Làm thế nào khi thanh toán cho nhà cung cấp nhiều hơn hoặc ít hơn công nợ phải trả?

Khi đơn vị thanh toán cho nhà cung cấp số tiền lớn hơn số phải trả trên hóa đơn, phần mềm sẽ ghi nhận phần tiền dư này là Dư Nợ TK 331

Ví dụ: Công nợ phải trả nhà cung cấp A theo hóa đơn 00000001 là 718.000đ, nhưng khi trả tiền thì làm tròn là 720.000đ. Trên phần mềm, sau khi trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc Đối trừ chứng từ thì xem Báo cáo công nợ phải trả thể hiện Dư Nợ TK 331 là 2.000đ.

Tùy cách xử lý số tiền dư, thực hiện như sau:

• Nếu khoản tiền trả dư đó sẽ theo dõi để cấn trừ vào lần thanh toán tiếp theo => lần sau Đối trừ chứng từ thì tích chọn thêm số tiền còn dư này.
• Nếu khoản tiền đó nhà cung cấp trả lại cho đơn vị, hạch toán: Nợ TK 11x/Có TK 331 và thực hiện Đối trừ chứng từ tích chọn khoản dư này để tất toán
• Nếu khoản tiền trả thừa đó không yêu cầu nhà cung cấp hoàn lại (nhỏ lẻ thường có giá trị không đáng kể, không có tính trọng yếu) muốn đưa vào Chi phí khác:
  • Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán: Nợ TK811/ Có TK 331: 1.000đ; cột Đối tượng Có chọn Khách hàng A.
  • Chi phí khác liên quan đến xử lý công nợ nhỏ lẻ là chi phí không được trừ khi Quyết toán thuế (Mặc dù chi phí này rất nhỏ nhưng doanh nghiệp cũng nên lưu ý khi làm Tờ khai Thuế TNDN).

Ví dụ: Công nợ phải trả Nhà cung cấp B theo hóa đơn 00000002 là 701.000đ, nhưng nhà cung cấp yêu cầu chỉ chuyển số chẵn là 700.000đ, còn 1.000đ thì không cần trả. Trên phần mềm, sau khi trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc Đối trừ chứng từ thì xem Báo cáo công nợ phải trả thể hiện Dư Có TK 331 là 1.000đ.

• Nếu khoản tiền trả thiếu đó sẽ theo dõi để cấn trừ vào lần bán hàng tiếp theo => lần sau khi thu tiền khách hàng theo hóa đơn bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc Đối trừ chứng từ thì tích chọn thêm số tiền còn thiếu này.
• Nếu khoản tiền trả thiếu đó (nhỏ lẻ thường có giá trị không đáng kể, không có tính trọng yếu) muốn đưa vào Thu nhập khác:
  • Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán: Nợ TK 331/ Có TK711: 2.000đ, cột Đối tượng Nợ chọn Khách hàng B.
  • Thu nhập khác liên quan đến xử lý công nợ nhỏ lẻ phát sinh khi xử lý công nợ cần đưa vào thu nhập khi doanh nghiệp làm Tờ khai quyết toán thuế TNDN.