Một số câu hỏi thường gặp về Hóa đơn trên phần mềm AMIS kế toán

Nguyên nhân: Do ứng dụng Itaxviewer không hỗ trợ đọc file xml hóa đơn điện tử

Giải pháp:

• Để xem file hóa đơn định dạng xml, Anh chị vào website tra cứu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn, tra cứu theo file xml để xem

(Ví dụ: Đối với hóa đơn điện tử của nhà cung cấp MISA: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/ )

• Ngoài ra có thể tra cứu bằng website của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn chức năng Đọc hóa đơn xml và tải file xml hóa đơn lên để xem các thông tin của hóa đơn.

Nguyên nhân: Theo quy định, số hóa đơn được đánh lại từ số 1 vào ngày 01/01 hằng năm (hoặc ngày bắt đầu sử dụng ký hiệu hóa đơn mới) và được lập liên tục trong cùng một ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Do đó, việc năm nay tiếp tục sử dụng hóa đơn số 1 với ký hiệu khác năm trước (ví dụ: 1C26TAA và 1C25TAA) là đúng quy định.

Tuy nhiên, do anh/chị không phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm AMIS kế toán và tự nhập khẩu excel hóa đơn hoặc tự gõ tay số hóa đơn, khi không điền ký hiệu hóa đơn trên file excel hoặc trên chứng từ, phần mềm chỉ nhận diện theo số hóa đơn, dẫn đến hiểu nhầm là trùng số hóa đơn.

Giải pháp: 

• Đối với trường hợp nhập khẩu excel hóa đơn: điền đầy đủ cả Số hóa đơn, Ngày hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn trên file excel và thực hiện ghép cột tương ứng với cột trên phần mềm thì sẽ nhập khẩu được.Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu excel tại đây
• Đối với trường hợp tự gõ tay số hóa đơn trên chứng từ: điền đầy đủ cả Số hóa đơn, Ngày hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn bên tab Hóa đơn của chứng từ thì sẽ lưu được.

Trường hợp bị trùng số hóa đơn khi sử dụng song song hóa đơn GTGT và hóa đơn máy tính tiền, để phân biệt, Anh chị hiển thị cột Ký hiệu hóa đơn trên danh sách hóa đơn hoặc báo cáo để lọc hoặc đối chiếu số liệu (nếu Ký tự thứ 4 trong ký hiệu hóa đơn là chữ M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền)

Ngoài ra cũng có thể dựa vào cột Loại hóa đơn ở danh sách hóa đơn để lọc.

Tham khảo hướng dẫn tùy chỉnh giao diện trên phần mềm tại đây

Để thay đổi loại hóa đơn sử dụng từ hoá đơn bán hàng trực tiếp sang hoá đơn GTGT thực hiện như sau:

Bước 1: Lập tờ khai thay đổi thông tin gửi Cơ quan thuế về việc thay đổi loại hóa đơn sử dụng

• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình \ Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT
• Khi đó chương trình sẽ điều hướng lên web MeInvoice để Anh chị thực hiện lập tờ khai thay đổi thông tin gửi Cơ quan thuế

Lưu ý: Trên tờ khai, tại mục Loại hóa đơn sử dụng, tích chọn vào Hóa đơn GTGT

Tham khảo hướng dẫn lập tờ khai thay đổi thông tin tại đây

Bước 2: Sau khi tờ khai thay đổi thông tin được CQT chấp nhận, thực hiện khởi tạo mẫu hóa đơn GTGT và phát hành hóa đơn với mẫu mới theo hướng dẫn tại đây

Khi xem hóa đơn nháp trên AMIS, anh/chị nhận thấy không hiển thị mã số thuế, mặc dù trên chứng từ bán hàng đã nhập đầy đủ thông tin.

– Nguyên nhân 1: Trên chứng từ bán hàng, tab Hóa đơn bị trống thông tin Mã số thuế

Có thể trong quá trình nhập liệu, thông tin Mã số thuế/CCCD chủ hộ tại tab Hóa đơn trên chứng từ bán hàng đã bị xóa nhầm.

Giải pháp 1: Mở chi tiết chứng từ bán hàng, tab Hóa đơn. Nhập lại thông tin Mã số thuế/CCCD chủ hộ sau đó Nhấn Cất và Xem hóa đơn

– Nguyên nhân 2: Do lỗi mẫu hóa đơn

Giải pháp 2:

• Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình, nhấn Khởi tạo mẫu, phần mềm điều hướng sang MISA meInvoice Web.
• Bước 2: Trên meInvoice Web, vào Đăng ký phát hành \ Mẫu hóa đơn.
• Bước 3: Trỏ chuột vào dòng mẫu hóa đơn đang sử dụng, nhấn dấu ba chấm (⋯), chọn Lấy lại dữ liệu.
• Bước 4: Quay lại AMIS Kế toán, vào Quản lý hóa đơn \ tab Kết nối meInvoice, nhấn Cập nhật thông tin từ MISA meInvoice.
• Bước 5: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng, mở lại chứng từ bán hàng và nhấn Xem hóa đơn.

Lưu ý: Nếu đơn vị làm theo hướng dẫn trên nhưng xem hóa đơn vẫn lỗi, anh/chị vui lòng liên hệ lại MISA để được hỗ trợ

Anh/chị muốn hiển thị số điện thoại trên hóa đơn điện tử, bao gồm số điện thoại người bán hoặc người mua

Giải pháp: Tùy theo nhu cầu hiển thị số điện thoại người bán hoặc người mua, anh/chị thực hiện theo các trường hợp sau:

– Trường hợp 1: Thêm số điện thoại người bán trên hóa đơn điện tử

• Bước 1: Trên AMIS Kế toán, vào Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình, nhấn Khởi tạo mẫu, phần mềm sẽ điều hướng sang MISA meInvoice Web.
• Bước 2: Trên meInvoice Web, vào Hệ thống \ Hồ sơ hóa đơn điện tử \ Thông tin liên hệ, nhấn biểu tượng hình bút tại dòng Số điện thoại, nhập thông tin và nhấn Lưu.
• Bước 3: Vào Đăng ký phát hành \ Mẫu hóa đơn, thực hiện sửa mẫu hóa đơn để hiển thị số điện thoại theo hướng dẫn tương ứng.
• Bước 4: Quay lại AMIS Kế toán, vào Quản lý hóa đơn \ tab Kết nối meInvoice, nhấn Cập nhật thông tin từ MISA meInvoice.

– Trường hợp 2: Thêm số điện thoại người mua trên hóa đơn điện tử

• Bước 1: Trên AMIS Kế toán, vào Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình, nhấn Khởi tạo mẫu, phần mềm điều hướng sang MISA meInvoice Web.
• Bước 2: Trên meInvoice Web, vào Đăng ký phát hành \ Mẫu hóa đơn, thực hiện sửa mẫu hóa đơn để bổ sung vị trí hiển thị số điện thoại người mua.
• Bước 3: Quay lại AMIS Kế toán, vào Quản lý hóa đơn \ tab Kết nối meInvoice, nhấn Cập nhật thông tin từ MISA meInvoice.
• Bước 4: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng (Hóa đơn), tích chọn chứng từ cần sửa, tại cột Chức năng nhấn ▼, chọn Xem.
• Bước 5: Thêm Trường mở rộng chung, đặt tên Số điện thoại người mua theo hướng dẫn, nhập thông tin và nhấn Cất.

Trường hợp không thấy mục Tiện ích \Lấy hóa đơn từ meinvoice trong tab Bán hàng, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng Các tiện ích và thiết lập \Tùy chọn \Tùy chọn chung.

Bước 2: Tại mục Bán hàng \ Quản lý hóa đơn \ Chọn mục Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn là Có \ nhấn Cất.

Bước 3: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn tab Kết nối MeInvoice.

Nhập tài khoản đăng nhập phần mềm MeInvoice để thiết lập kết nối, sau đó quay lại phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng, chọn Tiện ích\Lấy hóa đơn từ meInvoice.

Tham khảo hướng dẫn lấy hóa đơn từ MeInvoice về AMIS kế toán tại đây.

Để hiển thị song ngữ Việt – Anh trên hóa đơn điện tử, anh/chị sửa mẫu theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Trên AMIS Kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn\Quy trình\ Khởi tạo mẫu, phần mềm tự động điều hướng sang giao diện MeInvoice Web

Bước 2: Trên MeInvoice Web, chọn Đăng ký phát hành\ Mẫu hóa đơn, tại giao diện danh sách mẫu rê trỏ chuột vào dòng mẫu cần sửa, nhấn vào biểu tượng cây bút

Bước 3: Trong giao diện sửa mẫu, chọn Thiết lập chung\Thiết lập thông tin chung, tích chọn Hiển thị song ngữ (Việt – Anh), nhấn Lưu

Bước 4: Quay về AMIS Kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn\Kết nối MeInvoice\nhấn Cập nhật thông tin từ MISA meInvoice

Sau đó anh/chị xem hóa đơn kiểm tra lại, tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây

Lưu ý: Nếu không muốn ảnh hưởng đến các hóa đơn đã phát hành trước đó anh/chị có thể tạo mới 1 mẫu hóa đơn khác để chỉnh sửa thêm.(Hướng dẫn tạo mẫu tại đây)

Để xuất hóa đơn điện tử thể hiện thông tin số lô, hạn sử dụng, Anh/chị cần khởi tạo mẫu hóa đơn đặc thù loại mẫu công nghiệp chế biến, chế tạo. Các bước khởi tạo mẫu như sau:

Bước 1: Trên phần mềm AMIS Kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn\ tab Quy trình\ nhấn Khởi tạo mẫu. Phần mềm sẽ tự động điều hướng sang giao diện meInvoice Web.

Bước 2: Tại giao diện meInvoice Web, vào mục Đăng ký phát hành \ Mẫu hóa đơn \ nhấn Thêm mới

Bước 3: Tại giao diện Thiết lập mẫu hóa đơn chọn loại mẫu Công nghiệp chế biến, chế tạo, đặt tên và ký hiệu hóa đơn cho mẫu mới.

Lưu ý: ký hiệu hóa đơn này sẽ khác với các mẫu hóa đơn cũ

Bước 4: Hoàn thiện các thông tin cần thiết và lưu mẫu hóa đơn mới

Bước 5: Phát hành hóa đơn với mẫu mới theo hướng dẫn tại đây

Đối với mẫu hóa đơn vé máy bay có các thông tin đặc thù Thuế khác, Phí khác, Phí dịch vụ bán vé, Phí hoàn vé thì trên phần mềm AMIS kế toán sẽ tự động sinh các mã hàng “THUE_KHAC – Thuế khác, PHI_KHAC – Phí khác, PHI_DV_BAN_VE – Phí dịch vụ bán vé, PHI_HOAN_VE – Phí hoàn vé” trên danh mục Vật tư hàng hóa.

=> Vì vậy Anh chị cần hạch toán Thuế khác, Phí khác, Phí dịch vụ bán vé, Phí hoàn vé vào lần lượt các mã hàng tương ứng để lấy dữ liệu lên các trường thông tin của hóa đơn.

Trả lời: Do Hóa đơn điều chỉnh trên danh sách hóa đơn ở phân hệ Bán hàng sẽ được kê khai lên bảng kê thuế GTGT.

Vì vậy, khi lập Chứng từ nghiệp vụ khác, Chứng từ bán hàng trả lại hay Chứng từ giảm giá hàng bán từ hóa đơn điều chỉnh, phần mềm mặc định tích và khóa ô “Không lên bảng kê thuế GTGT” nhằm tránh việc hóa đơn điều chỉnh bị kê khai trùng hai lần trên Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra. Đây là cơ chế xử lý tự động, anh/chị không cần và không thể bỏ tích tùy chọn này.

Trường hợp có hóa đơn thay thế chưa phát hành nhưng không muốn sử dụng và muốn lập lại chứng từ hạch toán cho hóa đơn bị thay thế, anh/chị làm theo hướng dẫn dưới đây:

• Xóa hóa đơn thay thế đã lập nhưng chưa phát hành

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Hóa đơn \ nhấn Lọc: chọn Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn thay thế và chọn khoảng thời gian, nhấn Lọc

Bước 2: Tại dòng hóa đơn thay thế chưa phát hành, cột Chức năng nhấn ▼ chọn Xem.

Bước 3: Tại dòng Tham chiếu trên giao diện hóa đơn, tích chuột vào số chứng từ bán hàng để mở chứng từ hạch toán sau đó nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa

• Lập lại chứng từ bán hàng cho hoá đơn gốc

Bước 4: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Hóa đơn \ nhấn Lọc: chọn Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn mới và chọn khoảng thời gian, nhấn Lọc

Bước 5: Trỏ chuột vào dòng hóa đơn cũ, cột Chức năng nhấn ▼ chọn Xem, nhấn Sửa \ bỏ tích Đã hạch toán \ nhấn Cất \ nhấn Lập Chứng từ bán hàng

Bước 6: Trên giao diện chứng từ bán hàng, anh/chị bổ sung thông tin còn thiếu rồi nhấn Cất

Nguyên nhân: Cơ quan thuế đối chiếu hệ số K theo công thức tại Công văn 2392/TCT-QLRR ngày 14/6/2023 của Tổng cục thuế khi vượt ngưỡng (ngưỡng hệ số K cho mỗi ngành nghề là khác nhau). Hệ số này được hệ thống thuế tính toán tự động.

Tổng giá trị hàng bạn bán ra so với tổng giá trị hàng mua vào + tồn kho chuyển kỳ trước. Nếu thấy bán ra > mua vào (cộng tồn kho) → hệ thống tự động đánh dấu rủi ro.

Giải pháp: Cách xử lý khi nhận cảnh báo như sau:

• Soát lại sổ kho và sổ kế toán: đảm bảo có đủ số lượng hàng tồn từ kỳ trước.
• Kiểm tra lại tờ khai thuế GTGT: có sót hóa đơn đầu vào chưa kê khai không.
• Nếu hoạt động sản xuất, phải có định mức nguyên vật liệu để chứng minh sản phẩm bán ra có cơ sở từ đầu vào.
• Nếu có lý do hợp lý (ví dụ tồn kho chuyển kỳ trước chưa cập nhật), có thể giải trình khi bị yêu cầu.

• Trường hợp đã phát hành hóa đơn thay thế nhưng trên danh sách bán hàng chỉ nhìn thấy hóa đơn bị thay thế, không có hóa đơn thay thế nguyên nhân do hóa đơn thay thế được phát hành ở trên phần mềm MeInvoice và chưa được đồng bộ về phần mềm AMIS kế toán.
• Cách xử lý:

Bước 1: Trên AMIS kế toán, vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng \ mở chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế, nhấn Bỏ ghi \ Tiện ích \ Xóa

Bước 2: Thực hiện lấy hóa đơn bị thay thế từ phần mềm MeInvoice về AMIS kế toán

Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng \ Tiện ích \ Lấy hóa đơn từ Meinvoice \ Chọn tham số, nhấn Lấy dữ liệu \ Tại dòng hóa đơn bị thay thế, nhấn Lập hóa đơn

Bước 3: Thực hiện lấy hóa đơn thay thế từ phần mềm MeInvoice về AMIS kế toán

Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng \ Tiện ích \ Lấy hóa đơn từ Meinvoice \ Chọn tham số, nhấn Lấy dữ liệu \ Tại dòng hóa đơn thay thế, nhấn Lập chứng từ bán hàng

Tham khảo hướng dẫn Lấy hóa đơn đã phát hành từ MeInvoice về AMIS kế toán tại đây

Theo quy định thuế GTGT mới áp dụng từ 01/07/2025, các hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên nếu bên mua muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử…).

Quy định không cấm trả bằng tiền mặt, tuy nhiên:

• Nếu bên mua thanh toán tiền mặt → Vẫn thu tiền mặt bình thường, nhưng hóa đơn đó sẽ không được khấu trừ VAT.
• Nếu bên mua là doanh nghiệp và cần khấu trừ VAT → Cần thanh toán bằng chuyển khoản để đủ điều kiện.
• Nếu bên mua là cá nhân/không cần khấu trừ VAT → Trả tiền mặt không ảnh hưởng gì.
• Việc trên hóa đơn có ghi “chuyển khoản” nhưng thực tế trả tiền mặt không bị cấm, chỉ ảnh hưởng đến quyền khấu trừ VAT của bên mua.

Để lấy hóa đơn đầu ra phát hành từ phần mềm của nhà cung cấp khác vào AMIS kế toán Anh chị thực hiện như sau:

• Trường hợp 1: Đơn vị có sử dụng phần mềm Meinvoice – Xử lý hóa đơn đầu ra của MISA

Tham khảo theo hướng dẫn tại đây

• Trường hợp 2: Đơn vị không sử dụng phần mềm Meinvoice – Xử lý hóa đơn đầu ra của MISA

Cách 1: Nhập khẩu hóa đơn từ excel vào phần mềm AMIS kế toán

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng \ nhấn biểu tượng ▼ cạnh nút Thêm \ chọn Nhập từ excel

Bước 2: Trên giao diện Nhập bán hàng hóa từ Excel, chọn Loại chứng từ, nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu

Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn vào tệp excel mẫu

Bước 4: Chọn tệp nguồn để nhập khẩu

Lưu ý:

• Chọn đúng loại chứng từ trước khi chọn tệp excel 
• Chỉ nhập khẩu thêm mới chứng từ.

Bước 5: Ghép dữ liệu: cần ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu để có thể điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 7: Thông báo kết quả nhập liệu

Lưu ý: Sau khi nhập khẩu thành công thì chứng từ sẽ ở trạng thái chưa ghi sổ. Anh chị cần thực hiện ghi sổ chứng từ để ghi nhận bút toán lên các báo cáo, sổ sách kế toán.

Tham khảo theo hướng dẫn tại đây

Cách 2: Nhập thủ công chứng từ bán hàng kèm hóa đơn vào phần mềm

Tham khảo hướng dẫn tại đây