1. Trang chủ
  2. Khác
  3. Hướng dẫn
  4. Nghiệp vụ
  5. Mua hàng
  6. Lập chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn

Lập chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn

1. Tổng quan

Bài viết này giúp bạn thực hiện đúng và đầy đủ các thao tác lập chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn, đảm bảo ghi nhận chính xác nghiệp vụ mua hàng và các chi phí liên quan.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn chi tiết từng bước lập chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn theo từng loại nghiệp vụ, khai báo thông tin liên quan, các lưu ý về chiết khấu, chi phí phát sinh và các trường hợp lập nhanh chứng từ.

Phạm vi áp dụng: Kế toán doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ mua hàng nhiều hóa đơn trên phần mềm.


2. Các bước thao tác nghiệp vụ


2.1. Lập chứng từ mua hàng trong nước nhập kho

Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn mũi tên cạnh nút Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn.

Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho và tùy chọn kèm theo:

  • Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
  • Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toántheo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

Bước 3: Khai báo các thông tin chứng từ:

  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng hóa được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan.
  • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.
  • Thông tin chi phí: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có). 

Bước 4: Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất. Bạn có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).


2.2. Lập chứng từ mua hàng trong nước không qua kho

Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn mũi tên cạnh nút Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn.

Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước không qua kho và tùy chọn kèm theo:

  • Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
  • Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toántheo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

Bước 3: Khai báo các thông tin chứng từ:

  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng hóa được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan.
  • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.
  • Thông tin chi phí: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có). 

Bước 4: Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất. Bạn có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).


2.3. Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho

Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn mũi tên cạnh nút Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn.

Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu nhập kho và tùy chọn kèm theo:

  • Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
  • Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toántheo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

Bước 3: Khai báo các thông tin chứng từ:

  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan.
  • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.
  • Thông tin phí trước hải quan: thực hiện phân bổ phí trước hải quan vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có)
  • Thông tin phí hàng về kho: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có).

Bước 4: Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất. Bạn có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).


2.4. Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu không qua kho

Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn mũi tên cạnh nút Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn.

Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu không qua kho và tùy chọn kèm theo:

  • Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
  • Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toántheo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

Bước 3: Khai báo các thông tin chứng từ:

  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng hóa được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan.
  • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.
  • Thông tin phí trước hải quan: thực hiện phân bổ phí trước hải quan vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có)
  • Thông tin chi phí: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có). 

Bước 4: Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất. Bạn có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).


3. Lưu ý

  • Lưu ý có thể lập nhanh các chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn:

    • Ngoài ra, đối với các chứng từ mua hàng không qua kho (trong nước và nhập khẩu) còn có thể lập chứng từ mua hàng từ lệnh sản xuất.

  • Lưu ý khi mua hàng có phát sinh chiết khấu: Với chứng từ mua hàng có phát sinh chiết khấu tới từng mặt hàng, nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu trên tab Hàng tiền (tương ứng với từng mặt hàng). Trường hợp chỉ có tỷ lệ chiết khấu chung cho cả hoá đơn mua hàng, thực hiện phân bổ chiết khấu cho từng mặt hàng trên hoá đơn.
  • Lưu ý về mua hàng có phát sinh chi phí:
    • Với chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho, cần thực hiện phân bổ chi phí trước hải quan vào từng mặt hàng được mua về.
    • Với chứng từ mua hàng về nhập kho có phát sinh chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp…), nếu muốn phân bổ các chi phí này vào giá trị nhập kho của từng mặt hàng được mua về, thực hiện chức năng phân bổ chi phí

Cập nhật 22/10/2025


Bài viết này hữu ích chứ?

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với gần 200.000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua Facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay