Làm thế nào khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh số liệu bị lệch?

Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… nhưng không hạch toán vào TK 521 mà hạch toán thẳng vào TK 511.

Theo công thức các chỉ tiêu trên Thiết lập báo cáo tài chính:

• Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thiết lập = Phát sinh Có TK 511 – Phát sinh Nợ TK 511 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511 và kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911) => Vì vậy trong trường hợp này Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu hạch toán thẳng vào TK 511 nói trên.
• Chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu thiết lập = Phát sinh Nợ TK 521 – Phát sinh Có TK 521 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511) => Vì vậy trong trường hợp này không hạch toán vào TK 521 nên Các khoản giảm trừ doanh thu = 0

=> Dẫn tới khi đối chiếu, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu không lấy đúng theo phát sinh thực tế.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán Nợ 111,112,131/Có 511: 1.500.000.000
– Nghiệp vụ ghi nhận giảm giá hàng bán, hạch toán Nợ 511/Có 111: 20.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, hạch toán Nợ 511/Có 911: 1.480.000.000

Khi đó trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 1.480.000.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0.
=> Kiểm tra thấy trong kỳ có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu nhưng chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu = 0 nên thấy lệch.

Cách khắc phục:

Bước 1: Mở Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, chọn TK 511

Bước 2: Kiểm tra cột Nợ đang đối ứng với những tài khoản nào. Bỏ qua phát sinh Nợ với TK 911 và 521 (do bút toán kết chuyển), thực hiện kiểm tra tất cả các TK còn lại. Ví dụ: TK 131

Bước 3: Nhấn vào dòng TK để xem Sổ chi tiết TK511. Sau đó thực hiện lọc các chứng từ có: Phát sinh nợ > 0 và TK đối ứng = 131

Bước 4: Nhấn vào từng số chứng từ và sửa lại TK đúng về TK giảm trừ doanh thu 521

Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… khi hạch toán, chỉ hạch toán Nợ TK 511 mà không chọn thông tin Nghiệp vụ.

Trên báo cáo chỉ phân biệt được phát sinh nào của TK 511 là khoản giảm trừ doanh thu khi trên chứng từ có chọn Nghiệp vụ là Chiết khấu thương mại (bán hàng)/Giảm giá hàng bán/Trả lại hàng bán.

=> Dẫn tới trong trường hợp này, khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, số liệu tại các chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Các khoản giảm trừ doanh thu không phản ánh đúng số liệu phát sinh thực tế.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán Nợ 131/Có 511: 1.500.000.000
– Nghiệp vụ ghi nhận Giảm giá hàng bán, hạch toán Nợ 511/Có 131: 17.000.000 trên Chứng từ NVK nhưng không chọn thông tin Nghiệp vụ.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, hạch toán Nợ 511/Có 911: 1.483.000.000

Khi đó số liệu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như sau: chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 1.483.000.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0.
=> Có phát sinh chiết khấu bán hàng nhưng chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu = 0 nên thấy lệch.

Cách khắc phục:

Bước 1: Vào Báo cáo/Tổng hợp Mở Sổ chi tiết TK 511. Thực hiện lọc cột Phát sinh Nợ > 0 và cột Nghiệp vụ giảm trừ doanh thu là Trống.

Bước 2: Phần mềm hiển thị các dòng chứng từ thỏa mãn điều kiện trên. Ấn vào Số chứng từ để mở, thực hiện bỏ ghi và chọn lại nghiệp vụ cho đúng

Bước 3: Trường hợp không thấy cột nghiệp vụ thì hiển thị cột theo hướng dẫn tại đây.

Trong kỳ, đơn vị có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu thương mại, Trả lại hàng bán, Giảm giá hàng bán…) lớn hơn số doanh thu phát sinh trong kỳ, làm cho sau khi kết chuyển lãi lỗ thì tổng phát sinh TK 511 trên Bảng cân đối tài khoản => số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
=> Khi đối chiếu, so sánh chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với tổng phát sinh TK 511 nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán Có 511 là 2.000.000.
– Nghiệp vụ trả lại hàng đã bán tháng trước, hạch toán Nợ 5212 là 5.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, hạch toán Nợ 511/Có 5212: 5.000.000, Nợ TK 911/ Có TK 511: 3.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Có TK 511 là 5.000.000. Trong khi trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 2.000.000, Các khoản giảm trừ doanh thu là 5.000.000.
=> Đối chiếu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (2.000.000) với tổng phát sinh TK 511 (5.000.000) nên thấy lệch.

Cách khắc phục:

Số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như vậy là ĐÚNG.

Trong kỳ, đơn vị có phát sinh nghiệp vụ Trả lại hàng bán/Giảm giá hàng bán có chiết khấu (Có TK 5211)
=> Khi đối chiếu, so sánh chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu với tổng phát sinh TK 521 nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ có chiết khấu, hạch toán khoản chiết khấu Nợ 5211/Có 131: 5.000.000.
– Nghiệp vụ trả lại hàng bán có chiết khấu, hạch toán giảm chiết khấu Nợ 131/Có 5211 là 1.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, hạch toán kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu Nợ 511/Có 5211: 4.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 5211 là 5.000.000. Trong khi trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 4.000.000.
=> Đối chiếu chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu (4.000.000) với tổng phát sinh TK 5211 (5.000.000) nên thấy lệch.

Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu như vậy là ĐÚNG.

Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng bán làm giảm trừ giá vốn (hạch toán Có TK 632), tuy nhiên đối chiếu số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 632 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 100.000.000
– Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, hạch toán giảm giá vốn Nợ 156/Có 632: 20.000.000
– Kết chuyển lãi lỗ, hạch toán Nợ 911/Có 632: 80.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 100.000.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 80.000.000
=> Đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (80.000.000) với tổng phát sinh TK 632 (100.000.000) nên thấy lệch.

Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán như vậy là ĐÚNG.

Trong kỳ, đã hạch toán các bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán (Nợ 632) khi bán hàng, tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ.

Trên Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 632 – Nợ TK 632/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán sẽ = 0
=> Đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán với phát sinh TK 632 trong kỳ nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 100.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 100.000.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.
=> Đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (0) với phát sinh TK 632 (100.000.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

Cách khắc phục: Thực hiện kết chuyển lãi lỗ và xem lại báo cáo.

Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán Có TK 641, 642), tuy nhiên đối chiếu số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp: hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000
– Nghiệp vụ giảm chi phí quản lý doanh nghiệp: hạch toán ghi nhận khoản giảm chi phí Có TK 642: 2.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ: hạch toán Nợ 911/Có 642: 8.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 8.000.000
=> Đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (8.000.000) với tổng phát sinh TK 642 (10.000.000) nên thấy lệch.

Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là ĐÚNG.

Trong kỳ, đã hạch toán các bút toán ghi nhận chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ 641, 642), tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ.

Trên Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 641 (hoặc 642) – Nợ TK 641 (hoặc 642)/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ = 0.
=> Đối chiếu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp với phát sinh TK 641, 642 trong kỳ nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp: hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.
=> Đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (0) với phát sinh TK 642 (10.000.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Thực hiện kết chuyển lãi lỗ và xem lại báo cáo.