Làm thế nào khi nhập khẩu Số dư đầu kỳ từ file excel vào phần mềm báo lỗi không hợp lệ?

Vấn đề: Khi nhập khẩu Excel công nợ đầu kỳ nhà cung cấp, phần mềm báo lỗi “Không được nhập nhiều dòng có thông tin nhân viên, đơn vị, công trình, đơn hàng, hợp đồng của nhà cung cấp trùng nhau <…>”, khiến dữ liệu không được nhập khẩu thành công.

Biểu hiện:

• Nhập khẩu file Excel công nợ đầu kỳ nhà cung cấp không thành công.
• Phần mềm báo lỗi tại các dòng có cùng mã nhà cung cấp.
• Các dòng công nợ của cùng một nhà cung cấp bị báo trùng thông tin theo dõi chi tiết.
• File Excel có nhiều dòng cùng mã nhà cung cấp và thông tin nhân viên, đơn vị, công trình, đơn hàng, hợp đồng giống nhau.

Nguyên nhân:

Do trên file Excel, cùng một mã nhà cung cấp được khai báo trên nhiều dòng có trùng thông tin tại các cột Mã nhân viên, Mã đơn vị, Mã công trình, Số đơn mua hàng, Số hợp đồng mua.

Giải pháp:

• Trường hợp không cần theo dõi công nợ chi tiết theo nhân viên, đơn vị, công trình, đơn hàng, hợp đồng:
  → Với các dòng cùng một mã nhà cung cấp, để trống thông tin tại các cột Mã nhân viên, Mã đơn vị, Mã công trình, Số đơn mua hàng, Số hợp đồng mua.
• Trường hợp cần theo dõi công nợ chi tiết theo nhân viên, đơn vị, công trình, đơn hàng, hợp đồng:
  • Nếu các dòng của cùng một nhà cung cấp theo dõi cùng một nhân viên, đơn vị, công trình, đơn hàng, hợp đồng → chỉ nhập thông tin tại dòng đầu tiên, các dòng còn lại để trống.
  • Nếu các dòng của cùng một nhà cung cấp theo dõi khác nhau về nhân viên, đơn vị, công trình, đơn hàng, hợp đồng → nhập thông tin tương ứng tại từng dòng khác nhau.

Vấn đề: Đơn vị nhập khẩu excel số dư đầu kỳ báo lỗi “Tài khoản <…> chi tiết theo <nhà cung cấp> hoặc <khách hàng> hoặc <nhân viên>. Bạn phải chọn loại số dư <nhà cung cấp> hoặc <khách hàng> hoặc <nhân viên> để thực hiện nhập khẩu”

Nguyên nhân: do tài khoản có thiết lập theo dõi chi tiết theo đối tượng trong danh mục Hệ thống tài khoản, nhưng người dùng lại nhập khẩu ở sai phân hệ (Số dư tài khoản thay vì Số dư công nợ).

Giải pháp: 

• Trường hợp 1: Cần theo dõi tài khoản chi tiết theo đối tượng
  → Xác định tài khoản đang theo dõi theo loại đối tượng nào (nhà cung cấp, khách hàng hay nhân viên)
  → Thực hiện nhập khẩu đúng tại: Công nợ nhà cung cấp hoặc Công nợ khách hàng hoặc Công nợ nhân viên

• Trường hợp 2: Không cần theo dõi tài khoản chi tiết theo đối tượng
  → Vào: Các tiện ích và thiết lập → Quản lý danh mục → Hệ thống tài khoản
  → Nhấn Sửa tài khoản bị lỗi: bỏ tích Theo dõi chi tiết theo đối tượng → nhấn Cất
  → Sau đó quay lại nhập khẩu tại mục Số dư tài khoản