Tôi muốn sắp xếp ngày hạch toán, số hóa đơn,… trên giao diện chứng từ, danh sách chứng từ và báo cáo thì làm thế nào?

Bài viết hướng dẫn cách sắp xếp danh sách chứng từ và báo cáo theo thứ tự tăng dần, giảm dần hoặc bỏ sắp xếp.

• Với các chỉ tiêu bằng số như: Số lượng, số hóa đơn, giá trị, ngày tháng…: Có thể sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn hoặc ngược lại.
• Với các chỉ tiêu bằng chữ như: Mã, tên, diễn giải…: Có thể sắp xếp theo thứ tự từ A-Z hoặc ngược lại.

Biểu hiện thường gặp:

• Muốn sắp xếp Số lượng từ nhỏ đến lớn thì làm thế nào?
• Muốn sắp xếp Đơn giá từ lớn đến nhỏ thì làm thế nào?
• Muốn sắp xếp Ngày chứng từ từ mới đến cũ thì làm thế nào?
• Muốn sắp xếp Tên hàng hóa theo thứ tự A-Z thì làm thế nào?
• Muốn các dòng dữ liệu được sắp xếp theo giá trị của một cột thì làm thế nào?
• Muốn bỏ sắp xếp đang áp dụng trên cột thì làm thế nào?

Lưu ý: Tính năng này dùng để thay đổi thứ tự các dòng dữ liệu theo giá trị của cột, ví dụ: sắp xếp Số lượng từ nhỏ đến lớn, ngày chứng từ từ mới đến cũ. Tính năng không thay đổi vị trí của cột trên giao diện.

Trên giao diện chứng từ, danh sách chứng từ hoặc báo cáo, nhấn vào tiêu đề cột (tên cột) muốn sắp xếp. Chương trình hiển thị các tùy chọn:

• Nhấn chuột vào dòng ⤒ Tăng dần: Sắp xếp dữ liệu từ nhỏ đến lớn đối với các chỉ tiêu bằng số; từ cũ đến mới đối với ngày tháng; hoặc từ A-Z đối với các chỉ tiêu bằng chữ.
• Nhấn chuột vào dòng ⤓ Giảm dần: Sắp xếp dữ liệu từ lớn đến nhỏ đối với các chỉ tiêu bằng số; từ mới đến cũ đối với ngày tháng; hoặc từ Z-A đối với các chỉ tiêu bằng chữ.
• Nhấn chuột vào dòng Không sắp xếp để bỏ sắp xếp.

Lưu ý:

• Tính năng này dùng để thay đổi thứ tự các dòng dữ liệu theo giá trị của cột, không làm thay đổi vị trí của cột trên giao diện.
• Đối với các dòng chi tiết hàng hóa, dịch vụ đã nhập trên chứng từ, việc sắp xếp chỉ thay đổi thứ tự hiển thị trên màn hình để thuận tiện theo dõi, kiểm tra; không làm thay đổi thứ tự gốc của các dòng dữ liệu trên chứng từ.

Biểu hiện: Khi nhập liệu trên chứng từ hoặc xem báo cáo, dữ liệu hiển thị không theo thứ tự mong muốn. Ví dụ: các dòng vật tư/hàng hóa bị đảo vị trí, không đúng thứ tự nhập ban đầu hoặc cột Số chứng từ/Số hóa đơn hiển thị theo thứ tự như 1, 10, 11, 2…, PT10 đứng trước PT9.

Giải pháp: Anh/Chị vui lòng kiểm tra theo các nội dung sau:

1. Kiểm tra cột đang được sắp xếp

• Do trên giao diện nhập liệu chứng từ, thứ tự các dòng vật tư/hàng hóa phụ thuộc vào cột đang được sắp xếp (Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá…). Khi nhấn vào tiêu đề cột, chương trình sẽ thay đổi thứ tự hiển thị.
• Cách xử lý: Nếu các dòng bị “nhảy vị trí”, anh/chị kiểm tra biểu tượng tam giác trên tiêu đề cột và nhấn lần thứ 3 vào cột đang sắp xếp để bỏ sắp xếp, các dòng sẽ trở về thứ tự nhập ban đầu.

2. Kiểm tra cách đánh số chứng từ/số hóa đơn

• Do trên giao diện báo cáo, khi sắp xếp theo cột Số chứng từ hoặc Số hóa đơn, chương trình sẽ sắp xếp theo giá trị ký tự (text) thay vì giá trị số. Vì vậy, khi các chứng từ/hóa đơn có cùng ngày, nếu số chứng từ/số hóa đơn không được chuẩn hóa cùng độ dài (ví dụ: 9, 10 hoặc PT9, PT10), dữ liệu có thể hiển thị theo thứ tự 10 trước 9 hoặc PT10 trước PT9.

• Cách xử lý: Khi các chứng từ/hóa đơn có cùng ngày, anh/chị nên chuẩn hóa Số chứng từ/Số hóa đơn bằng cách bổ sung số 0 ở phía trước để các giá trị có cùng số lượng ký tự, ví dụ: 00000009 → 00000010, PT09 → PT10. Khi đó, báo cáo sẽ sắp xếp theo đúng thứ tự mong muốn.

Lưu ý: Phần mềm chưa hỗ trợ tính năng di chuyển trực tiếp các dòng hàng lên trên hoặc xuống dưới trên giao diện chứng từ. Nếu muốn thay đổi thứ tự dòng hàng, anh/chị cần xóa dòng hàng cũ và nhập lại tại vị trí mong muốn.