Người mua nhận được hoá đơn đầu vào là Hoá đơn điều chỉnh trong trường hợp như:

• Khi hóa đơn gốc bị sai sót, người bán xuất HĐ điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó.
• Khi người mua trả lại hàng đã mua thì người bán xuất HĐ  điều chỉnh cho lô hàng trả lại đó.
• Người bán xuất Hóa đơn chiết khấu thương mại được tính căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ
• Khi người mua Hủy/ hoàn trả phí dịch vụ một số lĩnh vực đặc thù như bảo hiểm, bất động sản,…
• Người bán xuất Hóa đơn quyết toán công trình

Người mua cần xác định thuộc trường hợp nào bên dưới để Hạch toán và Kê khai:

• HĐ điều chỉnh này là tăng hay giảm?
• Thời điểm nhận HĐ điều chỉnh thì hàng hoá liên quan Hoá đơn gốc vẫn còn tồn kho hay đã bán hết?

Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 19 NĐ123/2020/NĐ-CP:

5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Theo Điều 19, Khoản 1, điểm b NĐ123/2020/NĐ-CP:

1. b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

Theo Điều 19, Khoản 4 NĐ123/2020/NĐ-CP:

4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
5. a) Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan thì người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).
6. b) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
7. c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

Như vậy có 2 trường hợp kê khai sau: 

TH1: Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì: Người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.

TH2: Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp chiết khấu thương mại, trả lại hàng đã bán, hoặc bị thay đổi giá trị khi quyết toán… thì Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.