Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến sửa hóa đơn, chứng từ bán hàng

Trường hợp chứng từ bán hàng đã phát hành hóa đơn điện tử (đơn vị có kết nối hóa đơn điện tử meInvoice) nhưng cần điều chỉnh lại nội dung trên chứng từ bán hàng, thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng → tab Bán hàng, tích vào chứng từ cần sửa trong danh sách.

Bước 2: Nhấn Bỏ ghi rồi nhấn Sửa. Phần mềm sẽ cảnh báo “Hóa đơn này đã phát hành hóa đơn điện tử, nếu sửa hóa đơn thì nội dung thay đổi sẽ không được cập nhật lên hóa đơn đã phát hành.“. Nhấn Có.

Bước 3: Thực hiện sửa lại thông tin trên chứng từ rồi nhấn Cất.

Lưu ý: Việc sửa chỉ ảnh hưởng đến chứng từ bán hàng trong sổ sách, không tự động cập nhật lên hóa đơn điện tử đã phát hành. Trường hợp anh/chị muốn chỉnh sửa hóa đơn (đơn vị có kết nối hóa đơn điện tử meInvoice) thì phải xử lý sai sót theo quy định (thông báo, thay thế hoặc điều chỉnh tùy trường hợp)

Nguyên nhân: Hóa đơn lập kèm chứng từ bán hàng

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn lập kèm chứng từ bán hàng, nếu muốn sửa hóa đơn (không sử dụng hóa đơn điện tử meInvoice) cần thực hiện sửa chứng từ bán hàng theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tại giao diện cảnh báo nhấn Có, phần mềm điều hướng sang chứng từ bán hàng lập kèm

Bước 2: Trên chứng từ bán hàng, tích tab Hóa đơn rồi thực hiện sửa lại thông tin

Bước 3: Nhấn Cất.

Đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử meInvoice, khi sửa chứng từ bán hàng báo “Hóa đơn này đã phát hành hóa đơn điện tử, nếu sửa hóa đơn thì nội dung thay đổi sẽ không được cập nhật lên hóa đơn đã phát hành”

• Trường hợp chỉ sửa nội dung chứng từ bán hàng không ảnh hưởng hóa đơn đã gửi khách hàng/cơ quan thuế, nhấn Có để tiếp tục chỉnh sửa.
• Trường hợp muốn chỉnh sửa hóa đơn thì phải xử lý sai sót theo quy định (thông báo, thay thế hoặc điều chỉnh tùy trường hợp)

Chức năng Sửa nhanh trên chứng từ bán hàng cho phép chỉnh sửa nhanh một số của chứng từ (Tên khách hàng, Người liên hệ, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng) mà không cần Bỏ ghi\sửa. Chức năng này giúp thao tác nhanh khi chỉ cần thay đổi thông tin đơn giản, không ảnh hưởng đến nội dung hạch toán chi tiết.

Bước 1: Nhấn Sửa nhanh và thực hiện sửa thông tin chứng từ:

Bước 2: Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp chứng từ bán hàng đã phát sinh thu tiền, trả lại, giảm giá hoặc đối trừ công nợ, nếu anh/chị muốn sửa các thông tin không được phép Sửa nhanh như Mã khách hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…, thì cần xóa các chứng từ thu tiền phát sinh liên quan và bỏ đối trừ công nợ (nếu có), sau đó mới thực hiện chỉnh sửa và cất lại chứng từ.

Khi thực hiện bỏ ghi/xóa chứng từ bán hàng, hệ thống hiển thị thông báo:
“Chứng từ này đã có phát sinh <Thu tiền>. Để bỏ ghi chứng từ này thì phải xóa chứng từ liên quan. Bạn có muốn xem chi tiết danh sách chứng từ liên quan không?”

Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tại thông báo, nhấn Có để xem danh sách chứng từ liên quan.
• Bước 2: Mở từng chứng từ thu tiền liên quan.
• Bước 3: Thực hiện bỏ ghi hoặc xóa chứng từ thu tiền đó.
• Bước 4: Quay lại chứng từ bán hàng → nhấn Bỏ ghi/Sửa/Xóa chứng từ bán hàng

Lưu ý: Trường hợp chỉ thay đổi một số nội dung trên chứng từ như Tên khách hàng, Người liên hệ, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng, có thể nhấn Sửa nhanh để chỉnh sửa mà không cần Xóa chứng từ liên quan.

Khi thực hiện bỏ ghi/xóa chứng từ, hệ thống hiển thị thông báo:
“Chứng từ này đã có phát sinh đối trừ chứng từ. Để bỏ ghi chứng từ này thì phải bỏ đối trừ. Bạn có muốn thực hiện bỏ đối trừ không?”

Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tại thông báo, nhấn Có để thực hiện bỏ đối trừ.
• Bước 2: Hệ thống tự động hủy liên kết đối trừ giữa các chứng từ.
• Bước 3: Sau khi đã bỏ đối trừ thành công, quay lại chứng từ ban đầu.
• Bước 4: Thực hiện Bỏ ghi hoặc Xóa chứng từ theo nhu cầu.

Trong quá trình sử dụng phần mềm, anh/chị có thể phát sinh nhu cầu chỉnh sửa đồng thời nhiều chứng từ đã lập, chẳng hạn như:

• Sửa nội dung diễn giải trên nhiều chứng từ
• Chỉnh ngày chứng từ, ngày hạch toán hoặc ngày hóa đơn cho nhiều chứng từ
• Cập nhật thông tin chung (ghi chú, mô tả…) trên các chứng từ

Giải pháp: Hiện tại, AMIS Kế toán chưa hỗ trợ chức năng chỉnh sửa hàng loạt các thông tin trên chứng từ đã được lập. Do đó, để điều chỉnh thông tin, anh/chị vui lòng mở từng chứng từ và thực hiện chỉnh sửa thủ công, sau đó lưu lại chứng từ.

Lưu ý: Với các chứng từ đã ghi sổ, cần thực hiện bỏ ghi sổ trước khi chỉnh sửa. Trường hợp phát sinh số lượng lớn chứng từ, anh/chị có thể cân nhắc phương án xuất dữ liệu, chỉnh sửa và nhập lại (nếu nghiệp vụ cho phép) để tiết kiệm thời gian thao tác.

Khi lập hóa đơn ở trạng thái nháp, hệ thống vẫn bắt buộc nhập số hóa đơn (đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Giải pháp: Do đơn vị chưa thiết lập sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử trên phần mềm (MeInvoice.vn), nên hệ thống xử lý hóa đơn theo hình thức nhập số thủ công.

Anh/chị thực hiện thiết lập như sau:

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập → Tùy chọn → Tùy chọn chung
• Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, tích Có ở dòng Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn
• Bước 3: Nhấn Cất → Đóng và kiểm tra lại.

Đơn vị phát sinh nghiệp vụ xuất bán/xuất hóa đơn khi hàng hóa hoặc thành phẩm chưa được nhập kho. Khi thực hiện ghi sổ, phần mềm báo âm kho do chưa có tồn kho. Người dùng mong muốn vẫn xuất được hóa đơn nhưng không bị âm kho, hoặc chưa ghi nhận xuất kho ngay tại thời điểm bán.

Giải pháp: Trường hợp bán hàng khi kho chưa có tồn, anh/chị có thể xử lý theo một trong hai cách sau:

– Cách 1: Chứng từ bán hàng không Kiêm phiếu xuất kho

• Khi lập chứng từ bán hàng bỏ tích Kiêm phiếu xuất kho
• Sau này, khi hàng hóa đã được nhập kho, thực hiện lập Phiếu xuất kho bán hàng từ chứng từ bán hàng để ghi nhận xuất kho.

– Cách 2: Cho phép xuất âm kho

• Vào biểu tượng bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa, tại mục Cho phép xuất quá số lượng tồn chọn Có
• Lưu ý: Việc xuất âm kho chỉ nên áp dụng tạm thời và không khuyến nghị vì có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi tồn kho và độ chính xác của báo cáo kho, giá vốn nếu kéo dài.

• Trên phần mềm AMIS kế toán, để xuống dòng ở ô Tên hàng, Anh chị có thể nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.
• Tuy nhiên theo cấu trúc XML hóa đơn điện tử của QĐ1306/QĐ-CT, thẻ Tên hàng hóa, dịch vụ được quy định tối đa 500 ký tự => Trong trường hợp xuống dòng ở ô Tên hàng và nhập nội dung vượt quá 500 ký tự thì Anh chị có thể nhấn Thêm ghi chú để ghi thêm dòng mô tả nội dung thông tin hàng hóa nếu cần.

Nguyên nhân:

• Nguyên nhân 1: Phiếu bán hàng không phát sinh công nợ phải thu do được lập theo hình thức thu tiền ngay, chưa hạch toán vào tài khoản công nợ (TK 131)
• Nguyên nhân 2: Trên chứng từ chưa chọn/ chọn chưa đúng thông tin mã khách hàng.

Giải pháp: Anh/chị mở phiếu bán hàng cần kiểm tra và thực hiện:

• Kiểm tra hình thức thanh toán và tài khoản hạch toán, đảm bảo chứng từ ghi nhận công nợ TK 131 và chọn hình thức Chưa thu tiền
• Kiểm tra thông tin khách hàng, đảm bảo cột Đối tượng trên chứng từ hiển thị đúng và trùng khớp với Mã khách hàng trong phần Thông tin chung.

Lưu ý: Nếu giao diện không hiển thị cột Đối tượng, chọn biểu tượng ⚙️ Tùy chỉnh giao diện → Sửa mẫu hiện tại, sau đó tích chọn hiển thị các cột Đối tượng và Tên đối tượng.

Trường hợp chỉ muốn lấy đơn hàng từ sàn TMĐT về phần mềm AMIS kế toán và không tự động sinh chứng từ bán hàng, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Đơn đặt hàng \ chọn Quy tắc hạch toán tự động

Bước 2: Tìm dòng thiết lập quy tắc: loại Chứng từ bán hàng, nguồn gốc từ Shopee / Tiktok…, sau đó tích mũi tên tại cột Chức năng \ Chọn Xóa

Bước 3: Tại bảng thông báo “Nếu xóa hết quy tắc hạch toán tự động, chương trình sẽ dừng chức năng hạch toán tự động chứng từ bán hàng từ đơn đặt hàng. Bạn có thực sự muốn xóa quy tắc này không?”, nhấn Có

Trường hợp trên chứng từ bán hàng có Đơn giá sau chiết khấu, khi in báo cáo Sổ chi tiết bán hàng cột Đơn giá vẫn là Đơn giá trước chiết khấu là do chưa sửa mẫu thêm cột đơn giá sau chiết khấu

Để có cột này trên báo cáo, anh/chị làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, nhấn vào tab Báo cáo và chọn báo cáo Sổ chi tiết bán hàng

Bước 2: Tại màn hình xem báo cáo, nhấn vào biểu tượng hình bánh răng, chọn Sửa mẫu hiện tại

Bước 3: Trên màn hình Tùy chỉnh giao diện, nhấn Thêm cột

Bước 4: Trên màn hình Thêm cột: nhập tên cột: Đơn giá sau CK, định dạng: kiểu tiền quy đổi, thiết lập công thức cho cột bằng [Đơn giá] – ( [Chiết khấu] / [Số lượng bán] ) sau đó nhấn Đồng ý

Bước 5: Nhấn Cất

Tham khảo thêm chi tiết hướng dẫn thêm cột trên báo cáo tại đây

Vấn đề: Khi hạch toán nghiệp vụ có cả tài khoản Nợ và Có đều theo dõi chi tiết theo đối tượng công nợ (ví dụ: TK 131, 331, 3388…), nhưng đơn vị thực hiện trên các loại chứng từ như Bán hàng, Mua hàng… thì trên chứng từ thường chỉ có 1 cột Đối tượng, dẫn đến không thể chọn đồng thời 2 đối tượng khác nhau cho 2 tài khoản.

Vì vậy, trong trường hợp cần theo dõi 2 đối tượng công nợ khác nhau trên cùng một nghiệp vụ, đơn vị cần thực hiện theo một trong hai cách dưới đây.

Giải pháp:

Cách 1: Tách nghiệp vụ và hạch toán qua tài khoản trung gian

Áp dụng cho trường hợp đơn vị cần hạch toán nghiệp vụ trên các loại chứng từ không phải chứng từ nghiệp vụ khác (như chứng từ mua hàng, bán hàng…)

Ví dụ: Đơn vị cần hạch toán nghiệp vụ Nợ TK 131 / Có TK 3388, TK 131 và 3388 đều theo dõi chi tiết theo đối tượng => Trên phần mềm AMIS kế toán, Anh chị sẽ tách như sau:

• Tách định khoản, treo qua một tài khoản trung gian (ví dụ: TK 1388 hoặc tài khoản phù hợp).

• Lập 2 chứng từ riêng biệt:

  • Chứng từ gốc (ví dụ: Chứng từ bán hàng):
    Hạch toán: Nợ TK 131 (chọn Đối tượng theo TK 131) / Có TK trung gian

  • Chứng từ nghiệp vụ khác:
    Hạch toán: Nợ TK trung gian / Có TK 3388 (chọn Đối tượng Có theo TK 3388)

Lưu ý:

• Có thể sử dụng TK 1388 hoặc một tài khoản trung gian phù hợp với chính sách kế toán của đơn vị.

• Số tiền ở 2 chứng từ phải bằng nhau để đảm bảo tài khoản trung gian không còn số dư.

Cách 2: Hạch toán trực tiếp trên Chứng từ nghiệp vụ khác

Khi sử dụng Chứng từ nghiệp vụ khác, phần mềm cho phép hiển thị đồng thời:

• Cột Đối tượng Nợ

• Cột Đối tượng Có

=> Đơn vị chỉ cần chọn đúng mã đối tượng tương ứng với từng tài khoản Nợ và Có trên cùng một chứng từ, không cần tách nghiệp vụ.

Đơn vị có đề nghị xuất hóa đơn và đề nghị trả lại hàng bán được đồng bộ từ CRM sang AMIS Kế toán. Sau khi đồng bộ, kế toán không thể thực hiện xóa các đề nghị/phiếu này trên AMIS Kế toán do phần mềm không có chức năng xóa.

Giải pháp: Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ xóa đề nghị xuất hóa đơn và đề nghị trả lại hàng bán được đồng bộ từ CRM.

Trong trường hợp phát hiện đề nghị không đúng, kế toán thực hiện Nhấn Từ chối. Khi đề nghị bị từ chối:

• Bên CRM không thể chỉnh sửa lại đề nghị đó.
• Dữ liệu đã đồng bộ sang AMIS Kế toán không ảnh hưởng đến số liệu kế toán.

Nguyên nhân: Do đơn vị tự nhấn dòng tham chiếu và tích chọn chứng từ tham chiếu thủ công chứ không dùng tính năng tự động lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn hoặc ngược lại lập hóa đơn từ các chứng từ bán hàng

Cách xử lý: 

• Trường hợp lập hóa đơn trước, sau đó mới lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn: Anh chị tham khảo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó mới lập hóa đơn: Anh chị tham khảo hướng dẫn tại đây

• Cột diễn giải trên tab Hóa đơn sẽ lấy thông tin theo trường diễn giải hoặc lý do nộp ở chứng từ bán hàng có tích lập kèm hóa đơn

• Đối với các hóa đơn không lên diễn giải là do hóa đơn đó không lập kèm chứng từ bán hàng hoặc là các hóa đơn bị thay thế, hóa đơn điều chỉnh

Biểu hiện: Trên chứng từ bán hàng hiện tại có 3 tab Chứng từ ghi nợ (hoặc Phiếu thu, Thu tiền gửi), Phiếu xuất và Hóa đơn. Đơn vị muốn tách riêng phiếu xuất ra riêng

Giải pháp: Để tách riêng phiếu xuất kho ra không lập kèm chứng từ bán hàng, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Mở chứng từ bán hàng, nhấn Bỏ ghi \ Sửa

Lưu ý: Trường hợp chứng từ bán hàng đã được phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm AMIS kế toán, khi nhấn sửa, phần mềm cảnh báo “Hóa đơn này đã phát hành hóa đơn điện tử, nếu sửa hóa đơn thì nội dung thay đổi sẽ không được cập nhật lên hóa đơn đã phát hành…..” thì Anh chị nhấn Có để tiếp tục chỉnh sửa. 

Bước 2: Bỏ tích chọn Kiêm phiếu xuất trên giao diện chứng từ bán hàng

Bước 3: Nhấn Cất 

Bước 4: Nhấn Lập phiếu xuất trên giao diện chứng từ bán hàng để sinh lại phiếu xuất kho (nếu cần) và thực hiện tính giá xuất kho

Biểu hiện: Khi xem chứng từ bán hàng, tổng giá trị cột thành tiền, tiền thuế GTGT không bằng số tiền ở dòng Tổng tiền hàng, Tổng tiền thuế GTGT

Nguyên nhân 1: Do trong các dòng hàng hóa trên chứng từ bán hàng, có mặt hàng đang tích chọn ở cột hàng khuyến mại => thành tiền, tiền thuế GTGT của mặt hàng khuyến mại sẽ không cộng vào tổng tiền hàng, tổng tiền thuế GTGT của chứng từ

Giải pháp 1: Anh chị kiểm tra cột hàng khuyến mại trên chứng từ bán hàng xem có dòng hàng hóa nào đang được tích chọn. Nếu thực tế hàng hóa đó không phải là hàng khuyến mại thì Anh chị nhấn bỏ ghi \ sửa \ bỏ tích chọn hàng khuyến mại \ nhấn cất.

Lưu ý: Nếu không thấy cột hàng khuyến mại hiển thị trên chứng từ, Anh chị thực hiện tùy chỉnh mẫu để hiển thị cột theo hướng dẫn tại đây

Nguyên nhân 2: Do trong các dòng hàng hóa trên chứng từ bán hàng, có mặt hàng đang tích chọn ở cột chiết khấu thương mại => thành tiền, tiền thuế GTGT của mặt hàng được tích chọn CKTM sẽ bị trừ vào tổng tiền hàng, tổng tiền thuế GTGT của chứng từ

Giải pháp 2: Anh chị kiểm tra cột Chiết khấu thương mại trên chứng từ bán hàng xem có dòng hàng hóa nào đang được tích chọn. Nếu thực tế không phải là chiết khấu thì Anh chị nhấn bỏ ghi \ sửa \ bỏ tích chọn Chiết khấu thương mại \ nhấn cất.

Lưu ý: Nếu không thấy cột Chiết khấu thương mại hiển thị trên chứng từ, Anh chị thực hiện tùy chỉnh mẫu để hiển thị cột theo hướng dẫn tại đây

Biểu hiện: Đơn vị vào tiện ích \ lấy hóa đơn từ meinvoice \ lập chứng từ bán hàng nhưng tài khoản hạch toán bị nhảy sai

Giải pháp: Khi lấy hóa đơn từ MeInvoice về lập chứng từ bán hàng mà tài khoản hạch toán lại nhảy tự động bị sai, Anh chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng \ Tiện ích \ Lấy hóa đơn từ MeInvoice
• Bước 2: Trên giao diện Lấy hóa đơn từ MeInvoice nhấn vào biểu tượng bánh răng Lựa chọn thông tin hạch toán chứng từ 
• Bước 3: Thiết lập các thông tin ngầm định theo nhu cầu của đơn vị
• Bước 4: Nhấn Đồng ý

Sau đó đơn vị lập lại chứng từ bán hàng từ hóa đơn và kiểm tra lại thông tin