hàng chỉ cần chọn Điều khoản TT chương trình sẽ tự điền thông tin Số ngày được nợ tương ứng (Áp dụng trong trường hợp có điều khoản quy định về Số ngày được nợ với Nhà cung cấp và ít thay đổi)
• Có thể  thiết lập nhắc nhở công nợ, nhắc Kế toán sắp đến hạn thanh toán.

Bước 2: Thanh toán tiền cho Nhà cung cấp:

• Thanh toán tiền cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt
• Thanh toán tiền cho Nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng
• Trường hợp đã đặt cọc hoặc thanh toán trước tiền hàng cho Nhà cung cấp, sau khi lập chứng từ mua hàng, kế toán thực hiện việc Đối trừ chứng từ để phần mềm cập nhật tình trạng thanh toán cho hóa đơn đó.

Bước 3: Xem báo cáo

Báo cáo Phân tích công nợ phải trả theo tuổi nợ hoặc báo cáo Chi tiết công nợ phải trả theo tuổi nợ.

Lưu ý: Ngoài ra có thể xem báo cáo Dự báo thu, chi công nợ để biết được khoản dự kiến thu, dự kiến chi trong thời gian tới và cung cấp dự báo luồng tiền phục vụ công tác quản lý.