Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến danh mục trên phần mềm AMIS kế toán

Vấn đề: Người dùng cần thay đổi thông tin tài khoản đăng nhập của nhân viên (email hoặc số điện thoại) trong danh mục nhân viên nhưng chưa biết thực hiện thế nào.

Giải pháp:

Bước 1:  Vào ứng dụng Amis Hệ thống

• Truy cập web https://amisapp.misa.vn/login và đăng nhập bằng tài khoản có quyền Quản trị hệ thống

• Vào ứng dụng AMIS Hệ thống

Bước 2: Chọn phân hệ Quản lý danh mục\Đối tượng\Nhân viên

Bước 3: Cập nhật thông tin nhân viên

• Tại danh sách nhân viên, di chuột đến dòng nhân viên cần thay đổi. Nhấn biểu tượng ba chấm (…) ở cuối dòng, chọn Sửa 

• Trên giao diện Sửa đối tượng:
  • Sửa lại thông tin ở mục Thông tin tài khoản. Lưu ý: Chỉ cần nhập 1 trong 2 thông tin SĐT tài khoản hoặc Email tài khoản. Nếu nhập cả 2 thì hệ thống sẽ lấy SĐT tài khoản
  • Tích chọn Gửi mail/SMS kích hoạt (Người dùng cần kích hoạt mail/sms để truy cập phần mềm)
  • Nhấn Lưu

Bước 4: Đăng xuất và đăng nhập lại để hệ thống cập nhật các thay đổi vừa thực hiện.

Lưu ý: Khi thay đổi Email tài khoản, hệ thống sẽ gửi email kích hoạt đến email mới. Nhân viên cần mở email đó, nhấn Kích hoạt tài khoản và đăng nhập lại để hoàn tất việc cập nhật.

Vấn đề: Người dùng muốn gộp nhiều tài khoản ngân hàng thành một, tuy nhiên phần mềm hiện chưa hỗ trợ tính năng gộp trực tiếp.

Giải pháp:

• Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ gộp tài khoản ngân hàng.
• Anh/Chị cần xử lý thủ công như sau:
  • Mở các chứng từ hạch toán liên quan đến tài khoản ngân hàng cần gộp → sửa lại sang tài khoản ngân hàng đúng.
  • Sau khi đã điều chỉnh hết chứng từ, thực hiện: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Tài khoản ngân hàng.
  • Tại tài khoản ngân hàng cần loại bỏ, nhấn mũi tên cạnh “Sửa” → chọn Xóa hoặc Ngừng sử dụng (tùy nhu cầu).

Vấn đề: Đơn vị muốn đánh lại số thứ tự danh mục (Vật tư hàng hóa/Khách hàng/Nhà cung cấp) theo quy tắc như: HH0001, NVL0001, TP0001… và khi tạo mới thì mã tự động nhảy số tiếp theo. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm thì mã không nhảy theo quy tắc mong muốn hoặc không nhảy số khi tạo mới.

Giải pháp: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ đánh lại số thứ tự danh mục tự động. Khi thêm mới danh mục, hệ thống sẽ tự động sinh mã theo nguyên tắc liền kề với mã gần nhất đã tồn tại.

Vì vậy, để mã tự động nhảy theo quy tắc mong muốn (ví dụ: HH0001, NVL0001, TP0001…), anh/chị thực hiện như sau:

• Trường hợp muốn đặt lại quy tắc mã: Anh/chị nhập tay một mã theo quy tắc mong muốn (ví dụ: HH0001 hoặc HH0010), các mã tạo sau đó phần mềm sẽ tự động nhảy số tiếp theo (HH0002, HH0003… hoặc HH0011, HH0012…).
• Trường hợp mã không tự động nhảy số: Nguyên nhân thường do các mã đã tạo trước đó không theo quy tắc số liên tiếp, anh/chị chỉ cần nhập lại một mã đúng quy tắc, các mã tạo sau sẽ tự động nhảy số tiếp theo.
• Trường hợp cần đổi mã cho nhiều danh mục: Anh/chị sử dụng chức năng Cập nhật mã để đổi mã hàng loạt theo quy tắc mong muốn (áp dụng cho Vật tư hàng hóa, Khách hàng, Nhà cung cấp).
  • Cập nhật mã Khách hàng. Xem hướng dẫn Tại đây
  • Cập nhật mã Nhà cung cấp. Xem hướng dẫn Tại đây
  • Cập nhật mã Vật tư hàng hóa. Xem hướng dẫn Tại đây

Lưu ý:

• Phần mềm không hỗ trợ tự động tách quy tắc sinh mã theo từng kho hoặc theo từng loại danh mục, hệ thống chỉ sinh mã theo mã gần nhất đã tồn tại trong danh mục.
• Đối với danh mục Nhân viên, phần mềm hiện tại chưa hỗ trợ tính năng cập nhật mã từ excel, để thay đổi lại mã, anh/chị thực hiện sửa trực tiếp trên danh mục theo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Khi khai báo danh mục nhân viên nhấn cất thì phần mềm báo lỗi “Thông tin tài khoản đăng nhập này đã tồn tại”

Nguyên nhân: do thông tin Email tài khoản hoặc SĐT tài khoản bị trùng với nhân viên khác trong danh mục

Giải pháp:

Bước 1: Trên Danh mục nhân viên → nhấn biểu tượng bánh răng (Tùy chỉnh giao diện) cạnh ô Tiện ích

Bước 2: Chọn Hiển thị thêm → tích Email tài khoản và SĐT tài khoản → nhấn Cất

Bước 3: Lọc/tìm theo email hoặc SĐT đang báo lỗi tại 2 cột Email tài khoản và SĐT tài khoản để kiểm tra có bị trùng với nhân viên nào không

Bước 4: Sửa lại email/SĐT tài khoản bị trùng cho phù hợp

Lưu ý: Nếu đơn vị có nhiều chi nhánh và thiết lập dùng riêng danh mục nhân viên, cần kiểm tra thêm trên từng chi nhánh để đảm bảo không bị trùng thông tin.

Vấn đề: Khi tạo dữ liệu kế toán mới, hệ thống tự động đồng bộ cơ cấu tổ chức từ AMIS Hệ thống sang. Người dùng có nhu cầu không lấy hoặc loại bỏ cơ cấu tổ chức này khỏi dữ liệu kế toán.

Giải pháp:

• Hiện tại không có cách nào tạo dữ liệu mà không lấy cơ cấu tổ chức, vì hệ thống luôn tự động đồng bộ từ AMIS Hệ thống.
• Nếu cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức, thực hiện như sau:

Cách 1: Điều chỉnh tại ứng dụng AMIS hệ thống

• Đăng nhập bằng tài khoản quản trị hệ thống.
• Vào AMIS Hệ thống \ Quản lý danh mục \ Cơ cấu tổ chức để sửa lại.

• Trường hợp muốn sửa/xóa đơn vị tạo sai/thừa:
  • Đảm bảo đơn vị đó không phát sinh dữ liệu liên quan.
  • Di chuột đến cuối dòng đơn vị → chọn dấu 3 chấm → chọn Sửa / Xóa.

Cách 2: Điều chỉnh ở AMIS kế toán

• Trên dữ liệu kế toán, vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Cơ cấu tổ chức 
• Tại dòng mã đơn vị cần điều chỉnh, nhấn mũi tên tại cột chức năng, chọn Sửa / Xóa 
• Lưu ý: Chỉ xóa được khi đơn vị chưa được sử dụng trên bất kỳ chứng từ hoặc dữ liệu nào.