Các vấn đề thường gặp liên quan đến giao diện và tiện ích phần mềm

Khi đăng nhập phần mềm, giao diện các bước bắt đầu sử dụng hiển thị nhưng không thấy nút X để đóng, không thể tắt giao diện hướng dẫn.

Giải pháp: Nguyên nhân có thể do trình duyệt web đang được phóng to khiến nút đóng bị che khuất. Vui lòng thu nhỏ màn hình bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + –, sau đó kiểm tra lại và thực hiện tắt giao diện.

Trong quá trình sử dụng phần mềm, hệ thống hiển thị hướng dẫn sử dụng, thông báo hoặc khung thông báo màu xanh khi nhập liệu gây vướng khi thao tác.

Giải pháp: Thực hiện đầy đủ các bước theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và không hiển thị lại hướng dẫn, khung thông báo màu xanh ở các lần thao tác tiếp theo.

Khi mở hoặc đang sử dụng phần mềm, hệ thống hiển thị thông báo:
“Phiên bản bạn đang sử dụng là phiên bản cũ. Vui lòng nạp lại trang”, không thể tiếp tục thao tác.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng thực hiện một trong các cách sau:

• Nhấn F5 hoặc Ctrl + F5 để tải lại trang và cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm.
• Trường hợp vẫn còn hiển thị thông báo, anh/chị đăng xuất khỏi phần mềm, sau đó đăng nhập lại.
• Nếu lỗi vẫn tiếp diễn, anh/chị thử xóa cache trình duyệt hoặc mở phần mềm bằng trình duyệt khác, rồi truy cập lại.

Giải pháp:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung\Tiền tệ

Bước 2: Tại mục Có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ nhấn vào biểu tượng cây bút để sửa và tích chọn Có

Bước 3: Nhấn Cất\Đóng để lưu thông tin

Đơn vị có nhiều chứng từ bán hàng (ví dụ 50 chứng từ) nhưng chỉ muốn đánh lại số chứng từ cho một số chứng từ nhất định (ví dụ 10 chứng từ), không áp dụng cho toàn bộ chứng từ còn lại.

Giải pháp: Hiện tại, AMIS Kế toán chỉ hỗ trợ đánh lại số chứng từ cho toàn bộ chứng từ trong một khoảng thời gian hoặc theo tháng/năm, chứ không hỗ trợ chọn riêng lẻ từng chứng từ để đánh lại số. Do đó, không thể chọn riêng một số chứng từ (ví dụ 10/50 chứng từ) để đánh lại số.

Người dùng muốn biết khi nhập hóa đơn mua hàng đầu vào, phần mềm AMIS Kế toán có hỗ trợ cảnh báo trùng số hóa đơn để tránh nhập trùng hay không.

Bước 1: Trên AMIS Kế toán, vào biểu tượng bánh răng (⚙️) → Các tiện ích và thiết lập → Tùy chọn → Tùy chọn chung.

Bước 2: Tại màn hình Tùy chọn chung, kéo xuống cuối trang đến mục Khác.

Bước 3: Tại dòng Cảnh báo khi nhập trùng hóa đơn đầu vào, chọn Cảnh báo và có cho cất hoặc Cảnh báo và không cho cất tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị.

Bước 4: Nhấn Cất để lưu thiết lập.

Anh/chị đã nhập và cất chứng từ, sau đó muốn lập chứng từ mới ngay từ giao diện chứng từ vừa cất để tiết kiệm thời gian thao tác.

Giải pháp: Để thêm nhanh chứng từ mới từ giao diện chứng từ đã cất, anh/chị thực hiện theo một trong các cách sau:

• Cách 1: Trên màn hình chứng từ đã cất, chọn Tiện ích → Thêm.

• Cách 2: Trên màn hình chứng từ đã cất, nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.

Phần mềm sẽ tự động mở giao diện lập chứng từ mới để anh/chị tiếp tục nhập liệu.

Người dùng muốn điều chỉnh phóng to hoặc thu nhỏ giao diện AMIS Kế toán để hiển thị phù hợp với màn hình, dễ thao tác và quan sát.

Để phóng to/thu nhỏ giao diện AMIS Kế toán, Anh/Chị thực hiện theo một trong các cách sau:

• Phóng to giao diện: Giữ phím Ctrl và lăn con lăn chuột lên trên, hoặc nhấn Ctrl + trên bàn phím.
• Thu nhỏ giao diện: Giữ phím Ctrl và lăn con lăn chuột xuống dưới, hoặc nhấn Ctrl – trên bàn phím.

• Để thêm dòng nhập liệu trên chứng từ, nhấn Thêm dòng hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + insert
• Để tăng số dòng hiển thị trên chứng từ, chọn mục Số bản ghi trên 1 trang 

Để tắt bảng đánh giá mức độ hài lòng trên giao diện phần mềm, Anh chị thực hiện như sau:

• Cách 1: Chọn thang điểm đánh giá mức độ hài lòng về sản phẩm -> tích chọn ô Tôi đồng ý với các điều khoản của Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân -> ấn Gửi phản hồi để không hiển thị bảng đánh giá lại lần sau
• Cách 2: Nhấn dấu X ở góc trên cùng bên phải giao diện đánh giá để tắt.

Lưu ý: Trường hợp không thấy (bị ẩn) dấu X hoặc ô Gửi phản hồi để tắt giao diện đánh giá, Anh chị thực hiện thu nhỏ trình duyệt để hiển thị đầy đủ giao diện bằng cách: Bấm tổ hợp phím Ctrl – hoặc giữ phím Ctrl và lăn con lăn chuột xuống.

Trả lời: Trên giao diện, để thêm dòng, Anh/Chị nhấn mũi tên xám trong vòng tròn tại cột Mã hàng, chọn Thêm dòng ngay bên dưới (hoặc Thêm ghi chú ngay bên dưới) hoặc  dùng tổ hợp phím Ctrl + Insert.

Khi thực hiện thay đổi hình thức sổ kế toán, phần mềm hiển thị cảnh báo:

“Đã có phát sinh chứng từ ghi sổ trên phần mềm. Nếu muốn đổi sang hình thức sổ khác thì phải xóa tất cả các chứng từ ghi sổ. Bạn có muốn xem danh sách chứng từ ghi sổ không?”

Nguyên nhân: Do đơn vị đã phát sinh chứng từ ghi sổ, nên hệ thống không cho phép thay đổi hình thức sổ kế toán.

Giải pháp: Anh/Chị thực hiện theo một trong các cách sau:

• Trường hợp không cần thay đổi hình thức sổ: Giữ nguyên hình thức sổ hiện tại và tiếp tục hạch toán bình thường.
• Trường hợp cần thay đổi hình thức sổ kế toám: Thực hiện xóa toàn bộ chứng từ ghi sổ đã phát sinh trên phần mềm, sau đó tiến hành thay đổi hình thức sổ.

Lưu ý: Trước khi xóa dữ liệu, chọn Xem danh sách chứng từ ghi sổ để kiểm tra, đối chiếu và sao lưu dữ liệu nếu cần.

Giải pháp: Anh/chị không xem trước được báo cáo/chứng từ vì trình duyệt đang bật chế độ tự động tải xuống file PDF, nên hệ thống không hiển thị xem trước được trên web.

Để khắc phục, anh/chị kiểm tra và tắt chế độ “Luôn tải xuống PDF” trên trình duyệt như sau:

– Trình duyệt Chorme:

• Bước 1: Nhấn vào dấu ba chấm (⋮) góc phải trên cùng.
• Bước 2: Chọn Settings (Cài đặt).
• Bước 3: Trong thanh tìm kiếm trên cùng, gõ PDF để tìm nhanh.
• Bước 4: Chọn Site Settings → Additional content settings → PDF documents.
• Bước 5: Tắt “Download PDF files instead of opening automatically in Chrome” (“Tải tệp PDF về thay vì mở tự động trong Chrome”)
• Bước 6: Đóng cài đặt và mở lại báo cáo để kiểm tra.

– Trình duyệt Microsoft Edge:

• Bước 1: Nhấn dấu ba chấm (⋯) góc phải.
• Bước 2: Chọn Settings (Cài đặt).
• Bước 3: Chọn Cookies and site permissions.
• Bước 4: Kéo xuống chọn PDF documents.
• Bước 5: Tắt “Always download PDF files” (Tiếng Việt: “Luôn tải xuống tệp PDF”)
• Bước 6: Đóng cài đặt và mở lại báo cáo để kiểm tra.

Biểu hiện: Khi vào phần mềm AMIS kế toán, cột danh sách các phân hệ của phần mềm bên trái màn hình bị ẩn (không hiển thị đầy đủ thông tin)

Giải pháp: Để hiển thị lại đầy đủ thông tin cột danh sách các phân hệ, Anh chị nhấn vào biểu tượng mũi tên “›” mở rộng ở góc dưới cùng bên trái màn hình

Lưu ý: Trường hợp không thấy (bị ẩn) biểu tượng mũi tên mở rộng cột danh sách phân hệ, Anh chị thực hiện thu nhỏ trình duyệt để hiển thị đầy đủ giao diện bằng cách: Bấm tổ hợp phím Ctrl – hoặc giữ phím Ctrl và lăn con lăn chuột xuống.

Để nhân bản chứng từ, Anh chị thực hiện như sau:

Cách 1: Nhân bản từ danh sách chứng từ

• Bước 1: Chọn chứng từ có nội dung tương tự với chứng từ cần lập trên danh sách chứng từ.
• Bước 2: Tại cột chức năng, nhấn mũi tên ▼, chọn Nhân bản.
• Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin trên chứng từ mới và nhấn Cất.

Cách 2: Nhân bản từ giao diện chứng từ

• Bước 1: Mở chứng từ có nội dung tương tự với chứng từ cần lập.
• Bước 2: Vào Tiện ích\Nhân bản.
• Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin trên chứng từ mới và nhấn Cất.

Lưu ý: Một số loại chứng từ sẽ không có chức năng nhân bản như tính khấu hao TSCĐ, ghi giảm, đánh giá lại TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC, chi phí trả trước …

Biểu hiện: Nhấn cất chứng từ phần mềm báo lỗi <Định khoản không hợp lệ>

Nguyên nhân: Do trên chứng từ đang thiếu thông tin trên cột tài khoản hạch toán

Giải pháp:

• Nhấn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện ở góc trên cùng bên phải chứng từ \ Sửa mẫu hiện tại \ tích hiển thị các cột tài khoản hạch toán như: TK kho, TK tiền, TK công nợ, TK doanh thu, TK giá vốn, TK nợ, TK có…(tên cột sẽ tùy theo từng loại chứng từ) \ nhấn Cất
• Kiểm tra các cột tài khoản hạch toán trên chứng từ, cột nào đang thiếu thông tin tài khoản thì Anh chị bổ sung đầy đủ => nhấn Cất chứng từ

Vấn đề: Khi thực hiện ghi sổ chứng từ, hệ thống hiển thị cảnh báo “Dữ liệu đã bị thay đổi” hoặc “Chứng từ đang được ghi sổ bởi người dùng khác”

Nguyên nhân: Tình huống này thường xảy ra khi chứng từ đã được chỉnh sửa, cập nhật từ một tài khoản khác hoặc trên một máy tính khác nhưng phiên làm việc hiện tại chưa được đồng bộ dữ liệu mới nhất. Điều này khiến hệ thống yêu cầu tải lại dữ liệu trước khi tiếp tục thao tác.

Giải pháp: Khi gặp cảnh báo trên, Anh/Chị thực hiện một trong hai cách sau:

• Cách 1: Đăng xuất khỏi phần mềm, sau đó đăng nhập lại và thực hiện nhập và ghi sổ lại chứng từ.

• Cách 2: Nhấn F5 hoặc chọn biểu tượng mũi tên xoay tròn Tải lại trang (Refresh) trên trình duyệt để cập nhật lại dữ liệu, sau đó thực hiện lại thao tác ghi sổ chứng từ.

Vấn đề: Trên giao diện danh sách, chứng từ hoặc báo cáo, thông tin hiển thị bị quá ngắn hoặc quá dài do số dòng hiển thị chưa phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Đơn vị cần điều chỉnh số dòng hiển thị (1 dòng hoặc 2 dòng) để thuận tiện theo dõi và thao tác.

Giải pháp: Thực hiện điều chỉnh trong phần thiết lập hiển thị như sau:

• Vào Các tiện ích và thiết lập \ Chọn Thiết lập màu sắc và hiển thị \ Vào tab Thiết lập hiển thị
• Tại mục “Thông tin trên danh sách, chứng từ, báo cáo sẽ hiển thị tối đa bao nhiêu dòng?”
  → Tích chọn 1 dòng hoặc 2 dòng tùy theo nhu cầu đơn vị.
• Nhấn Cất

Sau khi thiết lập, chương trình sẽ tự động cập nhật độ rộng hiển thị theo lựa chọn.

Vấn đề: Khi cần kiểm tra một chứng từ đã hạch toán vào các tài khoản nào (TK Nợ, TK Có, TK tiền, TK doanh thu, TK giá vốn, TK công nợ…), nhiều Anh/Chị chưa biết cách xem nhanh thông tin này mà không cần đối chiếu qua nhiều báo cáo.

Giải pháp: Anh/Chị có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Xem trực tiếp trên chứng từ

• Mở chứng từ cần kiểm tra.

• Kiểm tra các cột tài khoản hiển thị trên chứng từ như: TK Nợ, TK Có, TK tiền, TK doanh thu, TK giá vốn, TK công nợ… (một số chứng từ sẽ có nhiều tab như tab Hàng tiền, tab giá vốn…thì cần ấn vào từng tab để xem)
  → Đây là cách nhanh nhất để xem chứng từ đang hạch toán vào những tài khoản nào.

Cách 2: Xem qua mẫu in Chứng từ kế toán

• Mở chứng từ cần kiểm tra.

• Nhấn vào biểu tượng mũi tên cạnh nút In.

• Chọn Mẫu chứng từ kế toán.
  → Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ bút toán hạch toán của chứng từ.