Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Công cụ dụng cụ, Chi phí trả trước

Để chứng từ nguồn gốc hình thành chọn được cho nhiều mã công cụ dụng cụ hoặc chi phí trả trước, anh/chị thực hiện hạch toán chứng từ tách thành nhiều dòng chi tiết khác nhau.

=> Khi chọn nguồn gốc hình thành phần mềm tự động tách chứng từ theo các dòng chi tiết, anh/chị tích chọn vào dòng hạch toán CCDC / Chi phí trả trước tương ứng rồi nhấn Đồng ý

Trường hợp đơn vị đã phân bổ chi phí công cụ dụng cụ/chi phí trả trước sau đó ghi tăng thêm mã mới, để phân bổ chi phí lại bao gồm cả mã mới ghi tăng, Anh/chị cần xóa chứng từ phân bổ cũ đi sau đó thực hiện phân bổ lại.

Để xóa chứng từ phân bổ công cụ dụng cụ/chi phí trả trước để phân bổ lại, thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Công cụ dụng cụ / tab Quản lý công cụ dụng cụ hoặc tab Chi phí trả trước / tab Phân bổ chi phí

Bước 2: Trên giao diện danh sách chứng từ phân bổ, tích chọn tất cả chứng từ phân bổ cũ cần phân bổ lại, chọn Thực hiện hàng loạt / Bỏ ghi / Xóa

Bước 3: Sau khi xóa các chứng từ cũ, nhấn Thêm rồi thực hiện phân bổ lại lần lượt từng tháng

Trường hợp bỏ ghi/ghi sổ chứng từ liên quan CCDC hoặc chi phí trả trước báo lỗi, Anh chị tham khảo hướng dẫn tại đây

Nguyên nhân: do ở phần khai báo Đơn vị sử dụng đang nhập sai số lượng.

Cách xử lý: Để ghi tăng CCDC hàng loạt anh/chị làm theo hướng dẫn chi tiết tại đây

Lưu ý: Số lượng khai báo ở phần Đơn vị sử dụng là số lượng của một mã công cụ dụng cụ không phải là số lượng của tất cả các công cụ ghi tăng

Để phân bổ CCCD, chi phí trả trước trường hợp phân bổ không tròn tháng ở tháng đầu tiên, anh/chị làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Thiết lập phân bổ CCDC, chi phí trả trước tháng đầu tiên là phân bổ từ ngày ghi tăng

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung.
• Tại mục Khác, lựa chọn Cách phân bổ CCDC, chi phí trả trước tháng đầu tiên là Phân bổ từ ngày ghi tăng
• Nhấn Cất

Bước 2: Thực hiện phân bổ chi phí hàng tháng

• Đối với CCDC: tham khảo hướng dẫn tại đây
• Đối với Chi phí trả trước: tham khảo hướng dẫn tại đây

Để xóa chứng từ ghi tăng CCDC, chi phí trả trước thực hiện như sau:

Cách 1: Mở chứng từ ghi tăng lên để xóa

1. Vào phân hệ Công cụ dụng cụ / Chọn tab Quản lý công cụ dụng cụ / Ghi tăng (hoặc tab Chi phí trả trước / Danh sách chi phí trả trước)
2. Nhấn đúp chuột vào chứng từ ghi tăng muốn xóa -> Phần mềm mở giao diện chi tiết chứng từ.
3. Nhấn Xóa.

Cách 2: Xóa tại danh sách chứng từ

1. Vào phân hệ Công cụ dụng cụ / Chọn tab Quản lý công cụ dụng cụ / Ghi tăng (hoặc tab Chi phí trả trước / Danh sách chi phí trả trước)
2. Tại dòng chứng từ cần xóa, tại cột Chức năng, nhấn mũi tên (▼) chọn Xóa.

Lưu ý:

• Trường hợp xóa chứng từ ghi tăng CCDC / Chi phí trả trước báo lỗi đã có phát sinh phân bổ / chứng từ liên quan thì Anh chị thực hiện xóa các chứng từ phát sinh liên quan đến mã cần xóa trước, sau đó mới xóa chứng từ ghi tăng
• Nếu xóa chứng từ ghi tăng CCDC / Chi phí trả trước báo Đã khóa sổ kỳ kế toán thì Anh chị thực hiện bỏ khóa sổ trước.

Nguyên nhân: Do mã CCDC đang thiết lập phân bổ cho nhiều đối tượng

=> Trên Bảng tính phân bổ CCDC mã CCDC đó sẽ tách thành nhiều dòng tương ứng cho từng đối tượng phân bổ, và các dòng để trống một số thông tin về CCDC, chỉ có số liệu ở nhóm cột Phân bổ trong kỳ

Để xóa hàng loạt công cụ dụng cụ, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Công cụ dụng cụ \ tab Quản lý công cụ dụng cụ

Bước 2: Tích chọn vào các công cụ dụng cụ cần xóa \ nhấn ∇ tại mục Thực hiện hàng loạt \ chọn Xóa

Lưu ý: 

• Khi xóa CCDC phần mềm báo “CCDC đã có phát sinh” thì Anh chị nhấn vào Chi tiết ở cột Xem phát sinh và xóa các chứng từ phát sinh liên quan trước, sau đó mới quay lại xóa CCDC

• Đối với công cụ dụng cụ đầu kỳ, Anh chị cũng có thể xóa hàng loạt bằng cách vào Số dư ban đầu \ CCDC đang sử dụng đầu kỳ \ tích chọn các CCDC đầu kỳ cần xóa \ Thực hiện hàng loạt \ Xóa

Để sửa lại số tiền phân bổ CCDC (hoặc chi phí trả trước) theo nhu cầu, Anh chị có thể tự nhập lại số tiền vào cột Số tiền PB CCDC đang dùng trên chứng từ phân bổ CCDC (hoặc cột Số tiền phân bổ trong kỳ trên chứng từ phân bổ chi phí trả trước). 

Vấn đề: Đơn vị đã khai báo đúng số dư đầu kỳ tài khoản 242 và đồng thời khai báo mã CCDC/chi phí trả trước đầu kỳ. Tuy nhiên, khi vào danh sách CCDC hoặc Chi phí trả trước lại không thấy hiển thị mã đã khai báo.

Nguyên nhân: do khoảng thời gian lọc trên danh sách chưa bao gồm ngày ghi tăng (ghi nhận) của CCDC/chi phí trả trước đầu kỳ. Thông thường, các khoản đầu kỳ sẽ có ngày ghi nhận trước ngày bắt đầu dữ liệu năm hiện tại, nên nếu lọc từ ngày bắt đầu dữ liệu thì hệ thống sẽ không hiển thị.

Giải pháp:

Trên danh sách CCDC hoặc Chi phí trả trước, thực hiện như sau:

• Nhấn Lọc.

• Chọn Kỳ báo cáo với tham số Từ ngày trước ngày bắt đầu dữ liệu.

Ví dụ:
Nếu dữ liệu có ngày bắt đầu từ 01/01/2025, và CCDC/chi phí trả trước đầu kỳ được khai báo ghi tăng trước ngày 01/01/2025, thì khi lọc danh sách cần chọn Từ ngày trước 01/01/2025 để hiển thị đầy đủ.

Nếu đơn vị sửa chứng từ nguồn gốc hình thành CCDC (hoặc chi phí trả trước) mà không ảnh hưởng đến giá trị CCDC (hoặc chi phí trả trước), tài khoản chi phí (TK 242) thì không cần xóa các chứng từ ghi tăng, phân bổ chi phí …liên quan CCDC (hoặc chi phí trả trước) đã làm

• Khi ghi giảm CCDC, trên chứng từ ghi giảm không có bút toán hạch toán

=> chưa lên báo cáo đối chiếu sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và sổ cái hoặc bảng cân đối tài khoản

• Sau khi ghi giảm CCDC, Anh chị lập chứng từ phân bổ chi phí CCDC của tháng phát sinh ghi giảm

=> khi đó trên chứng từ phân bổ chi phí mới có hạch toán Nợ TK chi phí / Có TK 242 – giá trị còn lại của CCDC ghi giảm

=> Báo cáo đối chiếu sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và sổ cái hoặc Bảng cân đối tài khoản khi đó mới lên giá trị chứng từ phân bổ

Vấn đề: Trong quá trình quản lý công cụ dụng cụ (CCDC), đơn vị có thể thực hiện hạch toán giảm TK 242 bằng chứng từ nghiệp vụ khác và đồng thời tích chọn “Ngừng phân bổ” đối với CCDC. Tuy nhiên, sau đó khi xem bảng tính phân bổ hoặc các báo cáo liên quan đến CCDC trên phần mềm AMIS Kế toán, giá trị CCDC vẫn chưa được ghi giảm.

Nguyên nhân:

• Việc tự hạch toán giảm TK 242 bằng chứng từ nghiệp vụ khác chỉ ảnh hưởng đến số liệu trên Bảng cân đối tài khoản, không làm thay đổi dữ liệu quản lý CCDC.

• Tích chọn “Ngừng phân bổ” chỉ có tác dụng ngừng hiển thị CCDC khi lập chứng từ phân bổ, không phải là thao tác ghi giảm giá trị CCDC trên hệ thống.

Giải pháp:

Nếu đơn vị muốn giảm đúng giá trị còn lại của CCDC trên các báo cáo CCDC, cần thực hiện đúng quy trình ghi giảm trong phân hệ CCDC như sau:

Bước 1: Xóa bút toán tự hạch toán giảm TK 242 đã lập trước đó tại chứng từ nghiệp vụ khác.

Bước 2: Vào Phân hệ CCDC \ Tab Quản lý công cụ dụng cụ \ Tại dòng chứng từ ghi tăng của CCDC cần giảm, nhấn mũi tên ở cột chức năng và chọn Sửa.

Bước 3: Bỏ tích chọn ô Ngừng phân bổ, sau đó nhấn Ghi tăng để cập nhật lại trạng thái.

Bước 4: Vào tab Ghi giảm \ chọn Thêm ghi giảm CCDC \ chọn mã CCDC để thực hiện ghi giảm

Bước 5: Vào tab Phân bổ chi phí, thực hiện phân bổ chi phí của tháng ghi giảm để hệ thống tự động hạch toán giảm TK 242 đúng quy trình.

=> Việc thực hiện theo đúng quy trình trong phân hệ CCDC sẽ đảm bảo giá trị còn lại được cập nhật chính xác trên cả sổ cái và các báo cáo quản lý CCDC.

Vấn đề: Trong quá trình theo dõi chi phí trả trước, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu phân bổ hết giá trị còn lại trước thời hạn đã thiết lập ban đầu (ví dụ: ngừng sử dụng, thanh lý, điều chỉnh chi phí…). Khi đó, nếu vẫn để phần mềm tự động phân bổ theo số kỳ còn lại thì sẽ không xử lý hết số dư cần phân bổ ngay trong kỳ hiện tại.

Giải pháp:

• Khi lập chứng từ phân bổ chi phí trả trước, nhập toàn bộ số tiền chi phí trả trước còn lại vào cột Số tiền phân bổ trong kỳ, sau đó nhấn Cất.

• Tiếp theo, kiểm tra lại danh sách chi phí trả trước, nếu cột Số còn lại bằng 0 là đã thực hiện đúng.

Vấn đề: Khi khai báo chi phí trả trước (CPTT) đầu kỳ, đơn vị nhập Số kỳ phân bổ = 1, trong khi phần mềm yêu cầu số kỳ phân bổ phải lớn hơn 1.

Nguyên nhân: do chi phí trả trước hạch toán qua TK 242 là khoản chi phí được phân bổ trong nhiều kỳ (nhiều tháng). Vì vậy, chỉ tiêu Số kỳ phân bổ phải là tổng số tháng phân bổ theo kế hoạch ban đầu, được tính từ ngày ghi nhận chi phí đến hết thời gian phân bổ dự kiến — và bắt buộc phải lớn hơn 1.

Giải pháp: Khi khai báo chi phí trả trước đầu kỳ, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Tại ô Số kỳ phân bổ: Nhập tổng số tháng phân bổ theo kế hoạch ban đầu (lớn hơn 1).

• Nếu chi phí trả trước tại thời điểm đầu kỳ chỉ còn phân bổ 1 tháng: Nhập Số kỳ phân bổ còn lại = 1.

Việc khai báo đúng tổng số kỳ phân bổ và số kỳ còn lại sẽ giúp phần mềm tính giá trị phân bổ chính xác cho kỳ cuối cùng.