Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến danh mục trên phần mềm AMIS kế toán

Vấn đề:

• Doanh nghiệp phát sinh nhu cầu theo dõi một số nghiệp vụ mang tính quản lý, không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nên mong muốn tạo tài khoản đầu 0 (tài khoản ngoại bảng) để hạch toán riêng và không lên sổ tổng hợp, báo cáo.
• Tuy nhiên, việc tạo và sử dụng tài khoản này không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và phần mềm AMIS kế toán không hỗ trợ hạch toán ngoài bảng (hạch toán ghi đơn)

Giải pháp: 

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hệ thống tài khoản ngoài bảng (tài khoản đầu 0) không còn được quy định sử dụng trong chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.

=> Vì vậy, Anh/chị nên sử dụng các tài khoản chi tiết đã có sẵn trong hệ thống và thiết lập các tùy chọn theo dõi chi tiết phù hợp để quản lý các nghiệp vụ.

Biểu hiện: Đơn vị sửa lại thông tin tài khoản hạch toán trong danh mục hệ thống tài khoản, tích chọn theo dõi chi tiết theo Tài khoản ngân hàng (hoặc Đối tượng) nhưng khi ấn cất thì hiện cảnh báo “Tài khoản <…> đã có số dư ban đầu. Bạn phải xóa số dư ban đầu trước khi sửa thông tin chi tiết theo”

Giải pháp: Để có thể tích chọn theo dõi tài khoản chi tiết theo Tài khoản ngân hàng (hoặc Đối tượng), Anh chị cần xóa số dư đầu kỳ của tài khoản đó (nếu có) trước, sau đó mới sửa lại tích chọn chi tiết

Cách xóa số dư đầu kỳ như sau:

• Vào Các tiện ích và thiết lập > Nhập số dư ban đầu.
• Chọn Số dư tài khoản.
• Chọn Tài khoản cần xóa tại cột Chức năng, tích vào mũi tên ngay sau chữ Sửa và chọn Xóa.

Vấn đề: Đơn vị có theo dõi cơ cấu tổ chức gồm Tổng công ty và các chi nhánh trên cùng một dữ liệu kế toán và mong muốn:

• Hạch toán tài khoản mẹ cho Tổng công ty

• Hạch toán tài khoản con riêng cho từng chi nhánh

Giải pháp: Không thể thực hiện được do trên cùng một dữ liệu kế toán, nếu đơn vị có theo dõi cơ cấu tổ chức gồm Tổng công ty và các chi nhánh thì Hệ thống tài khoản sẽ được sử dụng chung cho toàn bộ đơn vị.

Do đó, không thể thiết lập tài khoản mẹ cho Tổng công ty và tài khoản con riêng cho từng chi nhánh trong cùng một dữ liệu kế toán. Nếu hệ thống tài khoản đã mở tài khoản con thì khi hạch toán bắt buộc phải chọn đến tài khoản con chi tiết nhất

Vấn đề: Khi thực hiện chỉnh sửa Số tài khoản trong Danh mục Hệ thống tài khoản, phần mềm hiển thị thông báo: “Tài khoản <…> đã có phát sinh trên các danh mục, chứng từ. Bạn không được phép sửa tài khoản này.”

Nguyên nhân: do tài khoản đã được sử dụng để hạch toán phát sinh (chứng từ, số dư đầu kỳ, danh mục liên quan, công thức báo cáo…). Vì vậy, hệ thống không cho phép chỉnh sửa trực tiếp số tài khoản nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu kế toán.

Giải pháp: Nếu Anh/Chị cần thay đổi số tài khoản theo nhu cầu quản lý, vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo một tài khoản mới với số tài khoản mong muốn theo hướng dẫn tại đây

Bước 2: Sử dụng chức năng Chuyển tài khoản hạch toán để chuyển toàn bộ các danh mục, phát sinh, số dư, công thức báo cáo từ tài khoản cũ sang tài khoản mới vừa tạo theo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Một số mã danh mục (khách hàng, vật tư, tài khoản, đối tượng…) hiển thị tại chi nhánh nhưng không xuất hiện tại tổng công ty hoặc ngược lại

Nguyên nhân: do đơn vị đang thiết lập chế độ quản lý danh mục riêng theo từng chi nhánh, dẫn đến dữ liệu danh mục giữa tổng công ty và chi nhánh hoạt động độc lập.

Giải pháp: 

Bước 1: Kiểm tra thiết lập

Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung \ tại mục Đa chi nhánh

Kiểm tra phần Quản lý danh mục riêng theo từng chi nhánh: Nếu đang tích chọn loại danh mục nào, thì danh mục đó giữa tổng công ty và chi nhánh sẽ không dùng chung.

Bước 2: Xử lý

• Trường hợp vẫn muốn dùng riêng danh mục:
  => Thực hiện khai báo bổ sung mã danh mục tại tổng công ty.

• Trường hợp muốn bỏ tích chọn dùng riêng danh mục:
  => Chỉ thực hiện được khi dữ liệu chưa phát sinh. Nếu đã phát sinh chứng từ thì không thể thay đổi thiết lập này.

Lưu ý: Đơn vị nên xác định nhu cầu quản lý (dùng chung hay dùng riêng danh mục) ngay từ đầu để tránh phát sinh xử lý dữ liệu sau này.