Làm thế nào để Thêm mới, In, Sửa, Xóa, Lọc, Hoãn, Huỷ trên giao diện chứng từ phần mềm Amis kế toán?

Khi phát sinh 1 nghiệp vụ, để lập chứng từ hạch toán cho nghiệp vụ đó, thực hiện thao tác Thêm mới trên phần mềm như sau:

Bước 1: Xác định loại chứng từ cần hạch toán

Ví dụ:

• Nếu khách hàng trả tiền mặt → vào phân hệ Tiền mặt → thêm Phiếu thu.
• Nếu ghi nhận doanh thu bán hàng → vào phân hệ Bán hàng → thêm Chứng từ bán hàng.
• Nếu mua máy tính cho nhân viên → vào phân hệ Mua hàng → thêm Chứng từ mua hàng.

Bước 2: Chọn phân hệ cần làm việc và tab nghiệp vụ tương ứng

Bước 3: Nhấn thêm chứng từ ( Thu tiền, Chi tiền,…), chương trình mở ra chứng từ để nhập liệu

Bước 4: Điền thông tin chứng từ:

• Thông tin chung: Mã đối tượng, Tên đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế,…
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu thu,…
• Thông tin chi tiết hạch toán: Mã hàng, Tên hàng, Diễn giải, Số lượng, Đơn giá,…

Bước 5: Nhấn Cất để lưu lại.

Bước 6: Nhấn mũi tên cạnh In (▼) để xem và in các mẫu phiếu tương ứng với nghiệp vụ.

Biểu hiện thường gặp:

• Đã ghi sổ chứng từ nhưng cần bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin hàng hóa.
• Nhập sai tài khoản, số lượng, đơn giá hoặc thông tin trên chứng từ và muốn chỉnh sửa.
• Muốn sửa chứng từ đã lập nhưng chưa biết thực hiện ở đâu.

Để thay đổi thông tin chứng từ đã lập, thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ tương ứng (VD: Mua hàng, Bán hàng, Tiền mặt, Tiền gửi, Kho, Tổng hợp…). Chọn tab danh sách có chứng từ cần sửa.

Bước 2: Nhấn đúp chuột vào chứng từ cần thay đổi để mở giao diện chi tiết.

Bước 3: Nhấn Bỏ ghi rồi chọn Sửa và cập nhật các thông tin cần thay đổi:

• Thông tin chung: Mã đối tượng, Tên đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế,…
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu thu,…
• Thông tin chi tiết hạch toán: Mã hàng, Tên hàng, Diễn giải, Số lượng, Đơn giá,…

Bước 4: Nhấn Cất để lưu thay đổi.

Lưu ý: Đối với chứng từ bán hàng, tại tab Hóa đơn hoặc Hóa đơn bán hàng, nếu sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử MISA meInvoice, thì các thông tin liên quan đến hóa đơn: Số hóa đơn, Ký hiệu, Ngày hóa đơn sẽ ẩn và không thể chỉnh sửa.

Để in chứng từ trên phần mềm, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ tương ứng (VD: Mua hàng, Bán hàng, Tiền mặt, Tiền gửi, Kho, Tổng hợp…). Chọn tab danh sách có chứng từ cần in

Bước 2: Nhấn đúp chuột mở chứng từ cần in

Bước 3: Trên màn hình chứng từ, nhấn mũi tên cạnh In (▼) phần mềm hiển thị danh sách mẫu in

Bước 4: Chọn mẫu in theo nhu cầu (Ví dụ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,…)

Bước 5: Nhấn In để in ngay hoặc nhấn Xuất file→ PDF/Excel nếu cần.

Lưu ý:

• Trường hợp in hàng loạt (theo lô) nhiều chứng từ. Xem hướng dẫn Tại đây.
• Nếu không thấy tên mẫu cần in trên danh sách mẫu in, Anh chị nhấn mũi tên cạnh In (▼) \ Tùy chọn in \ tích chọn ô Hiển thị tại dòng tên mẫu in đang cần sử dụng \ nhấn Cất. Sau đó thực hiện in và chọn lại mẫu

• Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ tính năng đánh dấu hoặc theo dõi trạng thái đã in/chưa in phiếu đối với chứng từ.

Bước 1: Vào phân hệ tương ứng (VD: Mua hàng, Bán hàng, Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp…). Chọn tab danh sách có chứng từ cần sửa.

Bước 2: Tại dòng chứng từ cần xoá. Tại cột Chức năng, nhấn mũi tên (▼) chọn Bỏ ghi

Bước 3: Tại cột Chức năng, nhấn mũi tên (▼) chọn Xóa

Ngoài ra, anh/chị có thể nhấn đúp chuột vào chứng từ muốn chỉnh sửa chọn Bỏ ghi rồi vào Tiện ích\Xóa

Lưu ý:

• Nếu cần Tìm kiếm hoặc Phục hồi lại chứng từ đã xóa => anh/chị xem hướng dẫn tại đây
• Một số trường hợp không Bỏ ghi được:

• • Chứng từ Khấu hao TSCĐ: xem tại đây
  • Chứng từ Phân bổ CCDC, Chi phí trả trước: xem tại đây
  • Nếu đã khóa sổ kỳ kế toán thì các chứng từ thuộc phạm vi thời gian khóa sổ sẽ không thể Bỏ ghi => anh/chị cần kiểm tra lại, nếu cần thiết phải xóa chứng thì thực hiện Bỏ khóa sổ theo hướng dẫn tại đây trước.

Khi cần xuất riêng một chứng từ như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… ra file Excel hoặc PDF, thực hiện in chứng từ và xuất theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ tương ứng (VD: Mua hàng, Bán hàng, Tiền mặt, Tiền gửi, Kho, Tổng hợp…). Chọn tab danh sách có chứng từ cần in

Bước 2: Nhấn đúp chuột mở chứng từ cần in

Bước 3: Trên màn hình chứng từ, nhấn mũi tên cạnh In (˅) phần mềm hiển thị danh sách mẫu in

Bước 4: Chọn mẫu in theo nhu cầu (Ví dụ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,…)

Bước 5: Nhấn In để in ngay hoặc nhấn Xuất file→ PDF/Excel

Khi cần lọc điều kiện trên danh sách chứng từ như lọc khoảng thời gian, trạng thái hóa đơn, lọc chứng từ chưa ghi sổ,…theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ tương ứng (VD: Mua hàng, Bán hàng, Tiền mặt, Tiền gửi, Kho, Tổng hợp…).

Bước 2: Nhấn biểu tượng phễu Lọc ở góc trên bên phải, ngay bên phải biểu tượng bánh răng ⚙️, để thiết lập điều kiện lọc

Bước 3: Tại màn hình Lọc, anh/chị có thể chọn điều kiện trên từng danh sách chứng từ như:

• Chọn khoảng thời gian (Từ ngày – Đến ngày) theo nhu cầu
• Chọn Trạng thái ghi sổ: Chưa ghi sổ, Đã ghi sổ, Tất cả
• Chọn Trạng thái hóa đơn (Hóa đơn thay thế, Hóa đơn điều chỉnh, Hóa đơn đã bị điều chỉnh,…).
• Chọn Trạng thái phát hành hóa đơn (Chưa phát hành, Đang phát hành, Đã phát hành/Đã cấp mã,…).

Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị những danh sách chứng từ theo điều kiện lọc

Lưu ý: Riêng đối với trường hợp lọc hóa đơn chưa hạch toán hay chưa phát hành, anh/chị vào phân hệ Bán hàng\tab Hóa đơn:

• Hóa đơn chưa hạch toán: Lọc cột TT lập chứng từ trạng thái Chưa lập
• Hóa đơn chưa phát hành: Lọc cột TT phát hành hóa đơn trạng thái Chưa phát hành

Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ lọc đồng thời nhiều tham số trên cùng một cột Thông tin chứng từ (ngăn cách bằng dấu , hoặc ;). Cần thực hiện lọc lần lượt từng tham số để kiểm tra.

Vấn đề: Khi chứng từ đã được Cất, anh/chị nhấn Sửa để chỉnh sửa nhưng muốn bỏ các thay đổi vừa thực hiện và đưa chứng từ về số liệu ban đầu trước khi chỉnh sửa.

Biểu hiện:

• Đã Cất chứng từ và nhấn Sửa, sau đó muốn hủy các nội dung vừa chỉnh sửa.
• Sửa nhầm thông tin và muốn khôi phục lại số liệu trước khi chỉnh sửa.
• Đã thực hiện nhiều thay đổi trên chứng từ nhưng không muốn lưu các thay đổi này.

Giải pháp: 

• Chức năng Hoãn chỉ hiển thị khi chứng từ đã có thao tác Cất trước đó, sau đó nhấn Sửa.
• Chức năng này giúp hủy các thay đổi vừa thực hiện và đưa chứng từ về số liệu tại thời điểm trước khi chỉnh sửa.

Lưu ý: Trong quá trình chỉnh sửa, chưa thực hiện Cất chứng từ thì mới có thể sử dụng Hoãn để hoàn lại số liệu ban đầu.

Thao tác Hoãn chứng từ như sau:

Bước 1: Mở chứng từ đã Cất, sau đó nhấn Bỏ ghi\ Sửa.

Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa thông tin trên chứng từ. Lưu ý: Không nhấn Cất trong quá trình chỉnh sửa.

Bước 3: Nếu muốn bỏ các thay đổi vừa thực hiện, nhấn Hoãn. Chứng từ sẽ quay về số liệu ban đầu trước khi chỉnh sửa và vẫn ở trạng thái đang Sửa, chưa được Cất lại.

Bước 4: Sau khi chỉnh sửa và kiểm tra lại số liệu, nhấn Cất để lưu và ghi nhận các thay đổi trên chứng từ.

Vấn đề: Khi chứng từ đã Cất, anh/chị nhấn Sửa để chỉnh sửa nhưng muốn hủy các thay đổi vừa thực hiện và quay về số liệu ban đầu, đồng thời lưu lại chứng từ ở trạng thái Chưa ghi sổ.

Biểu hiện:

• Đã Cất chứng từ và nhấn Sửa, sau đó muốn hủy các nội dung vừa chỉnh sửa.
• Sửa nhầm thông tin và muốn quay về số liệu ban đầu trước khi nhấn Sửa.

Giải pháp: Chức năng Hủy chỉ hiển thị khi chứng từ đã Cất trước đó, sau đó nhấn Sửa. Chức năng này giúp hủy các thay đổi vừa thực hiện và đưa chứng từ về số liệu tại thời điểm trước khi chỉnh sửa.

Lưu ý: Trong quá trình chỉnh sửa, chưa thực hiện Cất chứng từ thì mới có thể sử dụng Hoãn để hoàn lại số liệu ban đầu.

Bước 1: Mở chứng từ đã Cất, sau đó nhấn Sửa. Thực hiện chỉnh sửa thông tin trên chứng từ.

Bước 2: Nếu muốn hủy các thay đổi, nhấn Hủy. Chứng từ sẽ quay về số liệu ban đầu trước khi nhấn Sửa, đồng thời tự động Cất và chuyển sang trạng thái Chưa ghi sổ.