Một số câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm AMIS kế toán

• Trường hợp 1: Hóa đơn bị thay thế và Hóa đơn thay thế phát hành trực tiếp trên AMIS kế toán
  Phần mềm đã tự động hạch toán trên chứng từ bán hàng gốc và tách Hóa đơn bị thay thế ra khỏi chứng từ, anh/chị sửa lại thông tin trên chứng từ, tham khảo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp 2: Hóa đơn bị thay thế và Hóa đơn thay thế đều phát hành trên MeInvoice
  • Bước 1: Trên AMIS kế toán, mở chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế, nhấn Bỏ ghi/ Tiện ích / Xóa 
  • Bước 2: Vào phân hệ Bán hàng / tab Bán hàng / Nhấn Tiện ích / Lấy hóa đơn từ MeInvoice / Chọn loại hóa đơn, khoảng thời gian -> Lấy dữ liệu
    • Tại dòng hóa đơn bị thay thế: nhấn Lập hóa đơn tại cột Chức năng
    • Tại dòng hóa đơn thay thế: nhấn Lập chứng từ bán hàng tại cột Chức năng
• Trường hợp 3: Hóa đơn bị thay thế phát hành ở phần mềm của nhà cung cấp khác, hóa đơn thay thế phát hành trên Meinvoice
  • Vì hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế của đơn vị phát hành trên 2 phần mềm hóa đơn khác nhau, do vậy sẽ không lấy được hóa đơn thay thế từ phần mềm Meinvoice về AMIS kế toán để hạch toán tự động.

=> Anh chị sẽ tự hạch toán và gõ tay số hóa đơn thay thế vào chứng từ bán hàng ở phần mềm AMIS kế toán. Các bước thực hiện như sau

• • Bước 1: Sửa lại chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế về giá trị bằng 0
  • Bước 2: Lập chứng từ bán hàng cho hóa đơn thay thế
    • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Bán hàng, nhấn Thêm\ Chứng từ bán hàng
    • Chọn loại chứng từ là Bán hàng hóa trong nước, tích chọn Lập kèm hóa đơn, khai báo các thông tin chung và thông tin hóa đơn (Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn)
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết (Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,…) theo hóa đơn đã phát hành sau đó nhấn Cất

• Trường hợp 4: Hóa đơn thay thế được phát hành trên phần mềm khác không phải của MISA
  • Bước 1: Sửa lại chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế về giá trị bằng 0
  • Bước 2: Lập chứng từ bán hàng cho hóa đơn thay thế
    • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Bán hàng, nhấn Thêm\ Chứng từ bán hàng
    • Chọn loại chứng từ là Bán hàng hóa trong nước, tích chọn Lập kèm hóa đơn, khai báo các thông tin chung và thông tin hóa đơn (Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn)
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết (Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,…) theo hóa đơn đã phát hành sau đó nhấn Cất

Lưu ý: Để gõ tay được số hóa đơn thay thế trên chứng từ hạch toán, Anh chị làm theo hướng dẫn tại đây

• Trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót cần phải xử lý theo hình thức thay thế hoặc điều chỉnh bởi cùng loại hóa đơn máy tính tiền, không sử dụng loại hóa đơn GTGT để xử lý sai sót cho hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Trường hợp hóa đơn GTGT có sai sót do xuất trùng, hoặc giao dịch không thực hiện cần giảm toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn và đơn vị đã chuyển sang sử dụng loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì có thể dùng loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn về giá trị 0 để xử lý cho hóa đơn GTGT

• Hiện tại biên bản điều chỉnh lập trên phần mềm chỉ hỗ trợ chọn đến hóa đơn gốc cần điều chỉnh.
• Trường hợp nếu đã điều chỉnh lần 1 bị sai, cần điều chỉnh lần 2 thì Anh chị không bắt buộc lập tiếp biên bản điều chỉnh lần 2.
• Nếu bên mua có yêu cầu lập tiếp biên bản điều chỉnh lần 2, Anh chị có thể lập ngoài phần mềm và ký, đóng dấu xác nhận 2 bên hoặc ký điện tử.

Khi vào tab Hóa đơn \ thêm hóa đơn không thấy có mục hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế do đơn vị đang không chọn Có sử dụng hóa đơn điện tử Meinvoice.

Để khắc phục, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung

Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, chọn Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn là Có \ nhấn Cất

Bước 3: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn tab Kết nối Meinvoice và nhập thông tin đăng nhập Meinvoice. Nhấn Kết nối.

Sau đó Anh chị quay lại thêm hóa đơn kiểm tra lại

Anh/chị đã lập hóa đơn điều chỉnh (giảm số lượng, giảm giá trị hoặc điều chỉnh hàng hóa) cho hóa đơn bán hàng, tuy nhiên khi kiểm tra tồn kho vẫn bị trừ hoặc không thay đổi theo nội dung điều chỉnh.

Trả lời: Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh về mặt hóa đơn/thuế, không tự động điều chỉnh lại số lượng tồn kho. Để kho tăng lại đúng số lượng đã điều chỉnh giảm, anh/chị cần thực hiện hạch toán chứng từ tương ứng, cụ thể:

• Trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử meInvoice: Vào phân hệ Bán hàng/ tab Hóa đơn/ lọc Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn điều chỉnh/ Nhấn biểu tượng mũi tên ▼ chọn Lập chứng từ trả lại hàng bán => Hệ thống sẽ ghi nhận chứng từ kho để tăng lại tồn kho theo số lượng điều chỉnh.

• Trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm phát hành hóa đơn của nhà cung cấp khác, cần hạch toán hóa đơn điều chỉnh vào phần mềm AMIS kế toán: Vào phân hệ Bán hàng / tab Trả lại hàng bán / nhấn Thêm. Trên chứng từ tích Kiêm phiếu nhập kho để điều chỉnh tăng tồn kho.

• Trường hợp nhà cung cấp xuất nhầm hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn gốc không sai thì Anh chị vẫn hạch toán theo số liệu đúng vào phần mềm
• Đối với hóa đơn điều chỉnh bị xuất nhầm, nếu có điều chỉnh liên quan đến số lượng hoặc giá trị thì Anh chị có thể trao đổi với nhà cung cấp để nhà cung cấp xuất tiếp hóa đơn điều chỉnh tiếp theo để điều chỉnh lại, đảm bảo nguyên tắc Số liệu trên hóa đơn gốc + Số liệu trên các hóa đơn điều chỉnh liên quan = Số liệu đúng

Anh/chị cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành, tuy nhiên dù hóa đơn vẫn hiển thị trên AMIS Kế toán nhưng khi tìm kiếm để lập hóa đơn điều chỉnh thì không tìm thấy hóa đơn.

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành hiển thị trên Amis Kế toán nhưng khi tìm để lập hóa đơn điều chỉnh không có do các nguyên nhân sau:

• Nguyên nhân 1: Hóa đơn gốc ở trạng thái Chờ cấp mã, anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây
• Nguyên nhân 2: Hóa đơn gốc đó đã được chọn lập Hóa đơn thay thế, anh/chị kiểm tra bằng cách:
  • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Hóa đơn
  • Lọc cột Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn đã bị thay thế, sau đó tìm số hóa đơn cần điều chỉnh xem có ở mục này không.

• Nguyên nhân 3: Hóa đơn đang tìm kiếm là Hóa đơn điều chỉnh, anh/chị lưu ý cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc, không lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh.
• Nguyên nhân 4: Chọn nhầm ngày, tháng để tìm hóa đơn, anh/chị mở lại hóa đơn để kiểm tra lại ngày hóa đơn rồi thực hiện lọc lại khoảng thời gian chính xác

Anh/chị cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã phát hành, tuy nhiên khi tìm kiếm để lập hóa đơn thay thế thì không tìm thấy hóa đơn, dù hóa đơn vẫn hiển thị trên AMIS Kế toán.

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành hiển thị trên Amis Kế toán nhưng khi tìm để lập hóa đơn thay thế không có do các nguyên nhân sau:

• Nguyên nhân 1: Hóa đơn gốc ở trạng thái Chờ cấp mã, anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây
• Nguyên nhân 2: Hóa đơn gốc đó đã được chọn lập Hóa đơn điều chỉnh, anh/chị kiểm tra bằng cách:
  • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Hóa đơn
  • Lọc cột Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn đã bị điều chỉnh, sau đó tìm số hóa đơn cần điều chỉnh xem có ở mục này không

• Nguyên nhân 3: Chọn nhầm ngày, tháng để tìm hóa đơn, anh/chị mở lại hóa đơn để kiểm tra lại ngày hóa đơn rồi thực hiện lọc lại khoảng thời gian chính xác

Trường hợp cần điều chỉnh giảm hóa đơn, Anh chị sẽ không làm ở chứng từ bán hàng, để ghi âm, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Lập văn bản thỏa thuận với người mua
• Lập hóa đơn điều chỉnh tại tab Hóa đơn trên phần mềm
• Phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: 

• Xem hướng dẫn chi tiết về Điều chỉnh hóa đơn tại đây

• Xem hướng dẫn về Cách ghi thông tin trên Hóa đơn điều chỉnh: tại đây.

Bước 2: Hạch toán cho hóa đơn điều chỉnh

Sau khi có hóa đơn điều chỉnh, Anh chị sẽ lập các chứng từ hạch toán tương ứng như giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán hoặc nghiệp vụ khác để hạch toán giảm doanh thu, giảm thuế và tăng hàng nhập kho (nếu có giảm số lượng hàng bán).

Tham khảo hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh chi tiết tại đây

Hiện tại trên phần mềm AMIS kế toán chưa hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn cho hóa đơn gốc phát hành bên phần mềm nhà cung cấp khác

=> Vì vậy với trường hợp này, Anh chị thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm MeInvoice. Sau đó lấy hóa đơn điều chỉnh về phần mềm AMIS kế toán để hạch toán. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Trên phần mềm AMIS kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình \ Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn \ Biên bản điều chỉnh hóa đơn => Khi đó chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Trên phần mềm MeInvoice, thực hiện lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh như sau

• Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh
  • Tại mục xử lý HĐ lập sai \ Điều chỉnh hóa đơn \ Lập biên bản điện tử , tham khảo chi tiết tại đây 
• Lập hóa đơn điều chỉnh
  •  Vào mục Xử lý hóa đơn \ chọn Điều chỉnh hóa đơn, nhấn Lập hóa đơn điều chỉnh.

• • Chọn tab Hóa đơn trên hệ thống khác
  • Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập hóa đơn điều chỉnh.
    • Chọn Loại hóa đơn
    • Điền Mã cơ quan thế ( với hóa đơn có mã)
    • Ký hiệu
    • Số hóa đơn
    • Ngày hóa đơn

• • Khai báo thông tin trên hóa đơn điều chỉnh, nhấn Lưu và Phát hành.

• • Xem thêm hướng dẫn Cách viết thông tin trên hóa đơn điều chỉnh tại đây
  • Tích chọn Gửi CQT cấp mã để chương trình tự động gửi hóa đơn cho CQT cấp mã ngay khi phát hành.
  • Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi hóa đơn được cấp mã.

• • Trên hóa đơn điều chỉnh hiển thị dòng thông tin điều chỉnh cho hóa đơn nào.

Bước 3: Lấy hóa đơn điều chỉnh về phần mềm AMIS kế toán

• Vào phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng, chọn Tiện ích\Lấy hóa đơn từ meInvoice

• Lấy hóa đơn
  • Thiết lập các tham số : Loại hóa đơn, TT hạch toán, khoảng thời gian và nhấn Lấy dữ liệu
  • Chương trình sẽ tự động đồng bộ danh sách hóa đơn thỏa mãn các tham số đã được thiết lập từ meInvoice về AMIS Kế toán
  • Chọn chức năng Lập chứng từ bán hàng hoặc các thao tác khác ở cột Chức năng để hạch toán

Vấn đề: Trong một số trường hợp, đơn vị phát sinh hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó nhưng kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ tính thuế của hóa đơn bị thay thế. Khi đó, ngày hạch toán trên chứng từ bán hàng và kỳ kê khai thuế không đồng nhất, dẫn đến tình trạng doanh thu trên tờ khai thuế không khớp với doanh thu trên sổ cái.

Giải pháp: Để khớp doanh thu giữa sổ cái và tờ khai thuế, Anh/Chị thực hiện như sau:

1. Vào phân hệ Bán hàng, tìm đến chứng từ bán hàng của hóa đơn thay thế.

2. Mở chứng từ \ nhấn Bỏ ghi \ nhấn Sửa

3. Sửa lại ngày hạch toán của chứng từ về thời điểm phát sinh của hóa đơn bị thay thế (kỳ tính thuế đã kê khai).

4. Cất chứng từ.

Sau khi điều chỉnh ngày hạch toán phù hợp với kỳ kê khai, doanh thu trên sổ cái và trên tờ khai thuế sẽ được đồng bộ và khớp số liệu.